工程结束阶段合同管理怎么做才能确保无遗留问题？
在工程项目全生命周期中，合同管理贯穿始终，但往往在项目接近尾声时，最容易被忽视。许多承包商、业主和监理单位认为“项目完工=合同完成”，这种认知偏差常常导致付款纠纷、质量缺陷未修复、资料不完整等问题，最终影响企业信誉甚至引发法律诉讼。那么，如何科学、系统地做好工程结束阶段的合同管理，以实现“零遗留、零争议、零风险”？本文将从合同履约审查、结算审核、档案归档、争议处理及经验总结五个维度，深入剖析工程结束阶段合同管理的核心要点与实操策略。
一、明确合同履约情况：全面核查执行细节
工程进入收尾阶段后，首要任务是对照合同条款逐项核查履约状态。这不仅是对已完成工作的确认，更是识别潜在风险的关键步骤。建议建立“履约清单表”，包含但不限于：
- 工程量是否按图施工并经监理签认；
- 质量标准是否符合合同约定（如GB50300等国家标准）；
- 工期是否满足合同工期要求或是否存在合理延期；
- 安全文明施工是否达标，有无违规处罚记录；
- 材料设备品牌型号是否与合同一致，有无擅自变更。
对于发现的问题，应立即形成《履约问题整改通知书》，由责任方限期整改，并留存书面记录。若涉及重大设计变更或签证事项，需同步更新合同附件，避免后续结算争议。
二、精细化结算审核：防止超付与漏项
结算阶段是合同管理的“最后一公里”，也是最容易产生矛盾的环节。为保障资金安全与公平性，必须实施三级审核机制：
- 施工单位初审：提供完整的竣工图纸、工程量清单、签证单、验收报告等资料；
- 监理单位复核：重点核对实际完成工程量与预算差异，评估变更合理性；
- 业主/审计单位终审：引入第三方造价咨询机构进行抽样复核，确保数据真实可信。
特别提醒：对于总价包干合同，要警惕“隐性增项”；对于单价合同，则需严格控制变更签证的时效性和审批流程。所有结算文件须加盖公章并签署责任人姓名，作为未来追责依据。
三、规范档案归档：构建可追溯的法律证据链
工程结束后，大量原始资料可能散落于各参建单位手中。若不及时整理归档，极易造成信息丢失或篡改，一旦发生争议，将难以举证。根据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），建议按以下分类建立电子+纸质双套制档案：
| 类别 | 内容示例 |
|---|---|
| 合同类 | 主合同、补充协议、投标文件、中标通知书 |
| 技术类 | 施工图纸、设计变更单、隐蔽工程记录 |
| 管理类 | 会议纪要、进度计划、质量安全检查记录 |
| 财务类 | 付款凭证、发票、结算书、审计报告 |
每份文件应标注唯一编号、责任人、时间戳，并上传至统一文档管理系统（如BIM协同平台）。归档完成后，由专人负责保管，非授权不得查阅或复制，确保档案的完整性与权威性。
四、妥善处理争议与索赔：从被动应对到主动预防
即使前期工作严谨，仍可能因政策变动、自然灾害、第三方干扰等因素引发争议。此时，合同管理不能仅停留在“解决眼前问题”，而应建立长效沟通机制：
- 设立专门的争议协调小组，成员包括法务、项目经理、造价工程师；
- 优先采用协商方式解决分歧，必要时引入调解组织（如行业协会）；
- 若协商失败，严格按照合同约定的仲裁或诉讼程序推进；
- 所有争议过程形成《争议处理纪要》，明确各方责任与解决方案。
值得注意的是，部分项目存在“拖延结算”现象，即甲方迟迟不支付尾款，乙方则拒绝移交钥匙或退场。此类行为极易升级为恶性循环。建议在合同中明确“尾款支付条件”与“逾期违约金比例”，例如：“发包人应在收到结算报告后30日内完成审核，逾期每日按未付金额的万分之五计息。”
五、提炼经验教训：推动合同管理体系持续优化
工程结束不是终点，而是新一轮改进的起点。企业应组织专项复盘会议，围绕以下几个方面进行深度复盘：
- 哪些合同条款设置不合理？是否过于模糊或过于苛刻？
- 履约过程中是否存在重复性错误？如频繁变更、签证混乱等；
- 结算效率是否低下？是否存在人为拖延或流程冗余？
- 档案管理是否规范？是否有关键资料缺失导致无法追溯？
将上述问题汇总成《项目合同管理评估报告》，纳入企业知识库，并用于修订下一阶段的标准化合同模板。同时，鼓励项目团队撰写案例分析，分享成功经验，形成良性循环。
结语：合同管理是工程闭环的最后一道防线
工程结束阶段的合同管理，看似简单，实则复杂且敏感。它不仅关系到资金安全、法律责任，更直接影响企业的品牌声誉与市场竞争力。唯有树立“全过程思维”，将合同管理视为一项专业化的系统工程，而非简单的签字盖章流程，才能真正实现“善始善终”。从履约核查到结算把关，从档案留痕到争议化解，每一个细节都值得用心打磨。未来的工程项目管理者，不仅要懂技术、会管理，更要具备合同意识与法治素养——这才是新时代建筑行业高质量发展的核心支撑。
