施工和工程合同管理怎么做才能避免风险与纠纷？
在建筑行业，施工和工程合同管理是项目成功的关键环节之一。一个科学、规范、高效的合同管理体系不仅能保障各方权益，还能显著降低项目执行过程中的法律、财务与进度风险。然而，在实际操作中，许多企业因合同管理不到位而陷入工期延误、成本超支甚至法律诉讼的困境。那么，施工和工程合同管理到底该如何做？本文将从合同编制、签订、履行、变更、争议处理等全流程出发，结合行业最佳实践，提供一套系统化的解决方案。
一、为什么施工和工程合同管理如此重要？
施工和工程合同不仅是项目启动的法律依据，更是各方责任、权利和义务的明确载体。它涵盖了工程范围、质量标准、付款方式、工期安排、违约责任、争议解决机制等内容。一旦合同条款模糊或执行不力，极易引发以下问题：
- 工期延误风险：缺乏清晰的时间节点约定导致施工单位推诿责任。
- 成本失控：未明确计价方式或变更流程，易造成结算争议。
- 质量隐患：质量标准描述不清，验收标准模糊，影响最终交付。
- 法律纠纷频发：合同漏洞多，双方对条款理解不一致，易产生诉讼。
因此，建立专业、闭环的施工和工程合同管理制度，已成为现代工程项目管理的核心能力。
二、施工和工程合同管理的关键步骤
1. 合同策划阶段：精准定义需求与风险预判
在合同起草前，必须进行充分的前期调研和需求分析。这包括：
- 明确项目目标、范围、技术要求和预算限制；
- 识别潜在风险点（如地质条件变化、政策调整、材料涨价）并制定应对预案；
- 组建跨部门团队（法务、工程、造价、采购）参与合同评审，确保条款全面覆盖业务场景。
例如，在大型基础设施项目中，若未提前评估环境影响评估（EIA）可能带来的延期风险，后续可能因环保整改导致重大工期损失。
2. 合同编制阶段：结构化、标准化、可执行性强
一份高质量的施工合同应具备以下特征：
- 结构清晰：分为通用条款和专用条款，便于查阅与执行；
- 权责分明：明确业主、承包商、监理单位的责任边界，避免“责任真空”；
- 量化指标：所有关键要素（如工期、质量等级、付款节点）都需有具体数值，杜绝模糊表述；
- 动态调整机制：设置合理的设计变更、签证审批流程，防止随意修改；
- 合规性审查：确保符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规。
推荐使用国家住建部发布的《建设工程施工合同（示范文本）》作为基础模板，并根据项目特性定制补充条款。
3. 合同签订阶段：严谨流程+电子化存档
签订过程需做到“三审三签”：
- 初审：由项目经理或商务负责人审核条款合理性；
- 复审：法务部门进行合法性、合规性把关；
- 终审：高层领导批准后签署，确保决策权威性。
同时建议采用电子签约平台（如e签宝、上上签），实现合同签署留痕、版本追溯、权限控制等功能，提高效率的同时防范伪造风险。
4. 合同履行阶段：全过程监控与动态管控
合同签订只是起点，真正考验管理水平的是履约过程。建议实施以下措施：
- 建立合同台账：记录每份合同的关键信息（编号、金额、期限、责任人），纳入ERP或BIM管理系统统一管理；
- 定期检查进度与付款：对照合同约定时间节点核查实际完成情况，及时发现偏差；
- 强化现场签证管理：所有设计变更、工程量增减必须经三方确认（业主、监理、施工方）并形成书面文件；
- 引入第三方审计：对重大合同执行情况进行阶段性审计，防止舞弊行为；
- 数据驱动决策：利用大数据分析历史合同履约数据，优化未来合同条款设计。
某央企地铁项目曾因未严格执行签证流程，导致后期结算争议长达一年，最终赔偿损失超500万元。可见，履约阶段的精细化管理不容忽视。
5. 合同变更与解除阶段：规范流程+留痕证据
施工过程中不可避免会出现变更需求（如图纸调整、材料替代）。此时应：
- 建立“变更申请—审批—执行—归档”闭环流程；
- 所有变更须以书面形式确认，并由法律顾问审核是否影响原合同核心条款；
- 保存完整证据链（会议纪要、邮件往来、影像资料），以防日后争议；
- 如遇不可抗力或严重违约情形，应及时评估是否解除合同，并依法依约处理善后事宜。
特别提醒：即使口头协商达成一致，也必须补签补充协议，否则难以作为法律依据。
6. 合同争议处理阶段：预防为主+快速响应
即便管理再完善，争议仍可能发生。有效的争议处理策略包括：
- 前置调解机制：设立内部协调小组，优先通过协商解决问题；
- 引入专业仲裁机构：合同中明确约定仲裁地和适用规则（如中国国际经济贸易仲裁委员会）；
- 保留原始凭证：所有沟通记录、工程日志、验收单据均需妥善保存；
- 法律介入及时：一旦进入诉讼程序，立即聘请熟悉建设工程领域的律师团队，争取主动权。
典型案例：某房地产开发商与总承包商因隐蔽工程质量问题发生争执，由于合同中明确规定了“隐蔽工程验收签字生效”，且双方均有签字记录，法院最终支持了开发商主张，避免了更大损失。
三、信息化工具助力高效合同管理
随着数字化转型加速，越来越多企业开始借助信息化手段提升合同管理水平：
- 合同管理系统（CMS）：实现合同生命周期全链条在线管理，自动提醒到期、付款、履约节点；
- BIM+合同集成：将合同条款与BIM模型联动，可视化展示工程进度与合同匹配度；
- 区块链存证：用于关键合同文件、变更通知的防篡改存储，增强信任度；
- AI辅助审核：通过自然语言处理技术自动识别合同中的风险条款（如模糊用语、缺失条款）。
这些工具不仅提升了工作效率，还极大降低了人为疏漏造成的法律风险。
四、常见误区及改进建议
很多企业在合同管理中存在以下误区：
| 误区 | 后果 | 改进措施 |
|---|---|---|
| 只重价格轻条款 | 低价中标后频繁索赔，项目亏损 | 重视合同细节，特别是违约责任和调价机制 |
| 忽略变更管理 | 无序变更导致成本失控、质量下降 | 建立严格的变更审批制度，分级授权 |
| 纸质合同管理混乱 | 查找困难、丢失风险高、无法追溯 | 推行电子化归档，使用云存储+权限控制 |
| 法务参与滞后 | 合同漏洞多，事后补救成本高 | 法务前置参与合同谈判与起草 |
五、结语：打造专业化合同管理体系是企业竞争力的重要体现
施工和工程合同管理绝非简单的文书工作，而是贯穿项目始终的战略性管理活动。只有将合同视为“项目生命线”，从源头抓起、过程严控、结果闭环，才能真正实现降本增效、规避风险的目标。对于建筑企业而言，建立标准化、数字化、合规化的合同管理体系，既是合规经营的要求，也是赢得市场信任、提升品牌价值的关键路径。
未来，随着智能建造、绿色建筑等趋势的发展，合同管理也将更加智能化、协同化。掌握这一核心技能，将成为建筑行业从业者不可或缺的能力之一。
