工程档案分哪些阶段管理？全流程解析与实操指南

在工程建设过程中，工程档案不仅是项目质量的“见证者”，更是后期运维、审计、验收和法律追溯的重要依据。随着国家对建设工程质量管理要求日益严格，尤其是《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）等标准的推行，科学、系统地划分工程档案管理阶段已成为项目管理的核心环节之一。那么，工程档案究竟分哪些阶段管理？每个阶段如何操作才能确保资料完整、真实、可追溯？本文将从立项、设计、施工、竣工到移交全过程进行深入剖析，并提供实用的管理策略。

一、工程档案管理的基本原则

在讨论具体阶段之前，需明确工程档案管理应遵循以下四大原则：

• 全程控制原则：从项目立项开始，直到竣工移交后长期保存，全过程参与、同步形成。
• 责任明确原则：建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等各方均须承担相应归档职责。
• 真实准确原则：所有文件必须来源可靠、内容无误、签字齐全，严禁伪造篡改。
• 分类有序原则：按专业、时间、工序等维度科学分类，便于查阅和利用。

二、工程档案分哪些阶段管理？详解五大关键阶段

1. 立项与前期准备阶段

此阶段是工程档案的起点，涉及项目可行性研究、立项批复、用地规划许可、环评、能评等前置手续。该阶段形成的档案主要包括：

• 项目建议书及批复文件
• 可行性研究报告及评审意见
• 土地使用权证或划拨决定书
• 环境影响评价报告及审批意见
• 节能评估报告及备案文件
• 初步设计方案及审查意见

管理要点：由建设单位牵头建立项目档案目录清单，指定专人负责收集整理，确保原始资料不丢失、不遗漏。同时应使用电子化手段（如OA系统）进行过程留痕，避免纸质文档易损风险。

2. 设计阶段

设计阶段是工程蓝图落地的关键，也是技术资料最密集的时期。主要档案包括：

• 各专业设计图纸（建筑、结构、水电、暖通等）
• 设计变更单、洽商记录
• 设计交底会议纪要
• 施工图审查合格书及相关报告
• BIM模型文件（若采用数字化交付）

管理要点：设计单位需建立图纸版本控制系统，每版图纸标注日期、编号、修改说明；建设单位应组织设计成果归档审核，确保符合规范且与实际需求一致。建议使用CAD云平台实现图纸版本共享与权限管控。

3. 施工阶段

这是工程档案形成量最大、种类最丰富的阶段，涵盖施工过程中的各类技术、质量、安全、进度控制文件。典型档案有：

• 施工组织设计及专项方案
• 原材料检测报告、设备进场验收记录
• 隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量评定表
• 施工日志、监理日志、旁站记录
• 质量安全事故处理报告
• 现场影像资料（照片、视频）
• 竣工测量成果图

管理要点：施工单位设立专职资料员，实行“随做随归”制度，杜绝事后补录现象；监理单位履行审核把关职责，对重要节点（如桩基、主体结构封顶）实行“双签制”。同时鼓励使用智慧工地管理系统，自动采集数据并生成结构化档案。

4. 竣工验收阶段

竣工验收是工程档案的集中整合期，也是政府主管部门重点检查的内容。核心档案包括：

• 竣工图（含所有变更后的最终版本）
• 竣工验收报告及各参建方签署意见
• 工程质量保修书、使用说明书
• 消防、环保、人防、节能专项验收合格证明
• 工程结算审计报告
• 电子档案目录及光盘刻录备份

管理要点：建设单位牵头组织“预验收”流程，提前排查档案缺失问题；委托第三方机构进行档案专项预检，提高一次性通过率。竣工图编制必须以原施工图为蓝本，加盖“竣工图章”，注明编制单位、日期、责任人。

5. 移交与归档阶段

工程完工投入使用后，档案进入移交归档阶段，通常分为短期保存和长期保管两类：

• 短期档案（一般为5-10年）：用于日常运营维护、物业管理和企业内部审计。
• 长期档案（永久保存）：包括重大基础设施、公共建筑、政府投资项目等，移交至城建档案馆或国家档案馆。

管理要点：制定详细的移交清单和交接协议，明确接收单位、档案类型、数量、介质形式（纸质/电子）、保存期限；建立电子档案管理系统（EAM），实现远程访问、权限分级、自动备份等功能。对于特殊行业（如核电、高铁），还需遵守行业专属归档标准（如《铁路建设项目档案管理办法》）。

三、常见问题与解决方案

问题一：档案滞后于施工进度

原因：施工单位重进度轻资料，资料员兼职多任务导致疏漏。

对策：推行“月度归档考核机制”，将档案完成情况纳入项目绩效评分体系；引入AI辅助识别功能，自动提取施工日志关键词生成档案条目。

问题二：电子档案格式不统一，难以长期保存

原因：不同软件导出格式差异大，缺乏统一标准。

对策：强制使用PDF/A或OFD国家标准格式，定期迁移老旧电子档案至新平台，确保兼容性。

问题三：档案缺失导致无法通过验收

原因：关键节点未及时归档，如隐蔽工程验收记录缺位。

对策：建立“红黄绿灯预警机制”，对即将到期归档事项发出提醒，防止遗漏。

四、未来趋势：数字化转型下的工程档案管理

随着BIM、物联网、区块链等技术的发展，传统手工管理模式正加速向智能化演进：

• BIM+档案一体化：将三维模型与工程文档绑定，实现“一模多用”，提升信息利用率。
• 区块链存证：利用分布式账本技术保障档案不可篡改，适用于重大项目审计溯源。
• 智能归档系统：基于NLP技术自动分类、命名、打标签，大幅提升效率。

这些技术的应用不仅提高了档案管理水平，也为智慧城市、数字孪生城市建设奠定基础。

结语

工程档案分哪些阶段管理？答案不是简单的几个名词罗列，而是贯穿项目全生命周期的系统工程。从立项到移交，每一个阶段都不可或缺，都需要专业的人才、严谨的制度和先进的工具来支撑。只有真正把档案管理融入项目建设全过程，才能让每一栋建筑都有迹可循、每一项工程都能经得起历史检验。