建设工程合同管理保留金如何设置与合理使用

在建设工程领域，合同管理是确保项目顺利实施、控制风险和保障各方权益的核心环节。其中，保留金（Retention Money）作为合同执行过程中一项重要财务工具，广泛应用于施工承包合同中。它不仅体现了发包方对工程质量的把控能力，也是承包方履约信用的体现。然而，在实际操作中，许多项目因保留金设置不合理或管理不当，引发纠纷甚至影响工程进度。本文将系统阐述建设工程合同管理中保留金的定义、作用、设置标准、管理流程、常见问题及优化建议，帮助建设单位和施工单位科学、合规地运用这一机制。

一、什么是建设工程合同管理中的保留金？

保留金是指在工程合同履行过程中，发包方从应付给承包方的工程款中按一定比例暂时扣留的一部分资金，通常用于担保承包方在缺陷责任期内完成保修义务和质量保证。其本质是一种履约保证金，属于工程款支付过程中的阶段性留存资金，具有“质保性质”而非罚款性质。

根据《建设工程质量管理条例》和《建设工程施工合同（示范文本）》（GF-2017-0201），保留金的比例一般不超过合同总价的3%，且应在工程竣工验收合格后一定期限内返还。该制度的设计初衷是为了约束承包方认真履行质量责任，防止出现偷工减料、工期拖延等问题。

二、保留金的作用：多重价值不可忽视

1. 质量保障机制

保留金最核心的功能是对工程质量的监督。当工程进入缺陷责任期（通常为12个月），若发现质量问题，发包方可直接从保留金中扣除维修费用，无需另行追责，极大提高了索赔效率。

2. 履约激励与约束

对于承包方而言，保留金的存在促使他们重视施工质量和后期服务；对发包方而言，则增强了对承包方行为的控制力，形成双向约束机制。

3. 风险缓冲器

在工程变更频繁、资金紧张或承包方资信不足的情况下，保留金可作为风险缓冲手段，降低发包方因承包方违约导致的资金损失风险。

4. 促进结算公平

保留金的设置有助于避免提前全额支付工程款带来的潜在争议，使最终结算更具公允性，减少双方在工程尾款上的扯皮现象。

三、保留金的标准设置：合法合规是前提

1. 法律依据明确

依据住建部发布的《建设工程价款结算暂行办法》第十四条，发包人应按照合同约定预留质量保证金，但不得高于工程价款结算总额的3%。同时规定，不得以任何形式要求承包方垫资建设或变相增加保留金比例。

2. 合同条款具体化

保留金的具体比例、扣留方式、返还条件、计算基数等必须在合同中详细列明。例如：

• 是否按月进度款比例扣留（如每期支付前扣留5%）；
• 是否采用分阶段扣留（如开工时扣5%，中期再扣5%，竣工后再扣5%）；
• 是否允许以银行保函替代现金保留金（部分大型项目可接受）。

3. 行业惯例参考

不同地区、不同类型项目保留金比例存在差异。例如：

• 政府投资项目普遍采用3%上限；
• 民营房地产开发项目可能提高至5%；
• 国际工程（如EPC项目）常采用“双保”模式——即保留金+履约保函双重保障。

四、保留金的管理流程：精细化运作至关重要

1. 扣留阶段：准确记录与台账管理

每次支付工程款时，应同步生成保留金扣留明细表，并由双方签字确认，纳入项目成本管理系统。建议建立电子台账，实现自动计息、预警提醒等功能。

2. 保管阶段：安全存放与透明监管

保留金原则上由发包方代管，不得挪用。若金额较大，可委托第三方金融机构托管，并签订专项协议明确资金用途和法律责任。

3. 返还阶段：严格审核与及时兑现

工程竣工验收合格满一年（缺陷责任期）后，承包方提出返还申请，发包方应在14日内完成审核。如有质量问题需修复的，应明确整改时限并扣减相应金额，其余部分应及时返还。

4. 异常处理机制

若承包方破产、失联或拒不配合整改，发包方可启动法律程序冻结保留金，并向法院申请强制执行。同时，应保留完整证据链，包括但不限于验收报告、监理日志、维修记录等。

五、常见问题与典型案例分析

1. 保留金比例过高引发争议

案例：某市政道路工程项目合同约定保留金为8%，远超法定上限。承包方多次催促未果，最终诉至法院，法院认定超出部分无效，判令返还多扣款项及利息。

2. 缺陷责任期起算不清导致延误返还

案例：某住宅楼项目竣工后未及时组织正式验收，导致缺陷责任期无法起算，保留金滞留三年之久。发包方被起诉赔偿资金占用损失，法院支持原告主张。

3. 保留金未设利息引起不满

案例：某大型央企项目长期不支付保留金利息，承包方联合多家供应商集体维权，舆情发酵后被迫整改，引发行业关注。

六、优化建议：提升保留金管理效能

1. 推广电子化管理平台

利用BIM+ERP系统集成保留金模块，实现自动扣留、动态跟踪、到期提醒等功能，减少人为差错。

2. 明确违约情形与扣款标准

在合同中细化质量问题分类（轻微/严重/重大）、响应时限、维修责任划分，避免模糊表述造成误解。

3. 建立三方共管机制

对大额保留金可引入监理单位或第三方审计机构参与监督，增强公信力，防范内部腐败风险。

4. 加强政策培训与合规意识

定期组织项目经理、财务人员学习《建筑法》《民法典》相关条款，提升依法依规管理水平。

5. 探索替代机制创新

鼓励采用“质量保险”、“履约保函”等方式替代现金保留金，减轻承包方现金流压力，推动行业高质量发展。

结语

建设工程合同管理中的保留金制度，既是保障工程质量的关键抓手，也是平衡发包方与承包方利益的重要杠杆。科学设置、规范管理、依法返还，才能真正发挥其应有的作用。随着建筑业数字化转型加速推进，未来保留金管理将更加智能化、透明化、标准化。各参建主体应主动适应新形势，强化合同履约意识，共同构建健康有序的工程建设生态。