工程签证及管理怎么做才能避免纠纷与成本失控？
在工程建设过程中，工程签证是项目管理中不可或缺的一环。它不仅直接影响项目的进度、质量和成本控制，还可能成为日后结算争议的根源。然而，许多施工单位和建设单位对工程签证的理解仍停留在“签了就行”的浅层认知上，缺乏系统化管理和风险意识。那么，如何科学有效地进行工程签证及管理，从而规避潜在风险、保障项目顺利推进？本文将从定义、常见问题、管理流程、技术手段和案例分析五个维度深入探讨。
一、什么是工程签证？为什么它如此重要？
工程签证是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、合同外工作内容增加等原因，由承包方提出并经监理、业主或相关责任方确认的书面文件。它是调整合同价款、工期和责任划分的重要依据，也是竣工结算时不可或缺的法律凭证。
举个例子：某市政道路改造项目原计划铺设沥青路面，但在施工中发现地下管线复杂，需改用混凝土结构。若未及时办理签证，后期结算时难以主张额外费用，极易引发索赔纠纷。因此，工程签证不仅是技术记录，更是经济责任的界定工具。
二、当前工程签证管理中的典型问题
1. 签证滞后或缺失
不少项目存在“先干后补”现象，即施工人员在没有正式签证的情况下先行实施变更内容，事后才补办手续。这种做法看似节省时间，实则埋下巨大隐患——一旦发生争议，证据链断裂，难以证明变更的真实性和必要性。
2. 签证内容模糊不清
部分签证单填写不规范，如工程量描述笼统（仅写“新增排水管”而未注明长度、材质、规格）、单价无依据、签字盖章不完整等，导致后续审计难以认定其有效性。
3. 责任主体不明
有些项目涉及多方协作（如总包、分包、甲方代表、监理），但签证流程混乱，谁来发起、谁来审核、谁来审批职责不清，造成推诿扯皮，延误处理时效。
4. 缺乏动态跟踪机制
很多项目虽然建立了签证制度，却缺少台账管理与进度追踪功能。例如，一个签证已批准但未落实到具体施工班组，最终变成“纸上签证”，浪费资源且影响履约信用。
三、工程签证及管理的核心流程设计
一套成熟的工程签证管理体系应包含以下六个关键步骤：
- 发起申请：由施工单位项目经理或技术负责人根据实际情况填写《工程签证申请表》，附带图纸变更说明、现场影像资料、材料清单等支撑材料。
- 初步审查：项目部技术负责人进行合规性初审，确保符合合同条款、是否属于可签证范围。
- 现场核实：监理工程师会同业主代表赴现场核查签证事项的真实性、必要性和合理性，签署初步意见。
- 审批决策：按照合同约定权限分级审批（如金额小于5万元由总监理签字，超过则需甲方分管领导审批）。
- 归档备案：所有签证资料统一编号存档，纳入项目电子档案管理系统，实现全过程留痕。
- 执行监督：建立签证执行台账，定期检查签证内容是否按计划落实，防止“签而不做”或“做而不记”。
四、信息化助力工程签证高效管理
随着BIM、ERP、智慧工地平台的发展，传统纸质签证管理模式正逐步向数字化转型。以下是几种主流工具的应用场景：
- 移动端审批系统：通过微信小程序或专用APP实现“拍照上传+在线审批”，极大缩短流程周期。例如，某央企项目采用钉钉审批流后，平均签证处理时间从7天降至2天。
- BIM模型联动：将签证信息直接嵌入三维模型中，可视化展示变更位置和影响范围，便于各方沟通理解。
- 智能台账系统：自动统计各阶段签证数量、金额、类型分布，生成趋势图表，辅助管理层做出决策。
- 区块链存证：用于重大签证事项的电子签名认证，防篡改、可追溯，适用于高价值或敏感项目。
五、成功案例解析：某大型房建项目如何优化签证管理？
某省会城市住宅开发项目总建筑面积约20万平方米，总投资额超8亿元。该项目在前期就建立了标准化签证管理制度，并引入智慧工地平台进行全流程管控：
- 制定《工程签证管理办法》明确责任分工，规定所有签证必须在变更发生后48小时内提交；
- 设置专职签证管理员岗位，负责日常收集、整理、报批；
- 使用云平台进行线上流转，每份签证自动生成唯一二维码，扫码即可查看历史版本与审批记录；
- 每月召开签证专题会议，通报异常情况并优化流程。
结果：一年内累计办理签证近600份，平均成本偏差率控制在±3%以内，远低于行业平均水平（约±10%）。更重要的是，项目竣工结算时未出现任何因签证问题引起的法律诉讼，赢得业主高度评价。
六、总结：构建闭环式签证管理体系才是根本之道
工程签证不是简单的“签字画押”，而是贯穿于项目全生命周期的风险控制节点。只有建立起“事前预防—事中控制—事后评估”的闭环管理体系，才能真正实现签证的规范化、透明化、数字化管理。建议企业从以下几个方面着手改进：
- 完善制度体系，制定清晰的操作手册；
- 强化人员培训，提升一线管理人员的专业素养；
- 推动信息化落地，提高工作效率与数据准确性；
- 设立专项考核机制，将签证质量纳入绩效指标；
- 加强内外部协同，形成项目各方合力。
唯有如此，工程签证才能从“麻烦制造者”转变为“价值守护者”，助力工程项目稳健前行。
