工程项目承揽合同管理怎么做才能有效规避风险并提升执行效率？
在建筑、工程、基础设施等领域，工程项目承揽合同是项目实施的法律基础和经济纽带。一份科学、严谨、可执行的承揽合同不仅能够明确各方权责，还能为项目的顺利推进提供保障。然而，在实际操作中，许多企业因合同管理不善导致工期延误、成本超支、纠纷频发甚至项目失败。因此，如何做好工程项目承揽合同管理，已成为项目管理者必须掌握的核心能力。
一、工程项目承揽合同管理的核心意义
工程项目承揽合同是承包方与发包方之间权利义务关系的书面约定，其内容涵盖工程范围、质量标准、工期要求、价款支付、违约责任、争议解决等关键条款。有效的合同管理不仅是法律合规的体现，更是项目全过程控制的重要工具。它能：
- 降低法律风险：通过清晰界定双方责任，避免因理解偏差引发的合同纠纷。
- 保障项目进度：将工期节点、付款条件与履约挂钩，形成闭环管控机制。
- 控制成本支出：明确变更流程和索赔机制，防止无序增项造成预算失控。
- 提升团队协同效率：为项目部、财务、法务、采购等部门提供统一行动依据。
二、当前工程项目承揽合同管理中的常见问题
尽管多数企业意识到合同的重要性，但在实践中仍存在诸多痛点：
- 合同起草粗糙：条款模糊、遗漏关键要素（如不可抗力、分包限制），易被钻空子。
- 审批流程冗长：缺乏标准化模板和线上审批系统，导致合同签订滞后影响开工。
- 履约监控缺失：签完就忘，未建立动态跟踪机制，对进度、质量、付款脱节。
- 变更管理混乱：随意口头变更或事后补签，造成后续结算争议。
- 档案管理落后：纸质存档易丢失、查找困难，不符合电子化趋势。
三、工程项目承揽合同管理的关键步骤与实践策略
1. 合同前期策划：从源头把控风险
在合同谈判前，应进行充分尽职调查：
- 核实发包方资质、资信状况、历史履约记录；
- 分析项目背景、政策环境、市场波动可能带来的不确定性；
- 制定差异化报价策略，预留合理利润空间应对潜在风险。
建议使用“合同风险评估矩阵”，对每项条款打分（如：法律风险5分、财务风险4分、技术风险3分），优先处理高风险项。
2. 标准化合同模板设计
企业应建立内部合同范本库，包含：
- 通用型模板（适用于常规土建、机电安装等）；
- 专项模板（如EPC总承包、PPP项目、境外工程）；
- 配套附件清单（技术规范书、图纸目录、安全协议、廉洁承诺书）。
所有模板需经法务部门审核，并定期更新以适应最新法律法规（如《民法典》关于建设工程合同的新规定）。
3. 合同审批流程优化
引入数字化合同管理系统（如钉钉合同、契约锁、法大大），实现：
- 在线草拟、自动校验格式完整性；
- 多级审批流配置（项目经理→商务经理→法务→财务→高管）；
- 移动端签署、实时通知、留痕追溯。
目标是将平均审批时间从7天缩短至2天以内，提高响应速度。
4. 履约过程动态管控
合同生效后，进入执行阶段，需建立“四维联动”机制：
- 进度维度：按周/月更新施工计划与实际完成情况，对比偏差率；
- 质量维度：设置质量验收节点，留存影像资料，实行“谁施工谁负责”责任制；
- 付款维度：根据形象进度开具发票并申请付款，避免提前垫资；
- 变更维度：任何变更必须填写《变更申请单》，附原因说明、费用测算、审批签字。
推荐使用BIM+合同管理系统集成，实现可视化进度与合同条款的自动匹配预警。
5. 合同归档与知识沉淀
项目结束后，应完成以下归档工作：
- 扫描全部纸质文件，上传至云端文档中心（如阿里云OSS、腾讯企业微信云盘）；
- 分类标签化存储（按项目编号、类型、年份）；
- 提取典型案例形成《合同管理案例手册》，供新员工培训使用。
这不仅能防范审计风险，也为未来类似项目积累经验。
四、信息化工具赋能合同管理升级
随着数字化转型加速，传统手工管理模式已难以满足现代工程项目需求。企业应积极采用以下工具：
- 合同生命周期管理系统（CLM）：覆盖从立项到归档的全流程管理；
- ERP系统集成模块：打通合同、预算、采购、成本数据流；
- AI辅助审查功能：识别敏感词、逻辑冲突、遗漏条款，提升合规性；
- 区块链存证技术：用于重要合同电子签名的防篡改存证，增强司法效力。
例如某央企通过部署CLM系统，合同履约率从82%提升至96%，年度纠纷减少30%。
五、成功案例分享：某大型建筑公司合同管理体系改革实践
该公司原合同管理分散在多个部门，经常出现“一人一套说法”。2023年起推行“三统一”改革：
- 统一模板：全集团使用1套标准合同文本，由总部法务统一维护；
- 统一平台：上线合同管理SaaS平台，实现跨区域集中审批；
- 统一考核：将合同履约纳入项目经理KPI，每月通报执行偏差。
半年内，合同平均审批周期从10天降至3天，重大违约事件下降45%，客户满意度显著提升。
六、结语：构建专业化、智能化的合同管理体系
工程项目承揽合同管理不是一次性的签约行为，而是一个贯穿项目始终的系统工程。只有从战略高度出发，结合制度建设、流程优化、技术赋能与人才培养，才能真正实现从“被动应对”向“主动防控”的转变。未来，随着人工智能、大数据、物联网等新技术的应用，合同管理将进一步迈向智能决策、预测预警的新阶段。企业唯有持续迭代升级，方能在复杂多变的市场环境中立于不败之地。
