榆中工程档案管理中心如何实现高效管理与数字化转型？
在新时代背景下，随着国家对基础设施建设的持续投入和工程项目数量的快速增长，工程档案作为项目全过程的重要记录载体，其价值日益凸显。榆中工程档案管理中心作为甘肃省兰州市榆中县重要的档案管理机构，承担着区域内重大建设项目、市政工程、交通设施等各类工程档案的收集、整理、保管与利用任务。面对传统纸质档案管理效率低、存储空间紧张、查询困难等问题，榆中工程档案管理中心正积极探索一条融合信息化技术、标准化流程和智能化服务的数字化转型之路。
一、现状分析：传统管理模式面临挑战
长期以来，榆中工程档案管理中心主要依赖人工分类、纸质归档的方式进行管理。这种模式虽然在早期满足了基本需求，但存在诸多弊端：
- 档案易损毁风险高：纸质文件受潮、虫蛀、老化等问题频发，造成信息丢失或难以恢复。
- 调阅效率低下：大量档案需人工查找，耗时长且容易出错，影响工程验收、审计、执法等工作的推进速度。
- 缺乏统一标准：不同单位提交的档案格式不一，内容完整性参差不齐，不利于后期整合与共享。
- 安全防护薄弱：物理库房防火防盗能力有限，数据备份机制缺失，一旦发生意外将造成不可逆损失。
这些问题严重制约了榆中地区工程建设项目的规范化管理和政府治理能力的提升。
二、数字化转型战略部署：从理念到实践
为破解上述困境，榆中工程档案管理中心制定了“三步走”发展战略：
第一步：基础能力建设——构建数字档案馆体系
中心联合本地信息化企业，引进先进的电子档案管理系统（EAM），涵盖档案采集、著录、入库、借阅、销毁全流程数字化操作。同时，对现有存量档案进行全面扫描和结构化处理，建立覆盖全县域的工程档案数据库。
例如，针对历史遗留的20万页纸质图纸档案，中心采用高精度扫描仪+OCR文字识别技术，实现了85%以上文档的自动识别与索引，极大提升了录入效率与准确性。
第二步：制度规范升级——推动标准化管理落地
制定《榆中县工程档案管理办法》《电子档案归档与管理规程》等配套文件，明确各参建单位的责任边界与归档时限，并将档案质量纳入项目竣工验收环节强制核查内容。
此外，中心还组织多轮培训，面向施工单位、监理单位、设计院等开展档案编制规范宣讲，确保从源头上提高归档材料的质量与一致性。
第三步：智能服务拓展——打造便民利企平台
依托政务云平台，开发“榆中工程档案在线服务平台”，实现“掌上查档”“远程调阅”“一键下载”等功能。用户只需通过手机APP或网页端登录，即可完成档案申请、审批、领取全流程操作，真正实现“让数据多跑路，群众少跑腿”。
值得一提的是，该平台已接入甘肃省政务服务网和全国建筑市场监管公共服务平台，支持跨区域档案互认互通，助力榆中企业在省内外承接更多优质项目。
三、创新亮点：智慧赋能下的档案管理新模式
榆中工程档案管理中心不仅注重硬件建设和制度完善，更积极引入人工智能、大数据等前沿技术，探索智慧档案新路径：
1. AI辅助归档审核
利用自然语言处理技术，对上传的电子文档进行语义分析，自动判断是否符合归档要求（如完整性、规范性、合规性）。若发现缺失项或格式错误，系统即时提示整改，减少人工复核压力。
2. 档案生命周期可视化
通过GIS地图与BIM模型结合，实现重点工程档案的空间定位与动态追踪。例如，在榆中新区地铁建设过程中，档案管理员可直观查看每一段隧道、车站的施工日志、隐蔽工程影像资料，快速响应突发问题。
3. 数据挖掘助力决策支持
基于多年积累的工程档案数据，中心搭建数据分析模型，定期输出《榆中县建设工程质量趋势报告》《常见档案问题预警清单》等成果，为政府部门制定政策、优化监管提供科学依据。
四、成效与启示：从“被动保管”走向“主动服务”
经过两年多的改革实践，榆中工程档案管理中心取得了显著成效：
- 档案利用率提升60%：过去一年内，线上查阅次数达12,000余次，比去年同期增长近三倍。
- 归档周期缩短40%：从项目竣工到档案移交平均用时由原来的90天压缩至54天。
- 群众满意度达97%：根据第三方评估结果显示，办事群众对档案服务便捷度评价良好。
- 获省级表彰：2024年被甘肃省档案局评为“数字档案馆试点单位”，成为西部地区标杆案例。
这一转变说明：工程档案管理中心不再是单纯的“仓库管理员”，而是逐渐演变为集数据中枢、信息服务、决策支撑于一体的现代化治理节点。
五、未来展望：迈向更高水平的智慧档案生态
下一步，榆中工程档案管理中心计划围绕以下方向深化发展：
- 推进区块链存证应用：探索将重要工程档案上传至联盟链，确保原始数据不可篡改，增强司法效力。
- 拓展AI应用场景：开发智能问答机器人，帮助用户快速获取档案知识；引入图像识别技术，实现照片、视频类档案的自动分类。
- 加强区域协同发展：联合周边县市共建区域性工程档案共享平台，打破行政壁垒，促进资源优化配置。
- 强化安全保障体系：建立双活数据中心、灾备机制与权限分级管理制度，筑牢网络安全防线。
可以说，榆中工程档案管理中心正在走出一条具有地方特色、技术驱动、服务导向的高质量发展之路，也为其他县域档案机构提供了可复制、可推广的经验范式。
