工程管理部入场告知书怎么写？这份模板和要点全解析！

在工程项目推进过程中，工程管理部作为统筹协调、质量控制与进度保障的核心部门，其正式进场往往标志着项目从前期准备阶段进入实质性执行阶段。此时，一份清晰、规范且具有法律效力的《工程管理部入场告知书》至关重要。它不仅是对施工单位、监理单位及其他相关方的正式通知，更是明确权责边界、建立沟通机制、推动项目高效运行的重要文件。

一、什么是工程管理部入场告知书？

工程管理部入场告知书，是指工程管理部在正式进驻施工现场或开始履行管理职责前，向项目建设单位、总承包单位、分包单位、监理单位及相关协作单位发出的书面说明性文件。该文件通常包括：入场时间、工作范围、职责分工、联络方式、资料移交要求等内容，旨在确保各方了解并配合工程管理部的工作安排。

二、为什么要编写工程管理部入场告知书？

1. 明确责任边界，避免推诿扯皮

在多单位协同作业的复杂环境中，若未提前明确各参与方的职责，极易出现“谁都管、谁都不管”的局面。通过入场告知书，可将工程管理部的具体职能（如进度管控、质量安全监督、合同履约核查等）以书面形式固定下来，形成可追溯的责任清单。

2. 建立统一信息通道，提升沟通效率

入场告知书中应包含项目负责人及联系方式、周报/月报提交流程、会议机制等，有助于构建标准化的信息传递路径，减少因沟通不畅导致的延误或误解。

3. 符合合规要求，增强执行力

根据《建设工程质量管理条例》《建筑施工企业项目经理部管理办法》等相关法规，工程管理机构的设立与履职需有制度支撑。入场告知书是落实这一要求的基础文书，也是日后审计、验收、争议处理时的关键依据。

三、工程管理部入场告知书的核心内容结构

1. 标题与编号

建议采用统一格式：《关于XX项目工程管理部正式入场的通知》（编号：EM-2026-001），便于归档与追踪。

2. 致送对象

列出所有需要知悉此通知的相关单位名称（如建设单位、总包单位、监理单位、设计院、主要分包商等）。

3. 入场时间与地点

精确到具体日期和时间段（如“2026年2月1日9:00起”），并注明办公场所位置（如“项目部一楼东侧会议室”）。

4. 工作职责范围

这是全文重点，建议条目化列举，例如：

• 负责制定并监督实施项目总体进度计划；
• 组织召开周例会、月度总结会，协调解决现场问题；
• 对施工质量、安全文明施工进行日常巡查与专项检查；
• 审核工程变更、签证单及付款申请；
• 收集整理工程资料，配合竣工验收。

5. 协作机制与流程

明确以下事项：

• 每日晨会制度（由谁主持、参会人员）；
• 周报提交时间节点（如每周五下午前）；
• 重大问题上报机制（如2小时内电话通报+书面报告）；
• 电子文档共享平台账号权限分配说明。

6. 联络人及联系方式

提供工程管理部负责人姓名、职务、手机号、邮箱，以及助理联系方式，确保紧急情况下能快速响应。

7. 附件说明

可附上《工程管理部组织架构图》《关键岗位职责说明书》《项目管理制度汇编目录》等，作为补充材料。

8. 签署页

设置签收栏，由各单位代表签字确认收到本通知，并注明日期，强化法律效力。

四、常见误区与注意事项

误区一：内容过于笼统，缺乏可操作性

很多单位直接套用模板，仅写“负责项目管理工作”，但未细化到具体动作（如“每周检查钢筋绑扎是否符合图纸要求”）。这会导致后续执行困难，应尽量量化指标、明确频次。

误区二：忽视对内对外一致性

同一份告知书可能要发给建设单位、总包单位、监理单位等多个主体，内容应保持一致，避免造成理解偏差。建议先内部审核再对外发布。

误区三：忽略签署回执环节

只发送而不收集签收回执，等于没有完成闭环。一旦发生争议，难以证明对方已知晓相关内容。务必要求每家单位指定专人签收并加盖公章（如有必要）。

误区四：未结合项目特性定制内容

不同类型的项目（如房建、市政、机电安装）对工程管理的需求差异显著。例如，地铁项目需强调盾构进度控制，而住宅项目则更关注土建与装修交叉作业管理。应在通用框架基础上突出个性化内容。

五、实用模板参考（简化版）

【工程管理部入场告知书】

致：XX建设有限公司、XX建筑工程有限公司、XX监理公司等全体参建单位

我司于2026年2月1日起正式派驻工程管理团队入驻XX项目现场，全面开展项目管理工作。现将有关事项告知如下：

一、入场时间：2026年2月1日9:00起
二、办公地点：项目指挥部一楼东侧办公室
三、主要职责：详见附件《工程管理部岗位职责清单》
四、协作机制：实行每日晨会制（9:30）、每周五17:00前提交周报、重大问题即时上报
五、联络方式：张伟（工程经理）138XXXX1234 zhangwei@em.com
六、请各单位指定对接人并于2026年2月5日前反馈至我部邮箱。

特此通知。

XX工程管理部（盖章）
2026年1月25日

签收栏：
建设单位：_________（签字/盖章）
总包单位：_________（签字/盖章）
监理单位：_________（签字/盖章）

六、如何让入场告知书更具权威性和执行力？

1. 与项目启动会同步发布

在项目第一次全体会议上宣读并解释告知书内容，增强仪式感和约束力，同时鼓励各单位提问澄清疑点。

2. 结合信息化工具落地执行

利用OA系统、钉钉群或项目管理软件（如广联达、鲁班）推送电子版，并设置阅读状态提醒，提高接收率和执行力。

3. 建立动态更新机制

随着项目进展，若管理职责发生调整（如新增BIM管理模块），应及时修订告知书并重新发放，保持其时效性。

七、结语：一份好的入场告知书=专业形象+执行力保障

工程管理部入场告知书虽看似简单，实则是项目管理精细化水平的缩影。一份结构完整、逻辑清晰、语言专业的告知书，不仅能展现工程管理团队的专业素养，更能为后续项目的顺利推进打下坚实基础。建议各项目部将其纳入标准化文档体系，定期复盘优化，真正做到“事前有交代、事中有监督、事后有依据”。