工程支付结算管理费用如何科学合理地进行管控与优化
在工程建设领域，支付结算管理费用是项目成本控制的关键环节。它不仅涉及资金的流动效率，更直接影响项目的财务健康、合同履约能力和企业信誉。因此，科学、系统地管理和优化工程支付结算管理费用，已成为现代工程项目管理的核心课题。
一、什么是工程支付结算管理费用？
工程支付结算管理费用是指在工程项目实施过程中，为完成工程款的支付、审核、核对、结算和账务处理所发生的全部间接费用总和。这包括但不限于：财务人员工资、审计费用、信息系统维护费、银行手续费、税务申报成本、差旅费（如现场核验）、第三方咨询费等。
这类费用虽不直接体现在工程实体中，却是保障资金安全、合规使用和高效流转的必要支撑。若管理不当，可能导致资金占用成本上升、现金流断裂风险增加，甚至引发法律纠纷或信用危机。
二、当前工程支付结算管理费用存在的主要问题
1. 费用核算不清，缺乏标准化体系
许多施工单位和业主单位尚未建立统一的管理费用分类标准，导致费用归集混乱。例如，将人工成本、办公支出混入结算管理费用，造成成本数据失真，影响决策准确性。
2. 流程繁琐，审批链条长
传统手工操作模式下，支付申请需经多级审批，信息传递慢、易出错，常因纸质单据丢失或签字滞后而延误付款周期，增加滞纳金和利息支出。
3. 缺乏信息化工具支持
部分企业仍依赖Excel表格或纸质台账记录，难以实现全过程可视化追踪，无法实时监控费用发生情况，也不利于后期审计和责任追溯。
4. 监管机制薄弱，存在廉洁风险
由于费用明细分散、审批透明度低，个别项目可能出现虚报冒领、重复报销等问题，严重损害企业和政府投资效益。
三、科学管控工程支付结算管理费用的策略
1. 建立清晰的成本核算体系
应依据《建设工程造价管理条例》及相关会计准则，制定适用于本企业的《工程支付结算管理费用分类指引》，明确哪些属于可控费用（如银行手续费、系统运维费），哪些属于不可控但必须支出（如法定税费）。
建议采用作业成本法（ABC法）对不同阶段（设计、施工、竣工）的管理费用进行分摊，确保每一笔支出都有据可依、责任到人。
2. 优化流程设计，推行“一站式”结算平台
通过整合ERP系统、BIM模型与电子签章技术，构建集成化的工程支付结算管理系统。该系统应具备以下功能：
- 自动校验合同条款与进度款匹配度；
- 一键生成付款清单并推送至财务审批流；
- 与银行直连实现批量代发，减少中间环节；
- 生成结构化报表供管理层分析费用趋势。
某央企在某地铁项目中应用此模式后，平均结算周期从25天缩短至7天，管理费用下降约18%。
3. 推动数字化转型，提升数据驱动能力
利用大数据分析技术，对历史项目中的支付结算费用进行聚类分析，识别高频支出项（如发票认证延迟、跨区域结算手续费高）并制定改进措施。
同时，引入AI辅助审核机制，自动识别异常票据（如金额突变、重复上传），降低人为失误率和舞弊风险。
4. 强化内部控制与绩效考核机制
将管理费用纳入部门KPI考核指标，设定年度预算上限，并实行超支问责制。例如，要求财务部每季度提交《结算管理费用使用报告》，由纪检部门联合审计机构抽查真实性。
此外，鼓励员工提出降本建议，设立专项奖励基金，激发全员参与成本优化的积极性。
四、案例解析：某市政工程公司如何成功压缩管理费用
某市属国有建筑公司在承接一项城市道路改造工程时，面临管理费用居高不下、结算周期长的问题。其采取如下举措：
- 重构费用科目：将原模糊的“其他费用”细分为“系统维护费”、“外部审计费”、“差旅补贴”等子项，便于精准控制。
- 上线智能结算平台：对接住建局电子招投标系统和财政国库支付平台，实现“线上申报+自动核验+银企直联”，杜绝纸质流转延误。
- 设置浮动费率机制：根据项目规模动态调整管理费率（如小型项目按0.5%计提，大型项目不超过0.3%），避免一刀切造成资源浪费。
结果：该项目结算周期由原先平均40天缩短至12天，全年节省管理费用约126万元，相当于节约了项目总成本的2.1%。
五、未来发展趋势：向智能化、协同化迈进
随着建筑业数字化转型加速，工程支付结算管理费用的管控正朝着三个方向演进：
1. 智能化：AI+RPA替代人工重复劳动
机器人流程自动化（RPA）可自动抓取发票、比对合同条款、填写付款凭证，极大减少人力投入。据中国建筑业协会统计，使用RPA后，单个结算岗位年均可减少工时约300小时。
2. 协同化：多方数据共享共建生态
推动业主、承包商、监理、金融机构等主体接入统一数据中台，打破信息孤岛，使管理费用的产生过程更加透明、可追溯。
3. 标准化：行业级费用参考指标发布
国家发改委正在牵头编制《建设工程支付结算管理费用指导价》，预计2027年起逐步推广，届时各企业可据此设定合理预算，避免盲目攀比或过度压价。
六、结语：管理费用不是负担，而是价值创造点
工程支付结算管理费用不应被视为纯粹的成本负担，而应被视作提升项目治理能力的重要抓手。只有建立起制度健全、流程顺畅、技术赋能的管理体系，才能真正实现从“被动应付”到“主动优化”的转变，助力企业在激烈市场竞争中赢得先机。
