工程结算管理的制度如何构建才能提升效率与合规性？
在工程建设领域，工程结算管理是项目全过程管理中的关键环节，直接关系到企业资金安全、成本控制、合同履约以及财务合规。一个科学、规范、高效的工程结算管理制度，不仅能降低项目风险，还能增强企业核心竞争力。那么，工程结算管理的制度该如何构建？本文将从制度设计原则、流程优化、信息化手段、监督机制和人员能力建设五个维度深入探讨，为企业提供可落地的实践路径。
一、制度设计应遵循的核心原则
构建工程结算管理制度的第一步，是明确其指导思想与基本原则。这些原则必须兼顾合规性、效率性和可操作性：
- 依法依规原则：所有制度条款必须符合《中华人民共和国建筑法》《招标投标法》《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500）等国家法律法规及行业标准，避免因制度漏洞导致法律风险。
- 权责清晰原则：明确项目经理、预算员、审计人员、财务人员、监理单位等各方职责边界，防止推诿扯皮现象发生。
- 过程可控原则：建立从合同签订、进度确认、变更签证、竣工验收到最终结算的全流程闭环管控机制，确保每个节点都有据可查、责任到人。
- 数据驱动原则：鼓励使用BIM、ERP、项目管理系统等工具采集真实、完整的结算数据，减少人为干预和误差。
- 持续改进原则：定期评估制度执行效果，收集一线反馈，动态调整制度内容，形成PDCA循环（计划-执行-检查-改进）。
二、关键流程的制度化设计
工程结算涉及多个阶段，每一阶段都需制定标准化的操作流程，并嵌入制度中：
1. 合同阶段的结算预控
在合同谈判与签署阶段，就应明确结算依据、支付条件、争议解决方式等条款，例如：
• 明确工程量计算规则（如按实测或定额）
• 设定进度款支付比例（通常不超过80%）
• 规定变更签证的审批权限与时限（建议7日内完成）
• 设置质量保证金比例（一般为3%-5%）
2. 施工过程结算管理
推行“过程结算”模式，即每完成一定节点（如主体封顶、装修完成）即进行阶段性结算，有助于缓解企业现金流压力并及时发现偏差。制度应规定：
• 阶段性结算周期（如每月一次或按形象进度）
• 资料提交要求（含影像资料、现场签认单）
• 审核时效（建议10个工作日内完成初审）
3. 竣工结算编制与审核
这是整个结算链条中最复杂的一环。制度应强制要求：
• 编制单位具备相应资质（如甲级造价咨询机构）
• 提供完整竣工图、变更签证、材料价格证明等支撑文件
• 实行三级审核制（项目部初审→公司技术部复审→外部第三方终审）
• 建立结算争议处理机制（如引入仲裁或调解）
4. 结算档案归档与存档
所有结算资料应统一编号、分类归档，电子化存储，便于日后审计、税务稽查和法律诉讼。制度中应明确：
• 档案保存年限（建议不少于10年）
• 数据备份频率（每月至少一次）
• 权限分级管理（仅授权人员可查阅敏感信息）
三、信息化赋能：让制度落地更高效
传统手工结算效率低、易出错，难以满足现代工程项目精细化管理需求。因此，将制度嵌入信息系统是必然趋势：
- 集成项目管理系统（PMS）：实现进度、成本、质量数据联动，自动触发结算提醒；
- 造价软件对接：如广联达、鲁班等，支持一键生成结算书，提高准确性；
- 电子签章系统：确保变更签证、结算单据合法有效，杜绝伪造风险；
- 移动办公平台：支持现场人员扫码上传资料，提升协同效率；
- 大数据分析模块：对历史结算数据进行比对分析，识别异常波动，辅助决策。
四、强化监督与问责机制
再好的制度若无监督，也容易流于形式。必须建立多层次监督体系：
- 内部审计部门定期抽查：每年至少开展两次专项审计，重点检查结算真实性、合规性；
- 纪检监察介入重大案件：对涉嫌虚报工程量、恶意串通等行为，依法追责；
- 绩效考核挂钩：将结算准确率、时效性纳入项目经理KPI，奖惩分明；
- 公示制度：对重大项目的结算结果进行适度公开，接受员工和社会监督。
五、人才队伍建设：制度执行力的关键保障
制度的生命力在于执行，而执行者的能力决定了制度的效果。企业应重视以下方面：
- 专业培训常态化：每年组织不少于4次结算专题培训，涵盖政策解读、案例剖析、软件操作；
- 持证上岗制度：关键岗位（如造价工程师、结算专员）必须持有注册造价师资格证书；
- 经验传承机制：建立“老带新”制度，由资深人员指导新人熟悉流程与风险点；
- 激励机制创新：设立“优秀结算团队”奖项，激发积极性。
六、典型案例参考：某央企工程结算制度改革实践
以某中央企业为例，该公司通过三年改革，实现了工程结算周期从平均90天缩短至45天，差错率下降60%，客户满意度显著提升。其成功经验包括：
• 成立专门的结算管理中心，统筹全集团结算事务；
• 引入AI辅助审核系统，自动识别异常单价、重复计量等问题；
• 推行“结算+审计+财务”三位一体工作机制，打破信息孤岛；
• 将结算质量纳入项目后评价指标，倒逼前端管控。
结语：制度不是终点，而是起点
工程结算管理的制度建设是一项系统工程，需要顶层设计、流程再造、技术加持和文化塑造共同发力。只有把制度变成习惯，把规范融入日常，才能真正实现“看得见、管得住、控得牢”的目标。未来，随着数字化转型加速推进，工程结算管理将更加智能、透明、高效。企业唯有持续优化制度体系，方能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
