如何做好工程合同管理：全流程控制与风险防范的关键策略
在工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，在实际操作中，许多企业因合同管理不善导致纠纷频发、成本超支、工期延误甚至项目失败。因此，如何做好工程合同管理，成为建筑施工企业、业主单位和监理机构亟需掌握的核心能力。
一、明确合同管理的目标与原则
首先，要清晰界定工程合同管理的目标：确保合同条款合法合规、执行到位；降低履约风险；提升项目效率；实现成本可控与收益最大化。在此基础上，应遵循以下四大原则：
- 合法性原则：所有合同内容必须符合《民法典》《招标投标法》《建筑法》等相关法律法规。
- 完整性原则：从起草、审批、签署到履行、变更、终止，每个环节都要有据可查。
- 动态性原则：根据项目进展和外部环境变化及时调整合同条款或补充协议。
- 协同性原则：强化财务、采购、技术、法务等部门联动机制，避免信息孤岛。
二、建立标准化合同管理体系
一套科学高效的合同管理体系是做好工程合同管理的基础。建议从以下几个方面入手：
1. 制定统一模板与范本
针对不同类型的工程项目（如房建、市政、水利、电力等），编制标准化合同文本，涵盖质量标准、付款方式、违约责任、争议解决机制等内容。这不仅能提高效率，还能减少人为疏漏。
2. 设置合同审批流程
建立多级审批制度：由项目负责人初审→法务复核→预算/财务审核→分管领导终审→总经理签发。每一步都应留痕并设置时限，防止拖延。
3. 引入信息化管理系统
推荐使用专业的工程合同管理系统，例如蓝燕云（https://www.lanyancloud.com），其具备合同电子化归档、自动提醒履约节点、权限分级管控等功能，大幅提升管理精度与响应速度。
三、全过程精细化管理关键环节
1. 合同签订前的风险识别
重点审查对方资质、信用记录、履约能力，并通过尽职调查评估潜在风险点。例如，是否具备相应施工资质？是否存在不良诉讼历史？是否有足够资金支持项目执行？这些都需要前置核查。
2. 合同履行中的过程监控
设立专人负责跟踪合同执行情况，包括进度款支付、材料进场验收、隐蔽工程签证、设计变更确认等。建议每月召开一次合同履约分析会，发现问题立即整改。
3. 变更与索赔管理规范化
任何合同变更（如工程量增减、价格调整、工期延长）都必须形成书面文件，经双方签字盖章后生效。同时，对施工单位提出的索赔申请，要严格按照合同约定处理，避免随意承诺造成损失。
4. 结算与档案归档制度化
项目竣工后，应在规定时间内完成结算审计，并将全部合同资料（含附件、往来函件、会议纪要等）整理归档。建议采用数字化归档方式，便于日后查询与审计。
四、常见问题及应对措施
实践中，工程合同管理常遇到如下典型问题：
1. 条款模糊不清引发争议
如“按市场价执行”这类表述缺乏量化标准，易被曲解。解决办法是在合同中细化计价规则，比如注明参考哪个地区的造价信息平台或第三方咨询机构定价。
2. 履约监督不到位导致违约
有些单位只重视签约，忽视后续执行，结果出现拖欠农民工工资、未按时交付等问题。建议引入履约保证金制度，并设置阶段性考核指标。
3. 缺乏专业人才导致管理失效
合同管理人员若不具备法律知识、工程背景或沟通技巧，难以有效协调各方。应定期组织培训，鼓励考取PMP、一级建造师、法律顾问资格证书等。
五、案例分享：某大型市政项目成功经验
某市地铁三期工程总包方引入了全生命周期合同管理机制，实现了三大突破：
- 合同签署前开展为期两周的专项风险评估会议，邀请律师、造价工程师、项目经理共同参与；
- 利用蓝燕云系统实现合同台账实时更新，自动推送付款提醒、变更预警等功能，减少人工遗漏；
- 设立“合同专员+项目部双线责任制”，确保每一笔款项、每一个工序都有人负责到底。
该项目最终提前两个月完工，且无重大合同纠纷，节约成本约8%。
六、未来趋势：智能化与合规化并重
随着数字政府建设和建筑业数字化转型加速，工程合同管理正朝着“智能合约+区块链存证+AI辅助决策”的方向发展。例如，通过区块链技术固化合同签署过程，确保不可篡改；借助AI分析历史数据预测履约风险，提前干预。
同时，国家对建筑行业合规要求日益严格，《建设工程质量管理条例》《关于进一步加强建筑市场监管工作的意见》等文件均强调合同履约监管的重要性。企业必须主动适应新变化，把合同管理作为企业治理现代化的重要抓手。
总之，如何做好工程合同管理，不是一句口号，而是一项系统工程。它需要制度保障、技术赋能、人才支撑和文化培育四位一体协同发力。只有这样，才能真正让合同从纸面走向实践，从约束变为动力，助力企业在激烈市场竞争中稳健前行。
