关于工程合同管理因素：如何有效管控风险与提升执行效率？

在现代工程项目中，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进的核心保障。然而，许多工程项目因合同管理不到位而引发纠纷、延期甚至失败。因此，深入理解并科学应对工程合同管理中的关键因素，成为提升项目成功率的关键所在。

一、什么是工程合同管理？

工程合同管理是指从合同起草、谈判、签署到履行、变更、终止全过程的系统化管理活动。它涉及法律、财务、技术、进度、质量等多个维度，旨在确保合同条款清晰、执行可控、风险可防，最终实现项目目标。

二、影响工程合同管理的核心因素

1. 合同条款的完整性与准确性

一份高质量的工程合同必须具备完整性和准确性。完整性指涵盖所有可能场景，如工期、付款方式、违约责任、验收标准等；准确性则要求用语规范、无歧义，避免模糊表述（如“合理时间”、“适当配合”）。

例如，在某市政道路建设项目中，由于未明确雨季施工的补偿机制，施工单位因天气原因停工后索赔失败，最终导致项目延误半年。这说明条款缺失或不精准会直接转化为执行风险。

2. 合同谈判阶段的博弈与平衡

合同谈判是双方利益协调的过程。如果一方过于强势或缺乏专业判断，可能导致条款失衡，埋下隐患。优秀的合同管理人员应在谈判前充分调研市场行情、法规政策和对方履约能力，制定合理底线与让步策略。

建议采用“三步法”：一是准备阶段梳理核心诉求；二是协商阶段聚焦关键点而非细节；三是记录阶段形成书面备忘录，防止口头承诺无效。

3. 合同履行过程中的动态监控

合同不是签完就结束，而是需要持续跟踪执行情况。常见问题包括：进度滞后、质量不达标、资金拨付延迟、签证变更频繁等。这些问题若未及时发现和处理，极易演变为重大争议。

解决方案：建立合同执行台账，实行周报/月报制度，结合BIM技术和项目管理系统进行可视化追踪。例如，通过信息化平台自动提醒付款节点、变更审批流程，减少人为疏漏。

4. 变更与索赔管理机制

工程项目复杂多变，合同变更不可避免。但若缺乏标准化流程，容易引发扯皮。应设立“变更申请-评估-审批-实施-结算”闭环机制，并规定变更时限（如7日内提交）、责任归属（谁提出谁负责）和证据留存（影像、会议纪要、邮件）。

案例：某大型厂房建设中，设计单位临时更改结构布局，但未按程序办理变更手续，导致施工单位被迫返工损失50万元。法院判决认为该变更未经正式确认，不能作为索赔依据。

5. 法律合规性与风险防控意识

当前《民法典》《建筑法》《招标投标法》等法律法规对合同效力、主体资格、履约担保等均有明确规定。忽视合规性将导致合同无效或部分无效，增加维权难度。

建议企业设立法律顾问岗或聘请外部律师定期审查合同文本，重点关注：是否具备法人资质、是否存在违法分包、是否违反强制性条文（如安全生产费用不得低于总价1.5%）。

6. 人员素质与组织保障

合同管理不是一个人的事，而是团队协作的结果。项目经理、商务经理、法务人员、财务人员需协同工作。若人员流动频繁或职责不清，易造成信息断层。

最佳实践：组建专职合同管理小组，实行AB角制度，强化培训（每年不少于2次），并纳入绩效考核体系。同时，利用知识库沉淀历史合同经验，形成可复用的模板和范例。

三、如何构建高效的工程合同管理体系？

1. 制度先行：建立标准化流程

制定《工程合同管理办法》，明确各环节责任人、时间节点和输出成果。例如：合同评审表、履约检查清单、变更登记表、归档目录等。

2. 数字赋能：引入智能合同管理系统

使用ERP、PMIS或专门合同管理软件（如SmartContract、合同宝），实现电子化审批、自动提醒、版本控制和权限管理。不仅提高效率，还能防止纸质文件丢失或篡改。

3. 风险预警机制：设置红黄蓝三级预警

根据合同执行偏差程度划分等级：红色代表严重偏离（如逾期超30天），黄色为一般偏离（15-30天），蓝色为轻微偏离（<15天）。不同级别启动相应响应措施（如约谈、通报、停工整改）。

4. 建立沟通机制：定期召开合同执行分析会

每月组织一次跨部门会议，回顾合同执行情况，识别潜在风险，协调资源解决难点。会议纪要应存档备查，作为未来合同优化的重要依据。

5. 强化培训与文化建设

开展全员合同意识教育，尤其是现场管理人员，让他们明白：“每一句话都可能变成合同条款”。通过案例教学、模拟演练等方式增强实操能力。

四、典型失败教训与成功经验对比

失败案例：某地铁站改造项目

合同未约定材料涨价风险分担机制，结果钢材价格暴涨30%，承包方拒绝继续施工，业主被迫高价采购，总成本超支2000万元。教训：合同应包含“市场价格波动调整条款”，尤其适用于周期长、金额大的项目。

成功案例：某光伏电站EPC总承包项目

合同中明确设置了“里程碑付款+质量保证金返还机制”，且每季度由第三方监理出具进度报告，双方签字确认。项目按时交付，无重大争议。经验：精细化管理+透明化执行=零纠纷。

五、未来趋势：智能化、数据驱动的合同管理

随着AI和大数据发展，未来的工程合同管理将更加智能。例如：

• AI自动识别合同漏洞（如遗漏保险条款、违约金过低）
• 区块链技术确保合同签署不可篡改
• 大数据预测履约风险（基于历史项目数据模型）

这些工具不仅能提升效率，更能从根本上降低人为失误和道德风险。

结语

工程合同管理是一项系统工程，涉及技术、法律、财务、人效等多个层面。只有从源头抓起、过程严控、事后复盘，才能真正发挥合同的价值——它不只是纸面文字，更是项目成功的基石。对于管理者而言，掌握合同管理的底层逻辑，比掌握具体技巧更重要。