工程类合同管理规范如何有效实施以保障项目顺利推进
在现代工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目执行过程中风险控制和资源调配的核心工具。然而，许多企业在实际操作中对工程类合同管理存在理解偏差或执行不到位的问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。因此，制定并落实科学、系统的工程类合同管理规范，已成为提升工程项目管理水平的关键环节。
一、明确合同管理的目标与原则
首先，必须确立工程类合同管理的核心目标：确保合同履行的合法性、合规性、高效性和可追溯性。这要求企业在制度设计上遵循以下四大原则：
- 合法性原则：所有合同内容必须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规；
- 全过程管理原则：从合同起草、谈判、签署到履行、变更、终止等各阶段均纳入统一管理体系；
- 责任清晰原则：明确合同执行主体（如项目经理、法务、财务、采购）的职责边界；
- 风险前置原则：通过合同条款设计提前识别并规避潜在风险点，如不可抗力、价格波动、质量争议等。
二、构建标准化的合同管理流程
有效的合同管理离不开结构化的工作流程。建议企业建立“五步闭环”机制：
- 合同策划阶段：由项目部牵头，结合项目计划、预算和资源情况，确定需签订的合同类型（如施工总承包、专业分包、设备采购等），并形成合同清单；
- 合同评审阶段：组织法务、技术、商务、财务等部门进行联合评审，重点审核条款合理性、风险分配是否公平、付款条件是否可控；
- 合同签署阶段：使用统一模板，避免口头约定，确保签字盖章齐全，电子合同也应符合《电子签名法》要求；
- 合同执行监控阶段：设立专人跟踪履约进度，定期比对合同约定与实际完成情况，及时发现偏差并预警；
- 合同归档与后评估阶段：项目结束后整理全套合同文件，开展复盘分析，提炼经验教训用于未来合同优化。
三、强化信息化手段支撑合同管理
随着数字化转型加速，传统手工台账已难以满足精细化管理需求。企业应引入专业的合同管理系统（如ERP集成模块、BIM+合同协同平台），实现：
- 在线审批流：自动流转至相关部门负责人，减少人为延迟；
- 智能提醒功能：设置关键节点（如付款日、验收期）倒计时提醒；
- 数据可视化看板：实时展示合同执行状态、资金支付进度、违约率等指标；
- 电子档案管理：支持扫描上传、OCR识别、分类存储，便于审计调阅。
例如，某大型基建集团上线合同管理系统后，合同审批时间缩短40%，合同纠纷发生率下降65%。
四、重视合同履行中的动态管控
合同签署不是终点，而是履约管理的起点。常见问题包括：
- 分包商擅自更换材料品牌未通知甲方；
- 施工单位拖延工期却未按合同扣款；
- 设备供应商延迟交货但缺乏有效约束条款。
对此，应采取以下措施：
- 设立履约保证金制度：要求承包方缴纳一定比例保证金，若违约则予以扣除；
- 实施阶段性验收机制：按施工节点划分验收批次，每阶段确认后再支付相应款项；
- 建立履约评价体系：对合作单位进行信用评分，作为后续招投标参考；
- 配置法律顾问驻场服务：重大争议或索赔事件第一时间介入，防止事态扩大。
五、完善合同争议处理机制
即使前期工作再严谨，合同争议仍可能发生。企业应在合同中预先设定争议解决路径：
- 首选协商解决：鼓励双方友好沟通达成共识；
- 次选调解机制：委托第三方专业机构（如行业协会）居中调停；
- 最后选择仲裁或诉讼：明确管辖法院或仲裁机构，避免地域冲突。
特别注意的是，合同中应加入“争议期间不影响主合同继续履行”的条款，防止因一个小问题导致整个项目停滞。
六、加强人员培训与文化建设
合同管理不仅是法务部门的事，更需要全员参与。建议：
- 每年组织不少于两次合同法规专题培训，覆盖项目经理、采购员、现场工程师等岗位；
- 将合同履约表现纳入绩效考核体系，激励员工主动合规；
- 推广“合同即命令”的企业文化理念，让每一位员工意识到合同严肃性。
结语：规范合同管理是工程项目高质量发展的基石
工程类合同管理规范的落地，不仅关乎单个项目的成败，更影响企业的整体信誉与可持续发展能力。唯有建立起制度健全、流程清晰、技术赋能、责任明确的管理体系，才能真正实现“以合同促执行、以契约保质量、以法治控风险”的目标，为工程建设行业高质量发展提供坚实保障。
