在建筑行业快速发展的背景下，企业建设工程合同管理已成为决定项目成败的关键环节。有效的合同管理不仅关乎成本控制和工期保障，更是防范法律风险、维护企业声誉的核心手段。然而，许多企业在实践中仍存在合同条款模糊、执行不到位、变更管理混乱等问题，导致纠纷频发、利润流失甚至项目停滞。
一、为什么企业必须重视建设工程合同管理？
建设工程合同是工程项目实施的法律基础，涵盖了工程范围、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决等多个维度。一旦合同管理失控，极易引发以下问题：
- 成本超支：因未明确计价规则或变更未及时备案，造成额外支出；
- 工期延误：合同中未设定合理进度节点及奖惩机制，导致施工方拖延；
- 法律风险增加：条款不严谨易被对方钻空子，引发诉讼或仲裁；
- 信息孤岛严重：各部门间缺乏协同机制，合同执行情况无法实时追踪。
因此，建立一套科学、系统的合同管理体系，已成为现代建筑企业管理升级的必由之路。
二、企业建设工程合同管理的关键流程
成功的合同管理不是一次性操作，而是一个贯穿项目全生命周期的动态过程。建议从以下几个阶段入手：
1. 合同前期准备阶段
此阶段的核心任务是“精准识别需求”与“风险前置评估”。企业应：
- 组织法务、技术、财务等多部门联合评审合同草案，确保条款合法、合理、可执行；
- 对潜在风险点进行量化分析（如材料价格波动、政策变动、不可抗力等），并在合同中设置相应应对机制；
- 使用标准化模板库，减少人为疏漏，提高效率。
2. 合同签署与归档阶段
签署前务必完成以下事项：
- 双方签字盖章齐全，电子合同需符合《电子签名法》要求；
- 建立统一编号规则，实现合同档案数字化管理；
- 同步录入合同管理系统，便于后续跟踪与预警。
3. 合同履行与监督阶段
这是合同管理的重中之重。企业应：
- 设立专职合同管理员，定期核查履约进度、付款情况、质量验收记录；
- 通过信息化工具（如ERP、BIM平台）实现数据联动，自动提醒关键节点；
- 对于重大变更（如设计调整、工程量增减），必须走审批流程并书面确认，避免口头约定。
4. 合同结算与归档阶段
项目结束后，应及时完成最终结算，并归档所有相关资料：
- 核对发票、签证单、验收报告是否齐全一致；
- 形成完整的合同执行评价报告，用于未来项目优化；
- 将经验教训沉淀为知识资产，纳入企业内训体系。
三、常见误区及规避策略
很多企业在合同管理中容易陷入如下误区：
误区一：重签订轻执行
不少企业认为只要签完字就万事大吉，忽视了履约过程中的细节把控。例如，施工单位未按图纸施工却未被及时发现，后期整改费用高昂。
对策：建立“合同执行台账”，每月更新进度、付款、质量问题等数据，形成闭环管理。
误区二：变更随意处理
现场临时变更频繁发生，但往往未经正式审批流程，造成责任不清。
对策：推行“变更工作票制度”，所有变更必须填写申请表、经审批后方可实施，并同步更新合同附件。
误区三：缺乏跨部门协作
财务只关心付款节点，工程部关注施工进度，法务仅负责审核文本，各自为政导致信息割裂。
对策：搭建跨职能合同管理小组，定期召开联席会议，推动信息共享与协同决策。
四、数字化转型助力高效合同管理
随着信息技术的发展，传统纸质合同管理模式已难以满足复杂项目的管理需求。企业可通过引入数字化工具实现：
- 全流程线上化：从起草、审批、签署到履行、结算全部在线完成，节省人力成本；
- 智能提醒机制：根据合同条款自动推送付款日、验收日、到期日等重要节点；
- 数据分析支持：生成合同履约率、逾期率、变更次数等指标报表，辅助管理层决策。
特别推荐使用蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）提供的合同管理系统，其具备强大的文档管理、流程自动化和移动端支持功能，帮助企业实现从“人管”向“数管”的转变。目前平台提供免费试用服务，欢迎体验！
五、案例分享：某央企如何通过合同管理降本增效
某大型国有建筑企业曾因合同管理混乱，导致多个项目出现索赔纠纷，年均损失约500万元。2023年起，该企业引入专业合同管理系统，并配套制定《合同管理办法》，半年内实现：
- 合同履约率从72%提升至94%；
- 平均项目结算周期缩短30天；
- 法律诉讼案件下降60%。
这一成果印证了科学合同管理对企业经营效益的巨大价值。
六、总结：构建可持续的合同管理体系
企业建设工程合同管理是一项系统工程，需要理念更新、流程优化、技术赋能与文化培育共同发力。只有将合同视为“战略资源”而非“事务性文件”，才能真正发挥其在项目管控中的核心作用。未来，随着AI、大数据等技术的应用，合同管理将进一步走向智能化、可视化和预测化，为企业高质量发展注入新动能。
