在工程项目管理中，工程档案作为项目全过程的重要记录载体，其价值不言而喻。然而，在实际操作中，一些施工单位、建设单位甚至监理方常常对工程档案的归档要求表现出“低重视度”，认为只要工程能顺利完工、验收通过即可，档案只是“形式主义”或“后期补救”的内容。这种观念是否合理？对工程档案管理要求不高真的可行吗？本文将从多个维度深入探讨这一问题，并提出既符合法规要求又能提升管理效率的优化路径。
一、为什么会出现“对工程档案管理要求不高”的现象？
首先，我们必须承认，当前部分企业对工程档案管理存在认知偏差。例如：
- 成本压力大：一些中小型施工企业在工期紧、利润薄的情况下，优先保障现场进度，忽视了资料整理的投入；
- 责任不清：项目部内部缺乏专人负责档案工作，导致文件散乱、缺失；
- 监管宽松：部分地区对竣工档案备案审核标准执行不严，形成“只要验收通过就行”的惯性思维；
- 技术手段落后：仍采用纸质文档手工归档方式，效率低下且易出错，员工主观抵触情绪强。
这些因素共同作用下，“对工程档案管理要求不高”逐渐成为一种普遍但危险的倾向。
二、低要求带来的风险有多大？
表面上看，忽略档案管理似乎节省了时间和人力成本，但实际上隐患重重：
- 法律风险上升：根据《建设工程质量管理条例》《档案法》等规定，工程档案是工程质量追溯、责任认定的核心依据。一旦发生质量事故或纠纷，无完整档案将成为重大败诉点。
- 验收受阻：住建部门和城建档案馆越来越强调“先建档、后验收”。若档案缺失或不符合规范，可能导致项目无法完成竣工备案，影响交付使用。
- 企业信用受损：近年来，多地推行“信用评价体系”，档案管理不到位会被纳入不良行为记录，影响企业投标资格、资质升级等。
- 后期运维困难：建成后若需维修、改造或智能化升级，缺少原始设计图、隐蔽工程影像资料等，将极大增加维护难度和成本。
因此，所谓“对工程档案管理要求不高”本质上是一种短视行为，长期来看只会带来更大的损失。
三、如何科学应对？——建立分阶段、可落地的档案管理体系
真正的解决方案不是“提高要求”，而是要让档案管理工作变得高效、透明、易执行。建议从以下三个方面着手：
1. 明确岗位职责，实行“谁产生、谁负责”机制
在项目启动时即设立专职或兼职档案管理员（可由技术员兼任），明确其职责包括但不限于：
- 按施工进度同步收集各类技术资料（如图纸会审、变更单、材料报验）；
- 定期检查各班组资料完整性，确保签字齐全、时间连续；
- 使用电子台账系统动态跟踪归档状态，避免遗漏。
2. 推广数字化档案管理工具，减少人工负担
借助信息化手段可以显著降低档案管理门槛。比如：
- 使用蓝燕云这样的在线协同平台，实现工程文档的上传、分类、权限控制、版本管理等功能，支持移动端拍照上传、自动OCR识别文字内容；
- 通过模板化表单引导填写，减少错误率；
- 设置提醒功能，确保关键节点（如隐蔽验收前）及时归档。
这样不仅提高了效率，也让档案不再是“事后补救”，而是贯穿始终的流程环节。
3. 将档案纳入绩效考核，形成正向激励
企业可在项目考核中加入“档案完整率”指标，占比5%-10%。例如：
- 每月评选“最佳归档小组”，给予奖金或通报表扬；
- 对因档案问题导致验收延迟的责任人进行追责并公示。
通过制度约束+正向激励双轮驱动，逐步扭转“档案无关紧要”的错误认知。
四、案例分析：某市政工程如何逆袭实现高质量档案管理
以某市快速路改造项目为例，该项目原计划采用传统纸质归档模式，预计需投入3名专职人员耗时6个月才能完成全部资料整理。但在引入蓝燕云平台后，实现了三大转变：
- 所有参建单位统一接入同一平台，资料实时共享，避免重复提交；
- 自动识别并分类PDF、Word、图片文件，结构化存储，便于后期调阅；
- 竣工阶段仅用1周时间完成全部归档，一次性通过城建档案馆验收。
该项目最终被评为市级优质工程，并在全市推广其档案管理模式。这说明：只要方法得当，“对工程档案管理要求不高”完全可以转变为“高效、合规、可持续”的新型管理模式。
五、结语：档案不是负担，而是项目的隐形资产
工程档案的价值往往在项目完成后才被真正看见——它是工程质量的证明书、是历史数据的沉淀库、更是企业品牌信誉的基石。与其抱怨“要求太高”，不如主动优化管理方式，让档案回归其应有的位置：既是合规底线，也是管理红利。
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