建设工程中合同管理案例：如何通过精细化管理规避风险与提升效率
在现代建筑行业中，合同不仅是项目启动的法律依据，更是贯穿整个建设周期的核心管理工具。然而，许多企业在实际操作中仍存在合同条款模糊、执行不到位、变更管理混乱等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。本文将以一个典型的建设工程合同管理案例为切入点，深入剖析合同从签订到履约全过程的关键环节，并提出可落地的优化策略，帮助企业实现从“被动应对”到“主动管控”的转变。
一、案例背景：某市政道路改造项目中的合同争议
2024年初，某市住建局委托一家国有建筑公司承建一条城市主干道改造工程，合同金额约3.2亿元，工期18个月。项目初期进展顺利，但进入第9个月时，因设计变更频繁、材料价格上涨及分包商违约等因素，施工单位多次向业主申请索赔，而业主方则以“未按程序报审”为由拒绝支付额外费用，双方陷入僵局，项目一度停滞。
经调查发现，该项目虽然签订了正式施工合同，但在以下几个方面存在明显漏洞：
- 合同条款不明确：如未详细约定设计变更的审批流程和补偿标准；
- 过程记录缺失：现场签证单、会议纪要等资料未及时归档，难以形成有效证据链；
- 责任划分不清：对分包单位的管理职责未在总包合同中明确，造成推诿扯皮；
- 风险预警机制缺位：未能建立动态监控机制识别潜在合同风险。
二、合同管理全流程复盘：从签约到履约的关键节点
1. 合同起草阶段：精准定义权利义务
成功的合同管理始于严谨的起草。建议采用标准化模板结合项目特性定制化调整，重点包括：
- 明确工程范围、质量标准、验收方式；
- 细化变更管理机制（如：变更发起→审核→确认→结算）；
- 设置合理的价格调整机制（如CPI指数联动、原材料波动阈值）；
- 引入履约保证金、违约金条款增强约束力。
2. 合同签署阶段：多方协同审查与备案
签署前应组织法务、预算、技术、财务等部门联合评审，确保条款合法合规且具备可执行性。同时，将合同上传至企业合同管理系统进行电子存档，便于后续追溯与调阅。
3. 履约执行阶段：全过程动态监控
这是合同管理中最易出问题的环节。应建立“三查机制”：
- 定期检查：每月召开合同履行分析会，对照进度计划比对实际完成情况；
- 专项抽查：针对重大变更、付款节点等关键事项进行突击核查；
- 数据驱动：利用BIM模型、智慧工地平台采集施工数据，自动触发预警提示。
本案例中，若能提前建立这样的监控体系，就能在材料涨价初期就启动价格调整谈判，避免后期争执。
4. 变更与索赔管理：规范化流程是核心
据统计，超过60%的工程纠纷源于变更管理不当。规范做法包括：
- 所有变更必须书面提出并附带影响评估报告；
- 设立“变更委员会”进行三方（业主、监理、施工）联审；
- 变更完成后7日内完成签证确认，防止事后扯皮。
5. 结算与归档阶段：闭环管理不可忽视
工程结束后，应及时组织竣工结算审计，核对合同履行情况，形成完整的档案包（含合同文本、补充协议、往来函件、影像资料等）。这不仅是应对审计和诉讼的基础，也是未来类似项目复盘的重要依据。
三、经验总结：构建合同管理体系的五大支柱
1. 制度先行：制定《建设工程合同管理办法》
企业应出台统一制度文件，明确各部门职责、审批权限、时间节点，做到有章可循。
2. 工具赋能：部署数字化合同管理系统
推荐使用集成式项目管理软件（如蓝燕云），支持合同全生命周期在线管理，实现电子签章、自动提醒、风险预警等功能，大幅提升效率与透明度。
3. 团队培训：打造专业化合同管理人员队伍
定期组织法律知识、工程实务、谈判技巧培训，提升一线人员的风险意识和沟通能力。
4. 风险前置：开展合同风险预判与情景模拟
在项目前期即进行SWOT分析或压力测试，识别可能引发争议的情景并制定预案。
5. 持续改进：建立合同执行后评估机制
每季度对已完工项目进行复盘，提炼最佳实践，持续优化合同模板和管理流程。
四、结语：合同不是终点，而是起点
建设工程中合同管理案例告诉我们，一份优秀的合同不是签字盖章后的束之高阁，而是贯穿项目建设始终的行动指南。只有把合同当作“动态契约”，才能真正发挥其价值——不仅保障各方权益，更能推动项目高质量交付。对于正在面临合同管理难题的企业而言，不妨从这次案例中汲取教训，重构管理体系，拥抱数字化转型。尤其建议尝试使用像蓝燕云这样的专业工具，它提供免费试用功能，可以帮助团队快速上手合同管理数字化，让每一次合作都更加高效、透明、可控。
