施工和工程合同管理：如何确保项目顺利推进与风险可控
在建筑行业，施工和工程合同管理是贯穿项目全生命周期的核心环节。它不仅决定了各方的权利义务，还直接影响项目的进度、成本、质量和合规性。随着工程项目日益复杂化，合同管理已从传统的文书操作演变为融合法律、财务、技术与风险管理的系统工程。本文将深入探讨施工和工程合同管理的关键步骤、常见问题及应对策略，帮助项目经理、法务人员和企业决策者建立高效、透明、可追溯的合同管理体系。
一、施工和工程合同管理的核心目标
施工和工程合同管理的核心目标可以归纳为三点：
- 明确权责边界：通过清晰定义承包商、业主、监理、设计单位等各方的责任、权利和义务，避免因职责不清引发的纠纷。
- 控制项目风险：识别并提前规避合同执行中的潜在风险（如工期延误、变更索赔、付款延迟等），保障项目按计划推进。
- 提升履约效率：通过标准化流程和数字化工具，提高合同审批、执行、变更和结算的效率，降低人为错误和沟通成本。
二、施工和工程合同管理的关键环节
1. 合同策划阶段
合同策划是整个管理流程的起点，涉及项目需求分析、合同类型选择、风险分配机制设计等。例如，在EPC总承包模式下，需明确设计深度、采购范围与施工责任边界；而在单价合同中，则应设定合理的工程量清单和调价机制。
建议做法：
- 组织跨部门评审会议（含技术、商务、法务）
- 参考《建设工程施工合同（示范文本）》（GF-2017-0201）进行条款定制
- 对重大风险点设置兜底条款（如不可抗力、政策变动）
2. 合同签署与备案
签署前必须完成“三审”机制：技术审核（是否符合图纸要求）、法律审核（条款合法性）、财务审核（付款条件合理性）。同时，根据住建部规定，大型项目应在开工后30日内完成合同备案。
注意事项：
- 使用电子签章时需符合《电子签名法》要求
- 保留纸质原件与电子版双备份
- 明确争议解决方式（仲裁或诉讼）及管辖地
3. 合同履行监控
合同履行阶段是最易出问题的环节。应建立动态监控机制，重点关注以下指标：
| 监控维度 | 关键指标 | 预警阈值 |
|---|---|---|
| 进度 | 实际vs计划完成率 | 低于90%启动预警 |
| 质量 | 隐蔽工程验收合格率 | 低于95%暂停支付 |
| 安全 | 安全事故次数/百万元产值 | 超过行业均值2倍即停工整改 |
4. 变更与索赔管理
据统计，约60%的工程纠纷源于变更管理不当。规范流程包括：
- 书面提出变更请求（附原因说明和影响评估）
- 由项目部初审→技术负责人复核→预算部门核算费用→法务确认合法性
- 形成正式变更通知单，并同步更新BIM模型与工程量清单
案例提示：某地铁项目因未及时处理设计变更导致二次返工，最终损失超800万元。教训在于：变更必须“先审批后实施”，严禁口头承诺。
5. 结算与归档
竣工结算不仅是资金闭环的关键，更是合同履约评价的重要依据。建议采用“三级审核制”：
- 施工单位提交结算书（含完整资料）
- 监理单位初审（重点核查签证真实性）
- 审计机构终审（按比例抽样+全面复核）
归档标准参照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014），确保资料完整性、可追溯性和安全性。
三、常见问题与解决方案
1. 条款模糊导致争议频发
典型表现：未明确“工期顺延”的触发条件、“质量标准”的具体数值、“材料品牌”的替代规则。
对策：制定《合同专用条款模板库》，针对不同项目类型分类管理。例如，住宅类强调环保标准，市政类侧重耐久性指标。
2. 执行过程缺乏监督
现象：部分项目经理只关注现场进度，忽视合同履行记录，造成后期无法举证。
改进措施：
- 引入合同履约管理系统（如广联达、鲁班云）实现全过程留痕
- 设立专职合同管理员岗位（非兼职）
- 每月召开合同执行例会，通报偏差情况并制定纠偏计划
3. 索赔证据链断裂
许多企业在索赔时发现缺少原始凭证（如会议纪要、影像资料、第三方检测报告），导致败诉。
建议建立“三统一”制度：
- 统一编号：所有签证单、指令单编号连续且唯一
- 统一格式：使用标准化表格（含时间、地点、责任人签字栏）
- 统一存档：扫描件+纸质件同步上传至项目档案平台
四、数字化转型赋能合同管理
近年来，AI、大数据和区块链技术正重塑施工和工程合同管理方式：
- 智能审查：利用NLP技术自动识别合同漏洞（如违约金过高、责任不对等）
- 进度预测：基于历史数据训练模型，预测关键节点风险概率
- 电子存证：区块链存证合同签署时间、内容变更记录，防止篡改
实践案例：某央企在粤港澳大湾区项目中部署合同管理SaaS平台，合同审批周期从平均15天缩短至5天，争议发生率下降40%。
五、结语：构建以合同为中心的项目治理体系
施工和工程合同管理不应只是法务部门的工作，而应成为项目团队全员参与的战略工具。只有将合同意识融入每一个管理动作，才能真正实现“事前预防、事中控制、事后闭环”的良性循环。未来，随着智慧工地建设和数字孪生技术的发展，合同管理将进一步走向自动化、可视化和智能化，为企业创造更大价值。
