在当前建筑行业竞争日益激烈、法律法规日趋完善的背景下，建设工程合同管理制已成为确保工程项目顺利推进、保障各方权益的核心制度之一。有效的合同管理不仅能降低法律纠纷风险，还能提升项目执行效率与成本控制能力。那么，如何构建并实施一套科学、系统、可落地的建设工程合同管理制度？本文将从制度设计、流程优化、人员培训、信息化支撑及动态监督五个维度深入探讨。
一、明确合同管理目标：从被动应对到主动防控
许多施工单位或建设单位初期对合同管理的认识停留在“签完就不管”的阶段，导致后期频繁出现变更争议、索赔失控、工期延误等问题。因此，首先要建立清晰的合同管理目标：一是确保合同条款合法合规、权责明确；二是实现全过程闭环管理，覆盖立项、招标、签约、履约、变更、结算等环节；三是通过标准化流程减少人为失误和道德风险。
二、制定全流程合同管理制度体系
一个完整的建设工程合同管理制度应包括以下核心模块：
- 合同起草规范：统一使用国家推荐范本（如《建设工程施工合同（示范文本）》GF-2017-0201），结合项目特点定制补充条款，避免模糊表述。
- 审核机制：实行三级审核制——项目部初审、法务复核、分管领导终审，重点审查付款条件、违约责任、争议解决方式等关键条款。
- 归档与台账管理：建立电子+纸质双轨制档案，按项目编号分类存储，设置权限访问，便于审计与追溯。
- 履约跟踪机制：设立专人负责合同履行情况日报/周报，定期召开履约分析会议，识别潜在风险点。
- 变更与索赔管理：制定标准化变更申请表单和审批流程，做到“先审批后实施”，防止随意调整影响进度与预算。
三、强化组织保障与责任落实
制度的生命力在于执行。必须明确各级岗位职责：
- 项目经理对合同整体执行负总责；
- 商务合约专员负责日常合同事务处理；
- 技术部门配合解读技术条款，防范技术性风险；
- 财务部门严格按合同约定付款节点审核资金安排。
建议引入绩效考核机制，将合同履约率、纠纷发生率纳入相关部门KPI，形成“人人有责、层层压实”的管理氛围。
四、推动数字化转型：用信息化工具赋能合同管理
传统手工管理模式效率低、易出错，难以满足大型复杂项目的精细化需求。推荐采用专业的合同管理系统（如蓝燕云）实现：
- 在线起草、审批、签署（支持电子签章）；
- 智能提醒功能：自动推送付款日、验收日、到期日等重要节点；
- 数据可视化看板：实时展示各项目合同状态、风险等级、执行偏差等指标；
- 移动端应用：方便现场管理人员随时查看合同内容、上传履约记录。
通过数字化手段，不仅提升了工作效率，也增强了透明度和可控性，尤其适合跨区域、多项目的集团型企业统一管控。
五、建立动态监控与持续改进机制
合同管理不是一次性工作，而是一个持续迭代的过程。应：
- 每季度开展一次合同执行情况评估，分析典型问题案例；
- 每年修订一次合同管理制度手册，吸收最新政策法规和实践经验；
- 组织专项培训，针对新员工、转岗人员进行合同法、风险识别、谈判技巧等内容培训；
- 鼓励员工提出改进建议，形成“发现问题—反馈—整改—优化”的闭环机制。
此外，还可引入第三方法律顾问定期巡检合同文件，提供专业意见，进一步增强合规性和抗风险能力。
结语：从制度建设走向文化塑造
成功的建设工程合同管理制，不仅是流程的规范化，更是企业契约精神和法治意识的体现。它要求管理者具备前瞻思维、细节把控能力和协同作战能力。只有把合同当作项目生命线来对待，才能真正实现“控风险、提效率、保收益”的目标。对于正在探索高效管理模式的企业而言，不妨从今天开始梳理现有合同管理体系，逐步向标准化、智能化迈进。如果你还在为纸质合同混乱、审批慢、风险高而困扰，不妨试试蓝燕云：https://www.lanyancloud.com，免费试用，让合同管理变得更简单、更安全、更高效！
