医院工程合同管理制度如何构建才能有效防范风险与提升效率？
在医疗行业高速发展的背景下，医院基础设施建设、设备采购、信息化系统升级等工程项目日益增多，对医院的运营效率和患者服务质量产生直接影响。然而，由于项目复杂性强、资金投入大、涉及部门多，若缺乏科学规范的合同管理制度，极易引发法律纠纷、成本超支、工期延误甚至安全隐患。因此，建立一套系统化、流程化、可执行的医院工程合同管理制度，已成为现代医院精细化管理的重要抓手。
一、医院工程合同管理的核心价值
医院工程合同不仅仅是法律文书，更是项目执行的“路线图”和“责任书”。一个完善的合同管理制度能够：
- 控制风险：通过标准化条款、权责明确、履约监督机制，降低违约、欺诈、质量不达标等风险；
- 提高效率：统一审批流程、减少人为干预、加快审批速度，缩短项目周期；
- 保障合规：符合《招标投标法》《政府采购法》《民法典》等相关法律法规，避免审计问题；
- 促进协同：明确财务、基建、后勤、信息、法务等部门职责边界，实现跨部门高效协作。
二、当前医院合同管理存在的主要问题
尽管多数医院已意识到合同管理的重要性，但在实际操作中仍存在诸多痛点：
- 制度缺失或流于形式：部分医院未制定专门的合同管理办法，或仅有原则性规定，缺乏实施细则；
- 审批链条冗长：从立项到签订需经过多个部门层层签字，耗时数周甚至数月，影响项目进度；
- 法务参与滞后：合同起草阶段缺乏专业法律顾问审核，后期发现问题再修改成本高、难度大；
- 履约监管薄弱：合同签订后无人跟踪执行情况，付款节点模糊，供应商服务不到位；
- 信息化水平低：仍采用纸质归档、手工登记方式，难以实现动态监控和数据共享。
三、构建医院工程合同管理制度的关键步骤
1. 明确组织架构与职责分工
应设立专职合同管理部门（如总务科或基建办牵头），并明确以下角色职责：
- 项目发起人：提出需求并初步评估可行性；
- 合同承办人：负责起草、谈判、初审；
- 法务专员：审查合法性、条款严谨性；
- 财务人员：审核预算、付款条件及资金安排；
- 纪检/审计部门：对重大合同进行合规性复核；
- 分管领导：最终审批权限。
2. 制定全流程标准化操作手册
将合同生命周期划分为五个阶段，并制定详细SOP（标准作业程序）：
- 立项阶段：编制项目建议书、预算评审报告，由院长办公会审议；
- 招采阶段：依法依规开展招标或比选，确保公平公正；
- 起草与谈判阶段：使用模板化合同文本，重点条款（如质保期、违约金、验收标准）由法务把关；
- 审批与签署阶段：实行分级授权制，小额合同由科室负责人签批，大额合同须院长审批；
- 履行与归档阶段：建立履约台账，定期检查进度与质量，项目结束后及时归档电子+纸质文件。
3. 引入数字化管理系统
建议引入专业的合同管理系统（CMS），实现：
- 在线填写、上传、审批、存档；
- 自动提醒关键节点（如付款日、验收日）；
- 生成可视化报表（合同数量、金额分布、逾期率）；
- 与财务系统、OA系统打通，实现数据互通。
例如，蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）提供的合同管理平台支持医院场景下的全生命周期管理，具备智能提醒、电子签名、版本控制等功能，已在多家三级甲等医院成功落地应用，帮助客户平均缩短合同处理时间40%，显著提升合规性和执行力。
4. 建立绩效考核与问责机制
将合同管理纳入相关部门年度绩效考核，设定量化指标：
- 合同按时签署率 ≥ 95%；
- 重大合同差错率 ≤ 1%；
- 履约偏差率 ≤ 5%；
- 档案完整率 100%。
对于因疏忽造成损失的单位和个人，应按制度追责，形成闭环管理。
四、典型案例分析：某三甲医院的成功实践
以某省级三甲医院为例，该院在2023年启动智慧医院建设项目，面对上百份工程合同，曾一度陷入混乱。通过以下措施实现了合同管理提质增效：
- 成立专项小组，由副院长挂帅，统筹协调基建、信息、财务、审计四大部门；
- 制定《医院工程合同管理办法》，涵盖18类常见合同类型（含施工、设备、软件、运维）；
- 上线合同管理系统，所有合同线上流转，审批时限压缩至3个工作日内；
- 每月召开合同执行例会，通报问题并限期整改；
- 实施“红黄牌”预警机制，连续两次逾期未整改的供应商列入黑名单。
结果：项目整体提前2个月完工，合同纠纷为零，节省成本约120万元，获得上级卫健部门通报表扬。
五、未来发展趋势与建议
随着国家对公立医院高质量发展的要求不断提高，医院工程合同管理正朝着智能化、规范化、透明化方向发展：
- AI辅助审核：利用自然语言处理技术自动识别潜在风险条款；
- 区块链存证：确保合同签署过程不可篡改，增强法律效力；
- 大数据分析：基于历史数据预测合同履约风险，辅助决策；
- 第三方评价机制：引入独立机构对合同执行情况进行评估，提升公信力。
建议医院管理者高度重视合同管理工作，将其作为提升治理能力现代化的关键环节，持续优化制度设计、强化技术赋能、压实主体责任，真正让合同成为医院稳健发展的“压舱石”。
