工程结束阶段合同管理如何确保各方权益与项目闭环
在工程项目从施工进入尾声的过程中，合同管理作为贯穿始终的关键环节，其重要性不仅体现在前期执行阶段，更在项目收尾时发挥着决定性作用。工程结束阶段合同管理，是指在项目竣工验收、结算审计、资料归档及最终付款完成后，对合同履行情况进行全面梳理和总结的过程。这一阶段的管理质量直接关系到项目的合法性、合规性、经济性和后续维保责任的明确性，是实现项目“闭环管理”的最后一环。
一、工程结束阶段合同管理的核心任务
1. 合同履约情况核查：对合同约定的各项义务（如工期、质量、安全、付款条件等）进行逐一核对，确认是否全部完成，是否存在违约行为或争议点。
2. 竣工结算审核：依据合同中关于工程量清单、变更签证、索赔条款等内容，组织专业人员开展结算审核，避免虚报冒领、重复计价等问题。
3. 资料移交与归档：按合同要求整理并移交竣工图纸、技术文档、验收记录、监理日志等资料，形成完整的档案体系，为后期运维、审计、法律追溯提供支撑。
4. 质保期责任划分：明确工程质量保修范围、期限及责任归属，签订《工程质量保修书》，防止因权责不清导致后期纠纷。
5. 最终付款与清账：根据结算结果完成尾款支付，并签署《最终付款确认书》，确保债权债务清晰，杜绝遗留问题。
二、常见问题与风险点分析
1. 合同条款模糊不清：部分合同未明确验收标准、变更处理机制或争议解决方式，在收尾阶段易引发扯皮现象。
2. 资料缺失或不完整：施工单位常因赶工期忽视过程文件收集，导致无法通过竣工备案或影响质保责任认定。
3. 结算争议频发：由于工程量计算差异、签证审批滞后、价格调整机制不明等原因，甲乙双方常就结算金额产生分歧。
4. 质保期责任不清：有些项目虽已交付使用，但未签署正式质保协议，一旦出现质量问题难以追责。
5. 财务结算滞后：未能及时完成最终付款流程，影响企业现金流，也可能导致税务风险或信用受损。
三、高效实施工程结束阶段合同管理的策略
1. 提前制定收尾计划：建议在项目中期即设立“合同收尾专项小组”，由项目经理牵头，法务、造价、资料员共同参与，定期检查合同执行进度，识别潜在风险。
2. 强化过程留痕管理：所有设计变更、现场签证、隐蔽工程验收均需形成书面记录并经三方签字确认，确保可追溯性，为后期结算提供依据。
3. 建立多级审核机制：实行“自审—复审—终审”三级结算审核制度，分别由施工单位初审、监理单位复核、业主方或第三方咨询机构终审，提高结算准确性。
4. 推动电子化合同管理平台应用：利用BIM+合同管理系统实现合同条款自动提醒、履约状态可视化、资料云端存储等功能，提升效率与透明度。
5. 明确退出机制与责任转移：在合同中设置清晰的项目交接条款，规定施工单位撤离时间、设备移交清单、人员培训安排等，保障运营平稳过渡。
四、案例解析：某市政道路工程收尾阶段的成功实践
某市新建快速路项目于2025年9月完工，总造价约8亿元。在收尾阶段，建设单位采用以下措施有效规避了合同风险：
- 成立“合同收尾专班”，每周召开协调会，跟踪合同履行进度；
- 建立“变更签证台账”，所有新增工作均附带影像资料和签章文件；
- 引入第三方造价咨询公司进行结算审计，发现原报价偏差超5%，通过协商调整后节约成本约400万元；
- 编制《竣工资料移交清单》，涵盖60余项文档，一次性通过住建部门备案；
- 签订《工程质量保修协议》，明确三年质保期内的责任分工，避免后期推诿。
该项目最终实现零投诉、零诉讼、零滞留款项的良好成果，成为当地标杆示范工程。
五、未来趋势：数字化赋能合同管理升级
随着数字技术的发展，工程结束阶段合同管理正朝着智能化、标准化方向演进：
- 区块链存证技术：用于合同签署、变更记录、付款凭证的不可篡改存储，增强信任机制；
- AI辅助审核工具：自动比对合同条款与实际执行数据，识别异常点并预警；
- 智慧工地集成系统：将合同管理模块嵌入项目管理平台，实现实时履约监控与数据分析；
- 电子档案云归档：符合国家档案局标准的电子文档长期保存方案，便于远程调阅与审计。
这些新技术的应用不仅能降低人为错误率，还能显著缩短合同收尾周期，提升项目整体管理水平。
六、结语：重视收尾阶段，成就项目完美收官
工程结束阶段的合同管理绝非简单收尾动作，而是整个项目生命周期中承上启下的关键节点。它不仅是对前期工作的检验，更是对未来责任的界定。只有建立起科学规范的管理体系，才能真正实现“事前有规划、事中有管控、事后有闭环”，让每一个工程项目都能画上圆满句号，为企业赢得口碑与信誉。
