建设工程合同管理总分：如何实现全过程精细化管控与风险防范

在当前建筑行业竞争日益激烈、项目复杂度不断提升的背景下，建设工程合同管理已成为项目成败的关键环节。许多企业虽已建立合同管理体系，但在实际操作中仍存在流程不规范、责任不清、执行不到位等问题，导致成本超支、工期延误甚至法律纠纷。本文将从“总分”视角出发，系统阐述建设工程合同管理的核心内容、实施路径与优化策略，旨在帮助企业构建科学、高效、可落地的合同管理机制。

一、什么是“总分”式合同管理模式？

“总分”并非简单的拆分概念，而是一种以整体统筹为基础、分层分类管理为手段的合同治理模式。其中，“总”指对合同全生命周期的宏观把控，涵盖立项、谈判、签订、履行、变更、结算、归档等阶段；“分”则是针对不同项目类型、风险等级和参与方制定差异化的管理细则与执行标准。

这种模式强调顶层设计与基层执行相结合，既能确保政策统一性和合规性，又能灵活应对现场复杂多变的实际需求。例如，在大型政府投资项目中，需强化“总”的监管力度，确保财政资金安全；而在民营房企开发项目中，则应突出“分”的灵活性，提升合同履约效率。

二、建设工程合同管理的六大核心模块

1. 合同前期策划与风险识别

合同签订前的准备工作是决定后续执行质量的基础。建议建立“三审制”：

• 法务审核：重点审查条款合法性、权利义务对等性、争议解决机制是否清晰；
• 商务审核：评估报价合理性、付款条件是否匹配工程进度、是否存在隐性成本；
• 技术审核：确认技术标准是否明确、图纸是否完整、变更可能性是否可控。

同时，引入BIM（建筑信息模型）辅助合同条款可视化表达，有助于减少理解偏差，提升双方共识。

2. 合同文本标准化与模板化建设

推行合同范本制度是提高效率、降低风险的重要举措。建议按项目类型（房建、市政、机电安装等）分类编制标准化合同模板，并嵌入关键控制点提示，如：

• 付款节点与工程进度挂钩条款；
• 不可抗力事件处理机制；
• 违约责任量化标准（如每延误一天扣款比例）。

通过模板化减少重复劳动，避免因人为疏漏造成重大漏洞。

3. 合同履行过程中的动态监控

合同签署后进入执行阶段，必须建立闭环式监督机制：

• 进度跟踪：利用项目管理软件实时更新施工进度，对比合同约定节点；
• 变更管理：所有变更须经审批并形成书面记录，防止口头协议引发纠纷；
• 资金流监控：设立专用账户，严格审核付款申请材料，杜绝挪用或超付。

特别提醒：对于涉及多方协作的EPC总承包项目，要设立联合协调小组，定期召开例会，及时化解履约矛盾。

4. 合同履约评估与绩效考核

合同执行结束后，不应仅停留在归档层面，而应开展全面复盘：

• 对照合同目标与实际成果进行偏差分析；
• 评估供应商/承包商履约能力，纳入信用评价体系；
• 总结经验教训，形成案例库供未来参考。

某央企曾通过此机制发现某分包单位频繁延期，果断终止合作，避免了更大损失。

5. 合同档案数字化与知识沉淀

传统纸质档案易丢失、难检索，建议推动合同电子化管理：

• 使用ERP或合同管理系统自动归集PDF扫描件、审批记录、往来函件；
• 设置权限分级，保障数据安全；
• 提取高频问题关键词，生成智能问答库，助力新员工快速上岗。

浙江某城投公司上线合同云平台后，合同查询时间由平均3天缩短至10分钟。

6. 法律合规与争议预防机制

合同不仅是商业行为，更是法律文件。必须建立前置式风险防控机制：

• 聘请专业法律顾问参与重大项目谈判；
• 定期组织合同法律培训，提升全员法律意识；
• 设立内部仲裁机制，优先协商解决争议，降低诉讼成本。

江苏某房地产公司在合同中明确约定“争议先调解后诉讼”，成功将诉讼率从年均8起降至2起。

三、“总分”模式下的实践路径：从理论到落地

第一步：顶层设计——建立合同管理组织架构

成立由总经理牵头、法务、财务、工程、采购等部门组成的合同管理委员会，明确职责分工：

• 法务部负责合规审查与法律支持；
• 财务部负责付款审核与预算控制；
• 工程部负责进度监督与质量验收；
• 采购部负责供应商选择与合同执行跟踪。

该机制确保“总”的统筹有力，“分”的责任清晰。

第二步：流程再造——打造线上+线下融合的合同生命周期管理流程

依托信息化工具（如钉钉、飞书、广联达合同管理系统），实现以下功能：

• 在线起草→电子签章→自动归档→履约提醒；
• 移动端扫码录入变更事项，即时同步至后台；
• AI辅助识别高风险条款（如模糊表述、责任不对等）。

某省交通厅采用该模式后，合同平均审批周期由14天压缩至5天。

第三步：文化塑造——培养全员合同意识与契约精神

合同管理不是某个部门的事，而是全员责任。可通过：

• 每月发布“合同风险红黑榜”通报典型问题；
• 评选“合同之星”激励优秀个人；
• 将合同履约情况纳入绩效考核指标。

成都某设计院通过持续宣贯，三年内未发生一起重大合同纠纷。

四、常见误区与应对策略

误区一：重签订轻履行

不少企业认为签完合同就万事大吉，忽视过程控制。后果往往是后期扯皮不断、成本失控。

对策：建立“合同履约责任制”，项目经理作为第一责任人，实行月度自查+季度审计。

误区二：忽视变更管理

很多项目因口头变更导致费用增加、工期延长，最终无法追责。

对策：推行“变更单编号制”，所有变更必须填写《变更申请表》并附支撑材料，方可生效。

误区三：档案管理混乱

纸质合同散乱存放，查找困难，影响审计与法律取证。

对策：推进电子档案一体化管理，设置标签分类（如项目编号、合同类型、状态），支持全文检索。

五、结语：走向专业化、智能化的合同管理新时代

随着建筑业向绿色化、数字化转型，合同管理也必须与时俱进。未来的趋势将是：

• AI辅助合同起草与审查，提升准确性；
• 区块链技术用于合同存证与履约追踪，增强可信度；
• 大数据分析预测合同风险，实现主动干预。

只有坚持“总分结合、精细管控、科技赋能”，才能真正把建设工程合同管理从“被动应对”转向“主动引领”，为企业创造可持续价值。