监理建设工程合同管理书怎么做？全流程解析与实操指南
在建筑工程领域，监理单位作为项目实施过程中的重要第三方，其核心职责之一便是对建设工程合同进行全过程、精细化的管理。一份科学、规范、可执行的《监理建设工程合同管理书》不仅是项目顺利推进的技术保障，更是防范法律风险、提升工程效益的关键工具。
一、什么是监理建设工程合同管理书？
监理建设工程合同管理书是指监理机构根据委托合同及相关法律法规，围绕工程建设全过程（从招标到竣工验收），系统梳理合同条款、明确各方权责、制定履约计划、建立监督机制的一套书面文件体系。它不是简单的合同复印件汇总，而是融合了进度控制、质量控制、造价控制、安全文明施工和信息管理等五大目标的综合性管理方案。
二、为什么要编制这份管理书？
- 合规性要求：依据《建设工程监理规范》（GB/T 50319-2013）第4.2.1条明确规定：“监理机构应建立合同管理体系，包括合同审查、履行跟踪、变更处理等内容。”
- 风险防控需求：实践中因合同条款模糊或执行不到位引发的纠纷占工程争议案件的60%以上，如工期延误、签证争议、付款延迟等问题。
- 提高效率与协同：通过提前识别潜在风险点并制定应对预案，减少现场扯皮，增强建设单位、施工单位、设计单位之间的协作效率。
三、如何编制一份高质量的监理建设工程合同管理书？
1. 明确编制目的与适用范围
首先要在开篇说明该管理书的目的：确保合同条款有效落地，实现项目目标可控、责任清晰、过程留痕。同时界定适用范围——适用于本项目的哪些合同（如施工总承包、专业分包、设备采购、监理自身合同等），避免“大而全”导致重点不突出。
2. 建立合同清单与分类台账
建议采用Excel表格或专业项目管理系统建立动态合同台账，包含以下字段：
| 合同编号 | 合同名称 | 签订日期 | 金额（万元） | 履约状态 | 关键节点 | 责任人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| C-2025-001 | 土建工程施工合同 | 2025/03/15 | 8500 | 已开工 | 基础完成、主体封顶 | 李工 |
| C-2025-003 | 幕墙分包合同 | 2025/05/20 | 1200 | 待进场 | 深化设计确认 | 王工 |
这种结构化方式便于定期更新和可视化监控。
3. 拆解合同核心条款并转化为管控要点
例如，原合同中写明“承包人应在收到图纸后14日内提交施工组织设计”，则需细化为：
- 时间节点：图纸签收后第3个工作日提交初稿
- 审核流程：由总监理工程师牵头组织技术组评审，3个工作日内反馈意见
- 考核标准：未按时提交扣款500元/次，超期超过5天视为违约处理
这样将抽象条款转化为具体动作，有助于形成闭环管理。
4. 设置合同履约跟踪机制
建议每月召开一次“合同履约分析会”，内容包括：
- 各合同执行进度对比计划表
- 重大变更事项记录（如设计调整、材料替代、工期顺延）
- 支付节点是否按约定执行（尤其注意预付款、进度款比例）
- 争议事项初步调解方案（如签证争议、质量异议）
会议纪要须由三方签字确认，并归档至项目档案。
5. 引入信息化手段提升管理效能
推荐使用项目管理软件（如蓝燕云）实现合同电子化管理：
- 合同扫描上传云端，自动提醒到期日、付款日、验收日
- 移动端审批流程，随时随地处理变更申请
- 数据看板展示合同履约率、偏差预警、付款及时率等指标
这不仅节省人力成本，还能显著降低人为疏漏风险。
四、常见问题及应对策略
1. 合同语言模糊导致执行困难
对策：在编制过程中主动与业主、承包商沟通，邀请法律顾问参与条款解读，必要时补充附件说明（如《施工界面划分细则》《材料品牌清单》）。
2. 变更频繁影响整体进度
对策：设立“变更控制委员会”，所有变更必须经过评估（影响工期、造价、质量）后再决策，防止随意更改。
3. 责任不清引发推诿扯皮
对策：在合同管理书中明确每项工作的主责单位、配合单位、监督单位，形成“谁负责、谁签字、谁担责”的机制。
五、典型案例分享：某市政道路改造项目合同管理实践
该项目总投资约3亿元，涉及多个子合同。监理方通过编制详细的合同管理书，实现了：
- 合同履约率达98%，远高于行业平均的85%
- 全年无重大合同纠纷，获得业主高度评价
- 通过提前识别材料涨价风险，成功推动价格调整协议签署
关键经验在于：将合同管理嵌入日常监理工作，而非事后补救。
六、结语：让合同管理成为监理的核心竞争力
一份优秀的《监理建设工程合同管理书》，本质上是对工程项目全生命周期的精准掌控。它既是监理专业能力的体现，也是赢得客户信任的重要抓手。随着建筑业数字化转型加速，未来的合同管理必将更加智能化、标准化。建议各监理企业尽快建立标准化模板库，结合AI辅助工具优化流程，全面提升管理水平。
如果你正在寻找一款集合同管理、进度跟踪、文档共享于一体的项目管理平台，不妨试试蓝燕云：https://www.lanyancloud.com。它支持免费试用，无需安装即可快速上手，非常适合中小型监理公司和项目团队高效办公。
