工程合同和合同管理怎么做才能有效规避风险并提升项目效率？
在工程建设领域，工程合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，现实中许多工程项目因合同条款不清、执行不力或管理缺失而导致纠纷频发、工期延误甚至项目失败。因此，如何科学制定工程合同并实施有效的合同管理，成为工程管理者必须掌握的核心能力。
一、工程合同的本质与作用
工程合同是指建设单位（业主）与承包商之间就工程建设内容、质量标准、工期、价款、付款方式、违约责任等达成的书面协议。它是项目合法合规运行的基石，具有法律约束力。一份完整的工程合同通常包括：
- 工程范围说明（Work Scope）
- 工期要求与里程碑节点
- 造价控制与支付条款
- 质量标准与验收机制
- 变更管理流程
- 争议解决机制（如仲裁或诉讼约定）
- 保险、担保及履约保证条款
这些条款不仅明确双方责任，还能作为后续索赔、审计和结算的依据，避免“口头承诺”带来的不确定性。
二、常见工程合同问题及其成因分析
根据中国建设工程造价管理协会近年调研数据，约68%的工程项目存在不同程度的合同争议，主要原因包括：
- 条款模糊或遗漏：如未明确“不可抗力”定义、变更签证程序不清，易引发扯皮。
- 风险分配不合理：将全部风险转嫁给承包方，导致低价中标后偷工减料。
- 缺乏动态调整机制：市场波动（如钢材涨价）未设置调价公式，影响公平性。
- 履约监督不到位：合同签订后无专人跟踪执行情况，形成“纸面合同”。
- 文档管理混乱：电子文件与纸质版本混杂，关键证据丢失。
这些问题暴露出合同从起草到执行全生命周期管理的短板，亟需系统化解决方案。
三、构建科学的工程合同管理体系
要实现工程合同的有效管理，应建立“事前预防—事中控制—事后闭环”的全流程管理体系：
1. 合同前期策划阶段：精准识别需求与风险
项目经理应在招标前组织专项会议，邀请法务、造价、技术专家参与，完成以下工作：
- 梳理项目目标与边界条件（如是否含设计变更权）
- 评估潜在风险点（如地质条件、政策变动、供应链中断）
- 制定风险分担机制（如采用FIDIC条款中的风险共担原则）
- 编制标准化合同模板（适用于同类项目，提高效率）
例如，在某地铁建设项目中，业主提前识别了拆迁补偿复杂性这一高风险项，并在合同中设置了“政府协调责任条款”，最终避免了后期重大延误。
2. 合同签署阶段：严控文本质量与合法性
建议使用国家推荐示范文本（如《建设工程施工合同（示范文本）》GF-2017-0201），并在以下方面加强审核：
- 条款逻辑一致性（避免前后矛盾）
- 术语标准化（如“竣工日期” vs “交付日期”）
- 法律责任清晰（如违约金上限不超过损失30%）
- 补充附件完整性（如图纸目录、材料清单）
同时，建议引入第三方法律顾问进行合规审查，特别是涉及外资合作或EPC总承包模式时。
3. 合同执行阶段：全过程动态监控
这是最容易被忽视但最关键的环节。应建立“五位一体”管理机制：
- 进度跟踪：每周更新实际进度vs计划进度，发现偏差立即预警。
- 成本控制：对比预算与支出，识别超支原因（人工、材料还是设计变更）。
- 质量把关：按合同约定节点组织隐蔽工程验收，留存影像资料。
- 变更管理：所有变更必须履行书面审批流程，严禁口头指令。
- 文档归档：实行电子+纸质双备份制度，确保可追溯性。
某大型桥梁工程通过部署合同管理系统（如BIM+合同模块集成），实现了合同履行状态实时可视化，使合同纠纷率下降45%。
4. 合同收尾阶段：规范结算与总结复盘
项目完工后，应及时开展以下工作：
- 核对工程量清单与实际完成情况
- 办理最终结算（注意保留质保金比例合理）
- 组织合同履约评价（评分制：如履约及时率、质量问题数）
- 归档全套合同文件（含往来函件、签证单）
- 召开经验总结会，提炼改进措施
某央企基建公司每年度发布《合同履约白皮书》，将典型案例纳入培训教材，显著提升了团队专业水平。
四、数字化工具赋能合同管理升级
随着BIM、区块链、AI等技术发展，传统手工管理模式正逐步向智能化转型：
- BIM合同集成平台：将合同条款嵌入模型，自动校验施工行为是否符合约定。
- 电子签章系统：支持远程签署，减少纸质流转时间（平均缩短7天）。
- 智能提醒功能：自动推送付款截止日、验收期限等关键节点提醒。
- 大数据分析：汇总历史合同数据，预测未来风险概率（如供应商履约成功率）。
据住建部试点数据显示，采用数字化合同管理系统的企业，平均合同争议处理周期缩短至15天以内，远低于传统方式的45天。
五、案例分享：成功实践与教训反思
案例一：深圳某商业综合体项目
该项目初期因合同未明确“夜间施工噪音限制”，导致周边居民投诉频发，最终被迫停工整改，造成经济损失超300万元。教训：合同细节决定成败，必须覆盖所有可能影响公众利益的因素。
案例二：成都地铁5号线工程
项目组在合同中设置了“浮动单价机制”，当主要建材价格波动超过±5%时，允许调整合同总价。该机制帮助项目平稳应对2022年钢材涨价潮，保障了资金链安全。启示：灵活的风险分担机制是稳定项目的缓冲垫。
六、结语：工程合同管理是一项系统工程
工程合同和合同管理不是简单的文字游戏，而是贯穿项目全生命周期的战略工具。它要求管理者具备法律意识、成本思维、风险预判能力和技术应用能力。只有建立起制度化、专业化、数字化的管理体系，才能真正发挥合同的价值，推动工程项目高质量落地。
