旧改工程资料管理如何实现高效规范化？
随着城市更新进程的加速，旧城改造（简称“旧改”）已成为我国城镇化高质量发展的关键路径。在这一过程中，资料管理作为项目全过程管控的重要支撑环节，直接影响工程质量、进度控制、成本核算和后期审计合规性。然而，许多旧改项目仍存在资料收集不完整、归档混乱、电子化程度低、责任不清等问题，导致后期验收困难、权责纠纷频发。因此，探索一套科学、系统、可落地的旧改工程资料管理体系，成为当前行业亟需解决的核心课题。
一、旧改工程资料管理的重要性
旧改工程涉及面广、参与方多（政府、设计单位、施工单位、监理单位、居民代表等），且施工环境复杂、历史遗留问题多，对资料管理提出了更高要求：
- 法律合规性保障：国家《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理办法》等明确规定，所有工程项目必须建立完整的竣工档案。资料缺失或造假将面临行政处罚甚至刑事责任。
- 质量追溯能力提升：通过规范化的资料记录，可在发生质量问题时快速定位责任主体，避免扯皮推诿，提高处理效率。
- 决策支持与知识沉淀：项目过程中的技术交底、变更记录、隐蔽工程影像等数据，是未来类似项目的宝贵经验库，有助于形成标准化流程。
- 信息化转型基础：资料数字化是智慧工地、BIM技术应用的前提，也是对接住建部门“城市大脑”的关键入口。
二、当前旧改工程资料管理存在的主要问题
尽管政策导向明确，但在实际操作中，多数旧改项目仍存在以下痛点：
- 资料散乱无序：纸质文档随意存放，电子文件命名混乱，缺乏统一分类标准，查找困难。
- 责任边界模糊：建设单位、施工单位、监理单位之间职责不清，谁负责整理、谁签字确认没有明确制度约束。
- 过程记录缺失：部分隐蔽工程未拍照留痕，关键节点如结构加固、管线迁改等缺乏影像资料，影响验收。
- 滞后性强：资料往往在竣工后才集中补录，无法实时反映现场状态，真实性存疑。
- 信息化水平低：仍以Excel表格为主，未接入项目管理系统，难以实现协同办公和远程监管。
三、构建高效规范的旧改工程资料管理体系
要破解上述难题，必须从组织机制、标准制定、流程优化和技术赋能四个维度入手，打造闭环式资料管理生态：
1. 明确组织架构与责任分工
建议设立专职“资料管理员”岗位，由项目总工或技术负责人兼任，赋予其监督权和否决权。同时制定《资料管理责任制》，明确各参建方在不同阶段的责任清单：
- 建设单位：统筹协调、审核归档；
- 施工单位：按月提交施工日志、材料报验单、检验批记录；
- 监理单位：签认质量验收文件、留存旁站记录；
- 设计单位：提供变更图纸及说明；
- 居民代表：参与征拆协议、补偿明细备案。
2. 制定统一的标准与目录体系
依据《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）并结合本地住建部门要求，编制《旧改工程资料分类目录》，分为五大类：
- 前期准备类（立项批复、用地规划许可）；
- 施工过程类（技术交底、隐蔽工程、检测报告）；
- 质量安全类（质量事故处理、安全文明施工记录）；
- 竣工验收类（竣工图、专项验收意见书）；
- 档案移交类（移交清单、接收证明）。
每类下设子目录，确保每一项资料都有对应编号和存储位置，杜绝重复或遗漏。
3. 建立全流程闭环管理机制
推行“四同步”原则——即资料形成与工程施工同步、检查与整改同步、验收与归档同步、移交与审核同步：
- 每日施工结束后，由班组长填写《施工日志》，上传至项目APP；
- 每周召开资料例会，通报各单位资料完整性，形成《周资料检查通报》；
- 每月进行阶段性资料预验收，发现问题及时整改；
- 竣工前开展“资料预审”，邀请档案馆专家指导，提前规避风险。
4. 推动数字化转型与智能应用
借助信息技术手段，全面提升资料管理的效率与透明度：
- 使用BIM+资料管理系统：将图纸、模型、资料关联绑定，实现可视化索引；
- 推广移动终端采集：工人用手机拍摄隐蔽工程视频，自动上传并标注时间地点；
- 引入AI识别技术：OCR自动提取纸质文件内容，生成结构化数据库；
- 搭建云端共享平台：各参建单位可通过账号登录查看实时资料，减少纸质传递损耗。
四、典型案例分析：某市老旧小区改造项目实践
以江苏省南京市某街道2023年实施的旧改项目为例，该项目共涉及32栋楼、1500户居民，总投资约2.8亿元。项目组通过以下举措显著提升了资料管理水平：
- 成立“资料专班”，配备2名专职人员，实行AB岗轮换制；
- 开发定制化资料管理小程序，集成拍照上传、自动归类、提醒功能；
- 设置“资料红黄牌”制度，连续两周未达标单位亮黄牌警告，三次以上亮红牌暂停付款；
- 竣工资料一次性通过市档案馆验收，获评省级优质工程奖。
该案例表明，只要机制到位、技术支撑得当，旧改工程资料管理完全可以做到高效、规范、可持续。
五、未来发展趋势与建议
随着“数字中国”战略推进，旧改工程资料管理正朝着智能化、协同化、法治化方向发展：
- 区块链技术应用：用于资料存证防篡改，确保全过程可信可溯；
- 与城市CIM平台融合：将旧改资料纳入城市信息模型，助力精细化治理；
- 出台地方性法规：建议各地制定《旧改工程资料管理办法》，明确法律责任；
- 加强培训与考核：将资料管理能力纳入项目经理执业资格评估体系。
总之，旧改工程资料管理不是简单的“归档工作”，而是贯穿项目全生命周期的战略性管理活动。只有将其视为项目成功的关键支点，才能真正实现从“被动应付”到“主动引领”的转变，为城市更新注入高质量发展的新动能。
