审计和工程合同管理如何协同提升项目合规与效率
在现代工程项目中，审计与工程合同管理是确保项目顺利推进、控制成本、防范风险的两大关键支柱。许多企业往往将二者割裂看待，导致合同执行不透明、付款争议频发、资源浪费严重等问题。事实上，当审计职能深度嵌入工程合同管理流程时，不仅能强化过程监督，还能显著提升项目整体合规性和运营效率。
一、工程合同管理的核心挑战
工程合同管理涉及从立项、招标、签约到履约、变更、结算等全生命周期环节。当前实践中存在以下典型问题：
- 合同条款模糊或缺失：部分项目因赶工期未充分明确责任边界，引发后续纠纷。
- 履约监管不到位：施工单位偷工减料、进度滞后等情况难以及时发现。
- 变更管理混乱：未经审批的变更频繁发生，造成预算超支。
- 结算依据不足：缺乏有效凭证支持，易被虚报或重复支付。
这些问题若不加以系统性治理，将直接损害企业利益，并可能触发法律风险。
二、审计在工程合同管理中的角色重塑
传统审计常被视为事后“查账”，但在数字化时代，其应转变为全过程、嵌入式的风险管理工具。具体体现在：
1. 合同签订前的风险预判
审计人员可参与合同评审，重点关注：
- 是否符合国家法律法规及企业内部制度；
- 付款节点设置是否合理（如按进度付款 vs. 按里程碑）；
- 违约责任条款是否具备可执行性；
- 是否存在利益输送嫌疑（如关联方交易未披露）。
例如，在某市政道路建设项目中，审计团队提前识别出分包商资质不符的问题，避免了后期重大质量隐患。
2. 履约阶段的动态监控
通过建立合同执行台账与进度对比机制，审计部门可定期核查：
- 实际完成工程量是否匹配合同约定；
- 材料采购价格是否高于市场均价；
- 是否存在擅自扩大施工范围的现象。
借助BIM技术、物联网设备采集数据，审计可以实现远程实时监督，大幅提高效率。
3. 变更与索赔的合规审查
变更管理是合同纠纷高发区。审计需确保：
- 每项变更均有书面记录并经多方签字确认；
- 变更原因真实合理，不存虚假申报；
- 金额计算方式公开透明，避免重复计价。
某大型基建公司曾因未对设计变更进行审计复核，导致多支付500万元，教训深刻。
三、构建审计与合同管理协同机制
要实现高效协同，必须从组织架构、流程设计和技术平台三个层面入手：
1. 明确职责分工，形成闭环管理
建议设立“合同-审计联动小组”，由法务、财务、工程、审计共同组成，职责如下：
- 合同起草阶段：审计提供合规模板与风险提示；
- 执行阶段：每周同步进度报表与付款申请；
- 结算阶段：联合审核最终发票、验收单据。
2. 建立标准化流程与检查清单
制定《工程合同审计操作指引》，包含：
- 合同签订前必审事项（共15项）；
- 履约期间月度抽查要点（含影像资料留存要求）；
- 竣工结算审计标准（如偏差率超过5%需重新评估）。
3. 推动信息化融合，打造数字底座
引入ERP系统（如SAP、用友NC）、合同管理系统（如DocuSign、e签宝）与审计软件（如鼎信诺、天健），打通数据壁垒：
- 合同信息自动推送至审计模块；
- 付款审批流与合同条款强制绑定；
- 异常行为（如同一供应商多次中标）自动预警。
某央企通过该模式，合同审计周期缩短60%，差错率下降90%。
四、典型案例分析：某省高速公路项目的成功实践
该项目总投资80亿元，涵盖桥梁、隧道、路基三大子项。面对复杂合同结构与多方协作需求，建设单位创新采用“审计前置+全程嵌入”模式：
- 事前介入：成立专项审计组参与招标文件编制，明确评标打分规则与合同陷阱规避条款。
- 事中控制：每月召开三方会议（业主、监理、审计），通报工程进展与资金使用情况。
- 事后复盘：竣工后开展专项审计，出具《合同执行评价报告》，作为未来合作参考依据。
结果：项目按时交付，节约投资约3.2亿元，无重大合同纠纷，获省级优秀工程奖。
五、常见误区与改进建议
误区一：审计只是“挑毛病”的角色
改进方向：转变观念，将审计定位为“价值守护者”，既要发现问题，也要提出优化建议（如简化审批流程、引入第三方检测机构）。
误区二：合同管理仅靠项目经理一人负责
改进方向：建立跨部门责任制，明确各部门权责清单，杜绝推诿扯皮现象。
误区三：忽视电子合同与数据安全
改进方向：加强信息安全培训，采用区块链存证技术保障合同真实性与不可篡改性。
六、未来趋势：智能化审计赋能合同管理
随着AI与大数据技术的发展，审计正迈向智能时代：
- 自然语言处理（NLP）自动识别合同中的风险词句；
- 机器学习模型预测合同履行偏差概率；
- 数字孪生技术模拟不同合同方案下的成本效益比。
这将使审计从被动响应转向主动预防，真正成为工程项目高质量发展的“稳定器”。
结语
审计与工程合同管理并非对立关系，而是相辅相成的战略伙伴。只有通过制度创新、流程再造和技术赋能，才能让两者深度融合，为企业创造更大价值。对于任何希望提升项目执行力与抗风险能力的组织而言，这不是选择题，而是必答题。
