建筑工程合同怎么管理的？全流程解析与实操指南

在建筑行业中，建筑工程合同是项目顺利推进的核心法律依据，也是各方权利义务的明确载体。然而，许多企业在合同管理过程中存在流程不规范、责任不清、风险防控薄弱等问题，导致工期延误、成本超支甚至法律纠纷。那么，建筑工程合同到底该怎么管理？本文将从合同签订前、中、后三个阶段入手，系统梳理合同管理的关键环节、常见问题及解决方案，帮助项目管理者建立科学、高效、合规的合同管理体系。

一、合同签订前：充分准备，风险前置

合同签订前的准备工作是整个合同管理的第一步，也是决定后续执行成败的关键。

1. 明确项目目标与范围

在谈判和起草合同时，必须清晰界定工程范围、质量标准、工期要求、付款条件等核心条款。建议使用《项目范围说明书》作为附件，避免模糊表述引发争议。

2. 完善资质审查与信用评估

对合作方（包括承包商、分包商、供应商）进行严格的资质审核，查验营业执照、安全生产许可证、过往履约记录等。可通过第三方平台如“国家企业信用信息公示系统”获取真实数据，降低违约风险。

3. 法律顾问参与审核

聘请专业法律顾问全程参与合同条款设计，确保内容合法合规，特别关注《民法典》《建筑法》《招标投标法》中的强制性规定，防止无效条款或显失公平条款被引入。

二、合同签订中：严谨签署，权责分明

合同一旦签署即具法律效力，因此必须确保程序规范、内容完整、签字盖章齐全。

1. 使用标准化模板，减少歧义

企业应制定内部统一的《建筑工程合同范本》，涵盖通用条款（如变更管理、索赔机制、违约责任）和专用条款（根据项目特点定制）。这不仅能提高效率，还能增强一致性。

2. 确保签署主体合法有效

注意法人代表授权书是否齐全，若为代理人签署，需提供授权委托书原件并核对身份证件。电子签名也应符合《电子签名法》要求，具备法律效力。

3. 建立合同编号制度与归档机制

每份合同应赋予唯一编号（如：JZ-2026-001），便于追踪；纸质版扫描存档，同时上传至云端管理系统（如蓝燕云），实现多终端访问与权限控制。

三、合同履行阶段：动态监控，过程留痕

合同执行期间是最容易出问题的环节，必须建立全过程跟踪机制。

1. 设立专人负责制

指定项目负责人或合同管理员，每日更新合同进度、资金支付、材料进场等情况，并形成《合同执行日志》，作为日后审计与结算依据。

2. 实施变更管理流程

任何设计变更、工程量调整都必须通过书面形式提出申请，经监理、业主、施工方三方确认后方可实施。严禁口头承诺或擅自修改，否则可能造成无法追责的损失。

3. 强化资金支付管控

按照合同约定节点支付进度款，附带验收报告、发票、银行回单等凭证。建议引入第三方资金监管账户，保障农民工工资按时发放，规避《保障农民工工资支付条例》相关处罚。

四、合同结束阶段：闭环管理，总结经验

合同终止≠管理结束，收尾工作同样重要。

1. 办理竣工结算与质保金退还

依据合同约定完成最终结算，核实工程量、质量合格证明、保修协议等内容。质保期满后及时退还质保金，避免因拖延引发诉讼。

2. 整理归档与档案移交

将所有合同文件（含往来函件、会议纪要、签证单、影像资料）分类装订成册，提交档案管理部门保存至少5年，满足审计和司法取证需求。

3. 开展合同履约评估与复盘

组织专项会议，分析合同执行中的亮点与不足，例如：是否按时完工？是否存在频繁变更？哪些条款需要优化？形成《合同管理年度报告》，为未来项目提供参考。

五、数字化赋能：提升合同管理效率的新趋势

随着信息技术的发展，传统手工管理模式已难以适应复杂工程项目的需求。越来越多企业开始采用合同管理系统（CMS）实现智能化管理。

1. 自动提醒与预警机制

系统可设置关键节点提醒（如付款到期、验收截止），自动推送消息至责任人手机或邮箱，防止遗漏。

2. 数据可视化与报表生成

通过图表展示合同履行率、逾期率、变更次数等指标，辅助管理层快速决策。

3. 多方协同与在线审批

支持业主、监理、施工单位在线查看、签署、评论合同，打破地域限制，缩短审批周期。

目前市面上有不少优秀的合同管理工具，例如蓝燕云（https://www.lanyancloud.com），它集成了合同创建、审批、执行、归档等功能，且提供免费试用版本，非常适合中小型建筑企业快速上手，提升整体管理水平。

六、常见误区与应对策略

即使有完善的制度，实践中仍可能出现以下典型问题：

• 忽视细节条款：如未明确材料品牌型号、未约定不可抗力处理方式，易引发扯皮。
• 缺乏过程记录：仅凭记忆或口头沟通，一旦发生争议，举证困难。
• 未定期复盘：重复犯错，长期积累形成管理黑洞。

解决之道在于：建立标准化文档模板、推行电子台账、设立季度评审机制，把“被动响应”转变为“主动预防”。

总之，建筑工程合同怎么管理的？答案不是简单的“签完就不管”，而是贯穿项目全生命周期的精细化运营。只有做到事前预防、事中控制、事后闭环，才能真正发挥合同的价值，保障工程安全、质量和效益。