工程管理费必须扣除吗？如何合规处理工程项目中的管理费用
在工程建设过程中，工程管理费作为项目成本的重要组成部分，常常引发争议。许多业主、承包商和审计人员对“是否必须扣除”这一问题存在模糊认知，甚至误读相关法规政策。本文将从定义、法律依据、实务操作、风险防范等多个维度深入剖析工程管理费的性质与处理方式，帮助项目参与者厘清概念、规范操作、规避风险。
一、什么是工程管理费？其构成与作用
工程管理费是指为保障工程项目顺利实施而发生的各项组织、协调、监督和控制费用。它通常包括：项目经理团队工资、办公费、差旅费、会议费、培训费、信息化系统使用费、监理配合费等。这部分费用虽然不直接体现在施工材料或人工上，却是项目高效推进的关键支撑。
根据《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500-2013）第4.2.1条，工程造价由分部分项工程费、措施项目费、其他项目费、规费和税金组成，其中“其他项目费”中明确包含“总承包服务费”、“暂列金额”、“专业工程暂估价”等内容，而“总承包服务费”本质上就是一种广义的工程管理费体现。
二、工程管理费必须扣除吗？关键在于合同约定与合规性
答案并非绝对：不是所有情况下都必须扣除，而是要视具体情况判断。
1. 合同约定优先原则
如果建设单位与施工单位签订的施工合同中明确规定了工程管理费的收取方式、比例及支付节点，那么该费用应按照合同执行。例如，某些EPC总承包模式下，总包方需承担全过程项目管理职责，此时工程管理费往往计入总价，不应再单独扣除。
2. 是否属于可抵扣范围
若工程管理费是独立于施工成本之外的支出，如由建设单位自行聘请第三方咨询机构进行项目管理，则这笔费用可能被视为“非工程实体成本”，可在结算时据实扣除。但必须提供合法有效的发票和合同凭证，否则无法进入结算审核范围。
3. 政府投资项目特别注意
对于政府投资类项目，《财政违法行为处罚处分条例》规定，任何单位不得虚列、多列、重复列支工程费用。若某单位将本应由自身承担的管理费用强行计入工程成本并要求施工单位承担，属于违规行为，应依法追责。
三、常见误区解析：为什么有人认为“必须扣除”？
不少从业者之所以误以为“工程管理费必须扣除”，源于以下几种误解：
- 混淆“管理费”与“利润”：部分人误以为所有附加费用都是可以压缩的成本，从而试图将工程管理费从预算中剔除，实际上这是对项目价值创造逻辑的误读。
- 忽视合同条款：有些单位未认真阅读合同细节，在结算阶段突然提出“扣除管理费”，导致纠纷频发。
- 财务核算混乱：一些企业内部财务制度不健全，导致同一笔费用被多次申报，形成虚假成本，最终被审计发现后需全额退回。
四、合规处理工程管理费的操作流程
为避免争议和法律风险，建议按照以下步骤规范操作：
- 前期明确费用归属：在招标文件和合同中清晰界定哪些管理费用由谁承担，例如：
- 建设单位自管项目：由其承担全部管理费；
- 总承包模式：由总包方统一管理并计入报价；
- 分包模式：分包单位承担相应管理责任。 - 建立台账与审批机制：设立专门的工程管理费台账，记录每笔费用的发生时间、用途、责任人，并经项目负责人签字确认，确保过程留痕。
- 定期对账与审计：每月或每季度与供应商、员工报销单据核对，必要时引入第三方审计机构复核，防止虚报冒领。
- 竣工结算前专项审查：在工程结算阶段，重点核查是否存在重复计算、不合理摊销等问题，确保费用真实、合理、合规。
五、典型案例分析：扣除还是不扣除？看法院怎么判
案例一：某市政道路项目，建设单位在合同中未明确管理费归属，但在结算时单方面扣除15万元“管理费”。承包商起诉后，法院判决：因合同无约定且未提供有效凭证，该扣除行为违法，责令返还。
案例二：某工业厂房EPC项目，总包方报价含工程管理费，但建设单位在结算时以“节省开支”为由要求扣减。法院认定：合同已明确包含，不得随意变更，支持原报价金额。
这两个案例说明：无论是否扣除，都要有充分依据，否则极易引发法律纠纷。
六、数字化时代下的工程管理费优化建议
随着BIM技术、智慧工地平台和项目管理系统的发展，工程管理费的核算正变得更加透明化和自动化：
- 利用项目管理系统自动归集费用：如钉钉、泛微、广联达等软件可实时记录人力、差旅、设备使用等情况，减少人为干预。
- 区块链存证提升可信度：未来可通过区块链技术固化费用数据，防止篡改，增强审计信任。
- AI辅助成本预测：基于历史项目数据，AI模型可预判管理费波动趋势，辅助决策。
七、总结：工程管理费必须扣除吗？结论明确
工程管理费是否必须扣除，并非一个简单的“是”或“否”的问题，而是取决于：
✅ 合同是否有明确约定
✅ 费用是否真实发生且具备合法票据
✅ 是否符合行业标准与法律法规
✅ 是否经过合理审批流程
因此，建议各参建方做到三点：
1. 签约时就明确权责边界；
2. 执行中保留完整证据链；
3. 结算时坚持实事求是原则。
只有这样，才能真正实现工程管理费的合规、高效、可控，推动项目建设高质量发展。
