高校建设工程合同管理如何实现高效合规与风险防控？
在高等教育快速发展的背景下，高校基建项目日益增多，涵盖教学楼、实验室、宿舍、体育馆等基础设施建设。这些项目不仅投资规模大、周期长，还涉及多方利益主体（如政府、设计单位、施工单位、监理机构等），因此，合同管理成为高校基建全过程管理的核心环节。然而，实践中仍存在合同条款不严谨、执行不到位、变更频繁、纠纷频发等问题，严重影响工程进度与质量。那么，高校建设工程合同管理究竟该如何做到高效、合规、风险可控？本文将从制度建设、流程优化、信息化手段、人员能力提升及法律保障五大维度进行深入探讨。
一、明确合同管理的目标：从“事后补救”转向“事前预防”
传统的高校合同管理往往侧重于签署后的执行监督和问题处理，属于典型的“事后补救”模式。但随着国家对教育投入的加大和高校自主权的扩大，这种被动管理模式已难以适应现代治理需求。高校应树立“全过程、全生命周期”的合同管理理念，把合同管理贯穿于项目立项、招标、施工、验收、结算乃至后期运维的每一个阶段。
具体而言，目标包括：
- 合法性：确保合同内容符合《民法典》《招标投标法》《政府采购法》等法律法规；
- 合理性：条款清晰、权责对等、价格公允，避免歧义引发争议；
- 可执行性：设定明确的履约节点、奖惩机制和违约责任；
- 风险可控：建立预警机制，提前识别并规避潜在法律与财务风险。
二、构建科学规范的合同管理制度体系
高校必须建立一套覆盖全流程、责任到人的合同管理制度，而非仅靠临时审批或经验判断。建议从以下三个方面入手：
1. 制定标准化合同模板库
针对不同类型项目（如土建工程、设备采购、智能化系统集成）制定标准化合同范本，并嵌入关键控制点，如：
- 工程款支付比例与节点要求；
- 工期延误的认定标准与赔偿方式；
- 材料品牌、型号、质量标准的具体说明；
- 知识产权归属条款（尤其适用于科研类项目）；
- 争议解决方式（优先选择仲裁而非诉讼）。
模板需经法律顾问审核，并根据政策变化定期更新，提高效率同时降低法律风险。
2. 明确多部门协同职责分工
高校内部常出现“谁都能管、谁都不负责”的现象。建议设立专门的合同管理部门（如基建处牵头、法务室支持、财务处参与），形成“发起—审查—签署—履行—归档”闭环流程：
- 发起部门（如基建处）负责编制合同草案；
- 法务部门进行合法性审查，重点核查权利义务是否平衡；
- 财务部门评估资金安排是否可行，是否符合预算控制；
- 审计部门事后抽查履约情况，防范舞弊行为；
- 纪检部门对重大合同进行廉政风险提示。
通过明确分工，打破信息壁垒，减少推诿扯皮。
3. 建立合同履约跟踪机制
合同签订只是起点，真正考验的是执行力。高校应设置合同履约台账，每月定期检查关键指标，如：
- 工程进度是否按计划推进；
- 工程质量是否达标（第三方检测报告）；
- 付款是否与实际完成量匹配；
- 变更签证是否合法合规（防止虚增工程量）；
- 是否存在拖欠农民工工资等社会风险。
发现问题及时预警，必要时启动合同变更或终止程序。
三、推动数字化转型：用技术赋能合同全生命周期管理
当前许多高校仍依赖纸质文档或Excel表格管理合同，效率低且易出错。引入合同管理系统（CMS）已成为趋势，其优势明显：
- 电子化存档：所有合同在线存储，支持关键词检索、版本对比，便于追溯；
- 自动化提醒：自动推送付款到期日、履约节点、续约提醒，避免遗漏；
- 权限分级控制：不同角色只能查看对应范围内容，保障信息安全；
- 数据可视化分析：生成合同执行率、逾期率、纠纷类型分布图，辅助决策；
- 移动端适配：现场管理人员可通过手机上传影像资料、签字确认，提升响应速度。
例如，某985高校上线合同管理系统后，合同平均审批时间从14天缩短至5天，年度纠纷数量下降60%。
四、强化人员能力建设：打造专业化合同管理团队
合同管理不仅是法务工作，更是跨学科的专业实践。高校应重视培养既懂工程、又懂法律、还会沟通协调的复合型人才：
- 岗前培训：新入职基建管理人员必须接受合同法、招投标法规、造价基础知识培训；
- 定期轮训：每年组织至少一次专项研讨，邀请律师、会计师、工程师共同授课；
- 案例复盘：收集典型合同纠纷案例，开展情景模拟演练，提升实战能力；
- 外部引进：对于重大项目，可聘请具有丰富经验的外部顾问参与谈判与监管。
此外，高校还可与律师事务所、行业协会合作共建“合同管理实训基地”，为师生提供实践平台。
五、健全法律保障机制：以法治思维化解矛盾
尽管高校具备一定行政资源，但在合同纠纷中仍可能面临被动局面。为此，高校应主动构建“预防+应对”双轮驱动机制：
1. 提前介入调解机制
在合同履行过程中，若发现一方存在违约倾向（如拖延工期、擅自更换材料），应及时约谈对方，协商解决方案。必要时可引入第三方调解机构（如当地仲裁委员会），避免进入诉讼程序浪费时间和精力。
2. 建立法律顾问常驻制度
建议高校与专业律所签订常年法律顾问协议，确保合同起草、修改、谈判阶段均有律师参与，尤其对金额超过500万元的重大合同，必须由法务全程把关。
3. 完善证据固定机制
很多合同纠纷源于证据不足。高校应在日常工作中养成留痕习惯：
- 重要会议要有纪要并签字确认；
- 变更签证必须附带照片、图纸、测量数据；
- 往来函件使用EMS邮寄并保留凭证；
- 施工现场视频监控全覆盖，保存不少于6个月。
一旦发生争议，有据可依，胜诉率大幅提升。
结语：高校建设工程合同管理不是终点，而是起点
高校基建项目承载着人才培养和社会服务的重要使命，而合同管理正是保障这一使命顺利落地的关键抓手。只有从思想上重视、制度上完善、技术上支撑、队伍上强化、法律上兜底，才能真正实现“控风险、提效率、保质量”的目标。未来，随着智慧校园建设和数字治理深化，高校合同管理必将迈向更加精细化、智能化的新阶段。
