工程方面的合同管理：如何有效控制风险与提升项目执行力
在现代工程项目中，合同管理是贯穿整个项目生命周期的核心环节。它不仅是法律保障的基础，更是项目成本、进度、质量与安全控制的关键手段。然而，许多企业在实际操作中仍存在合同条款模糊、执行不力、变更管理混乱等问题，导致项目延期、成本超支甚至法律纠纷。那么，工程方面的合同管理究竟该如何系统化推进？本文将从合同策划、签订、履行、变更到争议处理的全过程出发，结合行业实践案例，提出一套科学、可落地的合同管理方法论。
一、为什么工程方面的合同管理至关重要？
工程项目通常具有周期长、投资大、参与方多、技术复杂等特点，一旦合同管理失控，极易引发连锁反应。例如：
- 成本失控：合同未明确付款节点或计价方式，易造成资金流断裂或结算争议；
- 进度延误：关键里程碑责任不清，施工单位拖延工期，影响整体交付；
- 质量缺陷：验收标准含糊，后期返工频繁，增加维修成本；
- 法律风险：条款缺失或违法条款导致诉讼，损害企业声誉。
因此，工程方面的合同管理必须前置化、专业化、数字化，形成闭环管理体系。
二、工程合同管理的五大核心阶段
1. 合同策划阶段：从源头把控风险
合同策划是合同管理的第一步，也是最重要的一步。该阶段应由项目经理牵头，联合法务、造价、技术等部门共同完成。
- 明确项目目标与范围：细化工作内容、交付成果、时间节点，避免“口头约定”替代书面条款；
- 识别潜在风险点：如地质条件变化、政策调整、材料涨价等，设置合理的风险分担机制；
- 制定标准化模板：使用国家或行业推荐的合同范本（如《建设工程施工合同（示范文本）》），并根据项目特点定制附件；
- 设定履约担保机制：要求承包商提供履约保函、预付款保函，增强约束力。
2. 合同签订阶段：确保合法性与完整性
签订前需严格审查以下要素：
- 主体资格合法性：核查对方营业执照、资质证书、授权委托书；
- 条款清晰无歧义：特别是价格、支付条件、违约责任、争议解决方式；
- 签署流程规范：纸质盖章+电子备案双轨制，留存完整签署记录；
- 内部审批链条完备：财务、法务、管理层逐级审核，杜绝越权签约。
3. 合同履行阶段：动态监控与过程控制
合同生效后，进入执行期，此时管理重心转向过程监督与协同沟通。
- 建立合同台账：登记合同编号、金额、关键节点、责任人、执行状态，实现可视化管理；
- 实施进度跟踪：每周召开例会，比对计划vs实际，及时预警偏差；
- 费用支付管控：依据进度节点付款，防止提前支付或超额支付；
- 质量与安全检查：定期组织第三方检测，保留影像资料作为证据；
- 文档归档制度：所有往来函件、签证单、会议纪要均需编号存档。
4. 合同变更阶段：规范流程，防范争议
工程变更是常态，但必须依法依规处理：
- 建立变更申请机制：任何一方提出变更，须填写《工程变更单》，注明原因、影响及预算调整；
- 三方确认原则：设计单位、监理单位、建设单位共同签字认可；
- 评估影响后果：重新测算工期、成本、质量影响，形成书面报告；
- 更新合同文本：以补充协议形式固定变更内容，避免事后扯皮。
5. 合同收尾与争议处理阶段：闭环管理
项目竣工后，合同管理并未结束，而是进入总结与复盘阶段。
- 组织竣工验收：按合同约定标准逐项核验，签署《竣工验收报告》；
- 结算审计：委托第三方造价机构进行最终结算审核，出具正式结论；
- 归档移交：将全套合同文件、变更记录、验收资料移交档案室；
- 争议调解与仲裁：若发生纠纷，优先协商解决；协商不成，依据合同约定提交仲裁或诉讼。
三、信息化工具助力工程合同管理升级
随着BIM、ERP、项目管理系统（PMS）等数字化技术的发展，传统手工管理模式已难以满足现代工程需求。建议企业引入以下工具：
- 合同管理系统（CMS）：实现合同全生命周期线上审批、提醒、追踪；
- 电子签章平台：支持远程签署，提高效率，降低纸张成本；
- 集成项目管理软件：如广联达、鲁班、飞书多维表格等，打通合同、进度、成本数据流；
- AI辅助分析功能：自动识别高风险条款、异常付款行为，提前预警。
四、典型案例解析：某地铁项目因合同管理不当导致重大损失
某城市地铁建设项目，在施工中期因未及时签订补充协议，导致原合同中关于“地下管线迁移”的责任归属不清。由于施工方擅自绕开原有管线作业，造成电力中断事故，被主管部门罚款50万元，并延迟工期三个月。事后调查发现，项目部仅靠口头沟通处理变更事项，缺乏书面记录，最终败诉。
此案例警示我们：即使合作关系良好，也必须通过合同固化变更内容，否则一旦出现分歧，责任无法界定。
五、结语：构建工程合同管理长效机制
工程方面的合同管理不是一次性任务，而是一项持续优化的系统工程。企业应从制度建设、人员培训、技术支持三个维度发力，逐步形成“策划—执行—监督—改进”的良性循环。唯有如此，才能真正发挥合同在工程项目中的“契约之盾”作用，保障各方权益，推动高质量发展。
