工程建设类项目合同管理怎么做才能有效控制风险与提升效率？
在当前快速发展的建筑市场环境中，工程建设类项目日益复杂化，涉及多方主体、技术标准多样、资金流动频繁，对合同管理提出了更高要求。科学有效的合同管理不仅是保障项目顺利推进的基础，更是控制成本、规避法律风险、提升履约质量的关键环节。那么，工程建设类项目合同管理究竟该如何做？本文将从合同全生命周期管理、关键流程优化、数字化工具应用、风险防控机制和团队能力建设五个维度进行系统阐述，为项目管理者提供一套可落地的实操指南。
一、明确合同管理的目标与原则
合同管理的核心目标是确保项目各方权责清晰、执行有序、风险可控，并最终实现项目的经济效益和社会效益最大化。为此，必须坚持以下三项基本原则：
- 合法性原则：所有合同条款必须符合《民法典》《建筑法》《招标投标法》等法律法规的要求，避免无效或违法条款引发纠纷。
- 全过程控制原则：从合同起草、审批、签署到履行、变更、结算及归档，每个阶段都应纳入统一管理体系，防止“重签轻管”现象。
- 风险前置原则：通过合同谈判、条款设计和履约监督提前识别潜在风险点，而非事后补救。
二、构建全流程合同管理体系
一个高效的合同管理体系应覆盖合同生命周期的每一个关键节点：
1. 合同策划阶段
在项目立项初期，由项目经理牵头组织法务、造价、技术等部门共同参与合同策划，明确合同类型（如EPC、施工总承包、分包等）、计价方式（固定总价、单价合同、成本加酬金等）、付款节奏、违约责任等核心要素。建议使用标准化模板库，提高效率并降低错误率。
2. 合同审查与审批
建立多级审核机制：技术部门评估可行性，财务部门核对预算匹配度，法务部门检查合法性与合规性，高层领导审批重大风险条款。特别注意对不利条款（如无限期延期罚则、单方面解约权）进行限制或替代方案设计。
3. 合同签署与备案
采用电子签章+纸质存档双轨制，确保法律效力；同时在企业内部合同管理系统中完成登记备案，便于后续跟踪与查询。对于政府投资项目，还需按要求向住建部门报备。
4. 合同履行与过程监控
设立专职合同管理员，定期核查进度款支付是否与工程量同步、材料设备进场是否符合约定、现场签证是否及时办理等。利用BIM模型辅助进度比对，实现可视化管控。
5. 变更与索赔管理
任何合同变更均需书面申请、审批、记录，并形成完整的变更文件包（含原因说明、影响分析、费用调整）。索赔处理遵循“先沟通、后书面、再仲裁”的原则，保留证据链完整。
6. 结算与归档
竣工验收合格后，依据合同约定组织结算审计，重点审查变更签证真实性、工程量准确性、价格合理性。完成后，将全套合同资料移交档案室，分类编号，电子化归档，支持长期追溯。
三、强化合同风险防控机制
工程建设类项目合同风险具有隐蔽性强、爆发滞后等特点，需建立动态预警机制：
- 信用评估机制：对合作方进行资信调查，包括财务状况、历史履约记录、诉讼情况等，优先选择AAA级供应商。
- 履约保证金制度：要求承包商提交不低于合同金额5%-10%的履约保函，作为履约担保。
- 第三方监管介入：对重大项目引入监理单位或专业咨询机构，协助监督合同执行情况。
- 争议解决条款前置：明确仲裁地、适用法律、争议解决时限，减少诉讼成本与时间损耗。
四、推动合同管理数字化转型
随着信息化技术的发展，传统手工管理模式已难以满足现代工程项目精细化管理需求。建议企业部署专业的合同管理系统（如广联达、鲁班、明源云等），实现：
- 在线起草与审批：缩短流程周期，减少人为延误。
- 自动提醒功能：如付款节点到期、变更申请超时、履约期限临近等，提升响应速度。
- 数据看板展示：实时查看各项目合同状态、风险等级、履约评分，辅助决策。
- 移动端协同办公：现场人员可通过APP上传影像资料、发起变更申请，增强透明度。
五、加强团队能力建设与文化建设
合同管理不仅是技术活，更是软实力的体现。企业应重视人才培养：
- 培训体系完善：每年至少开展两次合同法、工程经济、风险管理专题培训，覆盖项目管理人员、采购人员、造价工程师等岗位。
- 考核激励机制：将合同履约率、索赔成功率、变更控制水平纳入绩效指标，激发主动管理意识。
- 跨部门协作文化：打破“合同只归法务管”的误区，让项目经理、商务经理、技术负责人成为合同执行的第一责任人。
六、典型案例分析：某大型市政工程合同管理实践
以某市地铁三期工程为例，该项目总投资超200亿元，涉及上百个子合同。建设单位采取了以下措施：
- 搭建统一合同管理平台，集成合同审批、进度跟踪、变更记录等功能；
- 设置合同专员驻场，每日填写《合同执行日志》，发现问题立即上报；
- 实行“红黄绿灯”风险分级制度，红色代表高风险需紧急干预，黄色为中等风险需关注，绿色表示正常运行；
- 每季度召开合同执行分析会，通报问题、总结经验、优化流程。
结果表明，该项目合同履约率达98%，无重大违约事件发生，节约成本约3.2亿元，充分验证了科学合同管理的价值。
结语：合同不是纸上的文字，而是项目的灵魂
工程建设类项目合同管理是一项系统工程，需要理念更新、制度保障、技术支撑和人才保障四轮驱动。只有真正把合同当作项目生命线来对待，才能在激烈的市场竞争中赢得主动权，实现高质量发展。
