加强工程档案管理的思考：构建数字化、标准化与可持续发展的管理体系
在新时代高质量发展背景下，工程建设项目的复杂性与规模不断扩大，工程档案作为项目全过程的真实记录和重要依据，其价值日益凸显。然而，当前许多单位仍存在档案管理意识薄弱、制度不健全、技术手段滞后等问题，导致档案信息丢失、利用效率低下甚至引发法律风险。因此，如何通过系统化思维推动工程档案管理向数字化、标准化和可持续方向转型，已成为行业亟需解决的核心议题。
一、工程档案管理的重要性不容忽视
工程档案是工程建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料的总称，涵盖立项审批、设计图纸、施工过程、质量验收、竣工结算等各个环节。它是工程项目可追溯性的核心载体，也是政府监管、审计监督、产权登记、后期运维及历史研究的重要支撑。
从实际案例来看，某大型基建项目因原始施工记录缺失，在后续运营中无法准确定位管线走向，造成多次停水停电事故；另一城市轨道交通项目因竣工图未及时归档，影响了地铁开通后的资产确权和财政审计。这些教训表明，工程档案不仅是“备查资料”，更是“责任凭证”和“决策依据”。
二、当前工程档案管理存在的主要问题
（一）思想认识不到位，重视程度不足
部分建设单位仍将档案管理视为“事务性工作”，认为只要完成验收即可，忽视了档案对全生命周期管理的价值。项目经理往往把精力集中在进度控制和成本优化上，而将档案整理推给临时人员或外包机构，导致文件收集不完整、分类混乱、编号随意。
（二）管理制度不完善，执行流于形式
尽管国家已有《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328）等相关标准，但不少企业并未制定实施细则，缺乏明确的责任分工、时间节点要求和考核机制。例如，有的项目在开工时未明确档案责任人，竣工后突击补录材料，造成大量资料失真或遗漏。
（三）技术应用滞后，信息化水平低
多数中小型施工单位仍采用纸质档案管理模式，存在存储空间占用大、查找效率低、易损毁等问题。即使一些大型国企已尝试电子档案系统，也普遍存在数据孤岛现象——不同部门使用的软件平台互不兼容，无法实现跨阶段、跨层级的信息共享。
（四）专业人才匮乏，队伍稳定性差
工程档案管理人员多为兼职或临时聘用，缺乏系统的培训与职业发展规划。他们既要懂工程技术又要熟悉档案法规，还需掌握现代信息技术，这对复合型人才提出了更高要求。现实中，许多单位难以留住骨干力量，新人频繁更换，导致知识断层和管理混乱。
三、加强工程档案管理的路径探索
（一）强化顶层设计，推动制度落地
应由主管部门牵头，结合地方实际出台更具操作性的实施细则，如建立“谁形成、谁负责”的责任机制，将档案管理工作纳入项目绩效考核体系。同时鼓励企业制定内部档案管理办法，明确各阶段归档范围、时间节点、质量标准，并设立专项经费保障实施。
（二）加快数字化转型，打造智慧档案平台
建议推广基于BIM（建筑信息模型）的档案管理系统，实现图文声像一体化存储与智能检索。例如，在施工过程中同步生成结构化数据，自动匹配归档目录，减少人工干预误差。还可接入政务云平台，实现与住建、城建档案馆的数据互联互通，提升公共服务能力。
（三）推进标准化建设，统一管理流程
制定覆盖项目全周期的档案分类编码规则，避免重复归档或遗漏关键节点。比如，按“前期准备—施工过程—竣工验收—移交使用”四个阶段细化子类，每类设定唯一标识码，便于后续追溯。同时引入ISO 15489国际档案管理标准，提升国际化水平。
（四）培育专业队伍，构建长效机制
应将档案管理人员纳入工程技术人员序列，提供职称评定通道；定期组织业务培训，内容包括档案法规、数字技术应用、保密安全等；鼓励高校开设相关课程，培养后备力量。此外，可通过奖励机制激发积极性，如评选“优秀档案员”并给予物质奖励。
（五）注重成果转化，释放档案价值
档案不应仅停留在“存起来”，更要“用起来”。可通过大数据分析挖掘历史项目经验教训，辅助新项目风险预判；也可用于编制典型工程案例库，服务行业教育培训；甚至开发可视化展示平台，面向公众开放部分非涉密档案，增强社会认知度。
四、典型案例分析：某省交通厅的做法启示
该省交通厅自2022年起推行“全过程档案闭环管理”改革，具体做法如下：
- 实行“项目法人+档案专员”双责任制，每个项目配备专职档案员；
- 上线省级交通工程档案数字平台，实现从设计到养护全链条在线归档；
- 建立档案质量抽查机制，每年开展两次随机检查并通报结果；
- 将档案合格率作为评优评先前置条件，倒逼各单位主动改进。
一年内，该省新建公路项目档案完整率达到98%以上，平均归档周期缩短40%，相关做法被住建部列为全国示范案例。这说明，只要有决心、有方法，工程档案管理完全可以从“被动应付”转向“主动引领”。
五、未来展望：迈向智能化与绿色化的新时代
随着人工智能、区块链、物联网等新技术的发展，工程档案管理将迎来新的变革。例如，利用AI识别图像中的文字内容，自动标注关键词；通过区块链技术确保档案不可篡改，提升公信力；借助物联网设备实时采集施工现场数据，自动生成施工日志等。
同时，绿色低碳理念也应融入档案管理。倡导无纸化办公，优先使用电子签名、云存储等方式降低碳排放；对于必须保留纸质原件的特殊档案，应采用环保材料装订与恒温恒湿保管，延长使用寿命。
总之，加强工程档案管理不是一时之需，而是长期战略。唯有以系统观念统筹谋划、以创新思维破除瓶颈、以务实举措狠抓落实，才能真正让工程档案成为支撑高质量发展的坚实基石。
