村级工程项目档案管理如何实现规范化与高效化
随着乡村振兴战略的深入推进，村级工程项目的数量和规模逐年增长，涵盖农村道路、水利设施、公共服务用房、环境整治等多个领域。这些项目不仅是改善农村基础设施的重要抓手，也是提升基层治理能力和群众满意度的关键环节。然而，在实际推进过程中，不少地区仍存在档案资料缺失、归档不及时、内容不完整、管理混乱等问题，严重影响了项目的审计监督、绩效评估和后续运维。
一、村级工程项目档案管理的重要性
村级工程项目档案是项目从立项到竣工全过程的真实记录，具有法律效力、历史价值和参考意义。它不仅是财政资金使用合规性的佐证材料，更是政府履行监管职责、接受社会监督的重要依据。规范的档案管理能够：
- 保障项目过程可追溯，防范廉政风险；
- 提高审计效率，减少因资料不全导致的整改问题；
- 为后期维护提供技术参数与施工信息支持；
- 增强村民对村务透明度的信任感，促进干群关系和谐。
二、当前村级工程项目档案管理存在的主要问题
尽管国家层面已出台多项政策指导农村工程管理，但基层实践中仍面临诸多挑战：
- 意识薄弱，重视不足：部分村干部认为档案只是“走过场”，缺乏系统性规划，导致资料收集滞后甚至遗漏。
- 制度不健全，标准不统一：无统一的归档目录或操作流程，不同项目间档案格式杂乱，难以形成有效对比分析。
- 人员能力有限，专业支撑弱：村级档案员多为兼职，缺乏专业知识培训，无法准确判断哪些材料属于归档范围。
- 数字化程度低，保存方式落后：大量纸质文档堆积在村委会办公室，易受潮损毁，且查找困难。
- 监督机制缺失，责任不清：未建立档案管理责任制，出现问题时无人担责，形成“重建设轻管理”的惯性思维。
三、实现村级工程项目档案规范化管理的核心路径
要破解上述难题，必须从制度建设、流程优化、队伍建设、技术赋能四个方面入手，构建全流程闭环管理体系。
1. 建立标准化归档制度
建议由县级农业农村部门牵头制定《村级工程项目档案管理办法》，明确归档范围、分类标准、保存期限和移交程序。例如：
- 立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、村民代表大会决议等；
- 招投标阶段：公告、评标报告、合同文本、中标通知书；
- 施工阶段：设计图纸、监理日志、隐蔽工程影像、变更签证单；
- 验收阶段：竣工图、质量检测报告、结算审核意见、验收会议纪要；
- 运维阶段：使用说明书、维保记录、群众反馈意见。
同时配套编制《村级工程档案归档目录模板》，供各村参照执行，确保资料齐全、逻辑清晰。
2. 实施全过程动态管理机制
将档案管理嵌入项目建设全周期，实行“谁实施、谁负责”的原则：
- 项目启动前，由乡镇农经站组织业务培训，明确档案责任人；
- 施工期间，定期检查资料归集情况，纳入项目进度考核；
- 竣工后一个月内完成归档，并提交至乡镇档案室备案；
- 每季度开展一次村级档案自查，发现问题及时整改。
通过这种“事前部署—事中跟踪—事后验收”的闭环机制，杜绝“突击补档”现象。
3. 加强档案管理人员能力建设
应建立“县—乡—村”三级培训体系：
- 县级举办年度专题培训班，邀请档案专家讲解法律法规、实务操作；
- 乡镇每月组织例会，交流典型做法，通报存在问题；
- 村级设立专职或兼职档案员（可由文书兼任），并给予适当补贴激励。
鼓励档案员参加继续教育，考取初级档案管理员资格证书，逐步打造一支懂政策、会操作、守纪律的专业队伍。
4. 推动档案数字化转型
利用信息化手段提升档案管理水平，建议：
- 开发村级工程档案管理系统，支持电子扫描、在线上传、权限控制等功能；
- 推行“双套制”归档模式——纸质+电子同步存档，既满足传统查阅需求，又便于远程调阅；
- 探索区块链技术应用，确保关键节点数据不可篡改，增强公信力；
- 推动与省级政务服务平台对接，实现跨层级共享查询。
对于经济条件较好的村，还可引入AI辅助识别技术，自动提取文件关键信息，提升归档效率。
四、典型案例分享：某省X县的做法
以浙江省某县为例，该县自2023年起全面推行村级工程档案“五统一”管理模式：
- 统一归档目录；
- 统一装订样式；
- 统一编号规则；
- 统一存放地点（乡镇集中保管）；
- 统一责任追究机制。
该做法使全县村级工程档案合格率从65%提升至92%，审计发现问题数量下降40%，群众满意度显著提高。此外，该县还开发了移动端APP，方便村干部随时随地拍照上传施工照片、填写进度表，极大提升了工作效率。
五、未来发展方向与政策建议
面向“十四五”及更长远时期，村级工程项目档案管理应向智能化、集成化、法治化方向迈进：
- 加快制定《农村小型建设工程档案管理条例》，填补立法空白；
- 推广“智慧乡村”试点经验，整合档案、财务、资产等数据平台；
- 探索“一项目一码”制度，通过二维码绑定所有档案资料，实现扫码即查；
- 强化监督问责，将档案管理工作纳入乡村振兴实绩考核指标体系。
只有真正做到“建好一个项目、管好一套档案、留下一份历史”，才能让村级工程真正成为民心工程、廉洁工程、精品工程。
