工程管理系统使用情况如何影响项目效率与成本控制？
在当今快速发展的建筑与工程项目管理领域，工程管理系统（Engineering Management System, EMS）已成为提升项目执行效率、优化资源配置和加强质量管控的重要工具。然而，许多企业在引入此类系统后，并未达到预期效果，甚至出现“系统上线即闲置”的尴尬局面。这引发了业界对工程管理系统使用情况的深入反思：究竟什么样的使用方式才能真正发挥其价值？本文将从现状分析、关键痛点、成功案例、实施策略及未来趋势五个维度，系统探讨工程管理系统使用情况对项目效率与成本控制的实际影响。
一、当前工程管理系统使用情况概述
据《中国建筑行业信息化发展报告（2025）》显示，超过68%的大型建筑企业已部署工程管理系统，但实际活跃用户占比不足45%，其中仅32%的企业能实现全流程数据闭环管理。这意味着，尽管技术投入可观，但多数企业的系统使用仍停留在“形式化”阶段——即仅用于基础文档归档或简单进度填报，未能深度融入项目运营的核心流程。
造成这一现象的原因主要包括：
- 培训不到位：操作人员缺乏系统化的培训，导致功能使用不熟练；
- 流程割裂：系统与现有工作流程脱节，员工习惯手动记录，抵触数字化；
- 数据孤岛：不同模块之间数据未打通，如进度、预算、质量模块互不联通；
- 管理层重视不足：高层未将系统使用纳入KPI考核，执行力弱。
二、系统使用不当如何拖慢项目效率？
一个典型的反例是某省会城市地铁建设项目，在启用EMS半年后发现：施工日志仍靠纸质填写，监理单位无法实时查看变更指令，材料进场信息滞后2-3天才录入系统。这种“用而不通”的状态直接导致了：
- 决策延迟：项目经理无法及时掌握现场问题，延误整改时间；
- 资源浪费：因信息不对称造成人力调配失误，窝工率上升18%；
- 合同纠纷频发：进度偏差无法溯源，甲乙双方争议不断。
可见，若工程管理系统沦为摆设，不仅无法提高效率，反而会增加沟通成本和管理混乱风险。
三、高效使用带来的显著效益
以中国中铁某海外铁路项目为例，他们通过“三步走”策略实现了系统深度应用：
- 全员培训+考核机制：每月组织线上实操考试，不合格者暂停权限；
- 流程再造：将原手工审批流程全部迁移至系统，设置自动提醒与超时预警；
- 数据驱动决策：每日自动生成项目健康度仪表盘，供管理层快速诊断问题。
结果：项目平均工期缩短12%，成本偏差率由原来的±8%降至±3%，客户满意度评分提升至9.2分（满分10）。这说明，科学的系统使用不仅能提升效率，还能精准控制成本。
四、如何提升工程管理系统使用率与有效性？
要让工程管理系统真正落地见效，需从以下五个方面发力：
1. 明确使用目标，避免“为上而上”
企业应首先明确系统要解决的具体问题，例如：“减少进度汇报时间”或“防止材料浪费”。只有目标清晰，才能设计出贴合业务场景的功能模块。
2. 建立激励机制，推动全员参与
将系统使用情况纳入绩效考核，如设定“日登录率≥95%”、“周数据更新完整率100%”等指标，并与奖金挂钩，激发一线员工积极性。
3. 强化培训与技术支持
除基础操作培训外，还应设立“系统大使”角色，由熟悉系统的骨干担任，提供即时答疑支持，降低学习门槛。
4. 实现跨部门协同与数据共享
打通设计、采购、施工、财务等部门的数据壁垒，构建统一的数据中台，确保信息流畅通无阻。
5. 持续迭代优化，拥抱新技术
定期收集用户反馈，结合AI、BIM、物联网等新技术持续升级系统功能，保持系统活力与竞争力。
五、未来趋势：智能化与集成化将成为标配
随着人工智能和大数据技术的发展，未来的工程管理系统将不再只是记录工具，而是成为智能决策中枢。例如：
- AI预测模型：基于历史数据预测工期风险，提前干预；
- 移动端集成：工人扫码即可上传照片、定位打卡、上报隐患；
- 与ERP、财务系统无缝对接：实现资金流、物流、信息流三位一体管理。
这些趋势预示着，未来的工程管理系统使用情况将更加注重“智能化渗透”与“业务融合度”，而非简单的上线率或覆盖率。
结语：用得好，才是真正的投资回报
工程管理系统不是一次性采购的产品，而是一个需要持续运营和优化的生态系统。它的价值不在“装了多少功能”，而在“用了多少功能”。企业必须转变观念，把系统使用当作一项长期战略任务来抓，才能真正释放数字化红利，实现项目效率与成本控制的双重跃升。
