工程项目结算管理：如何实现高效、合规与风险可控的全过程控制
在建筑行业日益规范化的今天，工程项目结算管理已成为企业财务管理的核心环节之一。它不仅关系到项目成本的最终核算，还直接影响企业的利润水平、资金回笼效率以及与业主、分包商之间的合作关系。然而，许多企业在实际操作中仍存在结算流程混乱、资料不全、审核滞后、争议频发等问题，导致项目盈亏失衡甚至法律纠纷。
一、什么是工程项目结算管理？
工程项目结算管理是指从工程开工至竣工验收后，围绕合同约定、实际完成工程量、变更签证、材料价格波动等要素，对项目的投资支出进行系统性核对、确认和支付的过程。其核心目标是确保结算数据真实、准确、完整，并符合国家法律法规及合同条款的要求。
该过程通常包括以下几个关键阶段：
- 预算编制与合同签订阶段：明确结算依据、计价方式、付款节点等；
- 施工过程中的过程结算：按进度节点或形象进度进行阶段性结算；
- 竣工结算阶段：整理竣工图、工程量清单、变更文件、验收记录等资料，形成最终结算报告；
- 结算审核与支付：由内部审计或第三方机构审核后，办理资金拨付；
- 结算后复盘与归档：总结经验教训，建立项目结算档案。
二、当前工程项目结算管理存在的主要问题
1. 流程不规范，责任不清
部分企业未建立标准化的结算流程，各职能部门（如技术、采购、财务、合约）之间缺乏协同机制，造成资料提交延迟、重复审核、信息不对称等问题。
2. 资料管理混乱，证据链缺失
很多项目在施工过程中未及时收集变更签证、隐蔽工程影像资料、材料认质认价单等重要凭证，导致结算时无法提供有效支撑，引发争议。
3. 结算周期过长，影响现金流
传统模式下，结算往往滞后于工程进度，有的项目竣工半年甚至一年仍未完成结算，严重拖累企业资金周转能力。
4. 缺乏信息化手段，人工误差高
仍有不少单位依赖Excel表格手工录入工程量，容易出现计算错误、漏项、重复统计等问题，影响结算精度。
5. 法律意识薄弱，风险防控不足
对合同条款理解不到位，忽视索赔时效、变更程序合法性等问题，在面对业主反诉或仲裁时处于被动地位。
三、如何做好工程项目结算管理？——六大核心策略
1. 建立全流程闭环管理体系
应将结算管理嵌入项目全生命周期，从立项、招标、施工到收尾实行“事前预防—事中控制—事后评价”的闭环机制。例如：
- 在合同评审阶段即明确结算条款（如结算时限、争议解决方式）；
- 施工期间设置月度/季度结算节点，避免一次性结算压力；
- 设立专职结算责任人（建议由项目经理+商务经理共同负责），确保有人盯、有据查、有责追。
2. 强化过程资料精细化管理
资料是结算的灵魂。必须做到“谁产生、谁负责、谁归档”。重点包括：
- 每日施工日志、监理日志同步上传电子平台；
- 隐蔽工程验收必须拍照留痕并签字确认；
- 设计变更、现场签证必须当日签认，杜绝事后补签；
- 材料价格波动及时备案，防止后期扯皮。
3. 推动数字化转型，引入智能结算工具
利用BIM技术、智慧工地平台、ERP系统等工具，实现工程量自动提取、进度可视化跟踪、结算数据实时生成。例如：
- 通过BIM模型自动生成工程量清单，减少人为误差；
- 结合AI识别技术自动比对图纸与现场差异，辅助结算审核；
- 使用移动APP扫码上传影像资料，提升资料完整性。
4. 构建多层级审核机制，严控结算质量
实行“三级审核制”：
- 项目部初审：由商务工程师对照合同、图纸、变更单逐项核对；
- 公司级复审：由总部商务部门组织专家团队交叉审核，重点关注重大变更、超概算事项；
- 第三方审计终审（适用于大型项目）：聘请专业造价咨询机构出具权威意见，增强公信力。
5. 加强合同履约管理，提前防范争议
合同不仅是结算依据，更是风险控制的第一道防线。建议：
- 设立“合同履约台账”，动态跟踪付款、工期、质量履约情况；
- 对重大变更及时书面通知业主并保留沟通记录；
- 明确索赔时限（如28天内提出），避免权利丧失。
6. 建立结算绩效考核机制
将结算及时率、准确性、回款率纳入项目团队KPI，激励员工主动推进结算工作。例如：
- 设定“竣工后90天内完成结算”为目标；
- 对按时完成且无争议的项目给予奖励；
- 对长期拖延造成损失的追究相关人员责任。
四、典型案例分析：某央企项目成功实践
以某省会城市地铁站房建设项目为例，该项目总造价约8亿元，涉及多个施工单位。初期因资料缺失、结算滞后导致回款困难。后通过以下措施改进：
- 成立专项结算小组，配备专人负责资料收集与整理；
- 上线智慧工地管理系统，实现工程量自动采集与结算数据联动；
- 推行“月结+季结”制度，缓解集中结算压力；
- 每季度召开结算协调会，解决堵点问题。
结果：项目竣工6个月内完成全部结算，平均结算周期缩短40%，资金回笼率达98%，未发生一起法律诉讼。
五、未来趋势：智能化、标准化、国际化
1. 智能化：AI赋能结算审核
未来将广泛应用人工智能算法识别异常数据、预测结算偏差、辅助决策。如基于历史数据训练模型，自动提示潜在风险点。
2. 标准化：推动行业统一标准
住建部正在制定《建设工程结算管理办法》征求意见稿，预计将进一步细化结算流程、资料要求、时间节点等内容，有助于提升整体行业管理水平。
3. 国际化：接轨国际通行做法
随着中国企业走出去步伐加快，需学习FIDIC合同条件下的结算规则（如分阶段付款、争议裁决委员会机制），增强海外项目结算适应性。
六、结语
工程项目结算管理绝非简单的数字核算，而是一项集技术、管理、法律于一体的系统工程。只有建立起科学的体系、规范的流程、先进的工具和严谨的责任机制，才能真正实现“早结算、快回款、稳盈利”的目标。对于建筑企业而言，这既是降本增效的关键抓手，也是提升市场竞争力的重要保障。
