建设工程合同管理要点：如何有效控制项目风险与成本
在现代建筑行业中，建设工程合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利实施的核心保障。然而，由于工程项目的复杂性、参与方众多、政策环境多变等因素，合同管理往往成为项目成败的关键环节。本文将深入探讨建设工程合同管理的五大核心要点，包括合同订立、履约监督、变更控制、争议处理和信息化管理，旨在帮助企业建立科学、规范、高效的合同管理体系，从而实现对项目进度、质量、成本与风险的有效管控。
一、合同订立阶段：奠定合规基础
合同订立是整个合同管理流程的起点，也是防范风险的第一道防线。一个严谨、清晰、合法的合同文本能够极大减少后期纠纷的可能性。
- 明确主体资格与资质要求：确保发包方、承包方、监理单位等各方均具备相应的营业执照、施工许可证、安全生产许可证等法定资质，避免因主体不适格导致合同无效或行政处罚。
- 细化条款内容：合同应涵盖工程范围、工期、质量标准、付款方式、违约责任、保险责任、知识产权归属等关键要素，并采用行业通用术语，避免歧义。例如，“工程竣工验收合格”应定义为“经建设行政主管部门备案通过”，而非模糊表述。
- 引入法律顾问审核机制：建议由法务团队或外部律师对合同进行专业审查，特别关注是否符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规，防止出现违法条款或显失公平的内容。
- 加强谈判与沟通：在签订前充分沟通，特别是对价格调整机制、不可抗力条款、结算周期等易引发争议的内容达成共识，形成书面备忘录或补充协议。
二、履约过程管理：动态监控与执行保障
合同一旦生效，即进入履约阶段。此时，管理重点从静态文本转向动态执行，需建立全过程跟踪机制。
- 设立专人负责制：指定专职合同管理员（可为项目经理或合约工程师），负责日常合同执行情况记录、进度核对、资料归档等工作，确保信息传递及时准确。
- 定期履约评估会议：每月召开合同履约分析会，对比实际进展与计划偏差，识别潜在风险点（如材料涨价、人员流失、设计变更等），提前制定应对措施。
- 强化文档管理制度：所有往来函件、签证单、影像资料、验收报告等均应编号存档，形成闭环证据链，便于日后审计、索赔或诉讼使用。
- 实施分阶段付款控制：根据工程形象进度合理设置支付节点，避免一次性付款带来的资金占用风险；同时要求承包方提供履约保函或预付款担保。
三、变更管理：规范流程，规避额外成本
工程项目中不可避免会发生设计变更、现场条件变化或业主需求调整等情况。若处理不当，极易造成成本超支和工期延误。
- 建立标准化变更审批流程：所有变更必须由施工单位提出申请，经监理审核后报建设单位批准，重大变更还需组织专家论证并重新测算造价，严禁口头变更或擅自施工。
- 区分变更类型与责任归属：分为业主原因、设计原因、不可抗力等原因引起的变更，明确各自承担的责任比例，避免推诿扯皮。
- 及时更新合同附件与清单：每次变更完成后，应在原合同基础上签署补充协议或变更通知单，并同步修改工程量清单、预算书，保证数据一致性。
- 应用BIM技术辅助决策：借助建筑信息模型（BIM）模拟变更影响，预测对结构安全、机电管线布局及施工工艺的影响，提高决策科学性。
四、争议处理机制：预防为主，依法维权
尽管合同管理力求周全，但争议仍可能产生。关键在于建立快速响应、合法合规的处理机制。
- 设置争议预警机制：当某一方频繁延迟履行、拒不配合或提出不合理索赔时，应及时启动内部预警程序，评估是否构成根本违约。
- 优先协商解决：鼓励双方通过友好协商化解矛盾，必要时可邀请行业协会或第三方调解机构介入，降低对抗性。
- 依法仲裁或诉讼：若协商无果，应依据合同约定的争议解决方式（如仲裁委员会或法院管辖）提起法律程序，保留完整证据材料。
- 总结经验教训：每次争议结束后，应复盘成因，优化后续合同条款设计，形成持续改进机制。
五、信息化赋能：提升效率与透明度
数字化时代背景下，传统手工管理模式已难以满足大型工程项目的精细化要求。引入合同管理系统（Contract Management System, CMS）成为必然趋势。
- 部署合同生命周期管理系统：覆盖从立项、招采、签约、履约到结算的全流程，支持电子签章、自动提醒、权限分级等功能，实现合同全生命周期可视化管理。
- 集成财务与进度模块：打通合同金额、付款进度、工程量完成率之间的数据壁垒，自动生成报表，辅助管理层进行决策分析。
- 推动移动端办公：开发APP或小程序，让一线管理人员随时上传现场照片、填写签证单、上报问题，提高响应速度。
- 强化数据安全与合规性：确保系统符合《网络安全法》《个人信息保护法》等法规要求，防止敏感信息泄露。
结语：构建以合同为中心的项目治理体系
建设工程合同管理不是孤立的任务，而是贯穿项目始终的战略性工作。只有将合同视为项目管理的核心工具，从源头把控、过程监管、风险预警到技术赋能全面发力，才能真正实现项目目标可控、资源优化配置、效益最大化。未来，随着智能建造和数字孪生技术的发展，合同管理将进一步向自动化、智能化演进，为企业赢得市场竞争优势提供坚实支撑。
