工程暂列金管理办法如何制定与执行才能确保项目资金安全与合规？

在现代工程建设过程中，工程暂列金（也称“暂定金额”或“预备费”）作为项目预算中的重要组成部分，承担着应对不可预见费用、设计变更、材料价格波动等风险的功能。然而，若管理不当，不仅可能导致资金浪费或挪用，还可能引发审计问题、合同纠纷甚至法律风险。因此，建立科学、规范、透明的工程暂列金管理办法，已成为工程项目全过程管理的核心环节之一。

一、什么是工程暂列金？其作用和意义是什么？

工程暂列金是指在工程招标阶段，由建设单位根据初步设计和概算估算，在工程总造价中预留的一笔用于未来可能发生的、尚未明确具体金额的费用。它不是固定支出，而是具有“弹性”和“不确定性”的专项资金。

其主要作用包括：

1. 应对设计变更：施工过程中因技术优化、业主需求调整等原因导致的设计修改，需动用暂列金进行补偿。
2. 处理市场价格波动：钢材、水泥、设备等主材价格波动较大时，可通过暂列金补充成本差额。
3. 应对不可抗力事件：如自然灾害、政策变动等突发情况造成额外支出。
4. 保障项目连续性：避免因临时资金缺口影响工期或工程质量。

因此，科学合理地使用暂列金，不仅能提高项目抗风险能力，还能增强各方对项目整体管控的信心。

二、当前工程暂列金管理中存在的主要问题

尽管暂列金的重要性被广泛认可，但在实际操作中仍存在诸多问题，亟需制度化解决：

1. 预留比例不合理

部分项目为规避审批压力而过度压缩暂列金比例（如低于5%），导致后期无法应对正常变更；也有项目盲目高估（超过15%），造成资金闲置，形成“沉睡资产”。

2. 使用审批流程不透明

缺乏统一标准和监督机制，个别单位擅自动用暂列金，未履行报批程序，甚至出现“先使用后补手续”的违规行为。

3. 账目不清、核算混乱

部分施工单位未设立专项账户或未单独建账，将暂列金混入其他款项，难以追溯去向，增加财务风险。

4. 缺乏动态监控机制

多数项目仅在开工初期设定暂列金总额，之后不再跟踪实际消耗进度，无法及时预警超支或浪费现象。

5. 审计与责任界定模糊

一旦发生争议，往往难以区分是合理使用还是滥用，导致责任推诿，影响后续结算与验收。

三、构建完善的工程暂列金管理办法：五大关键步骤

步骤一：明确预留依据与比例标准

应结合项目类型、规模、复杂程度及行业惯例，制定合理的暂列金预留比例。建议参考如下标准：

• 一般土建工程：5%-8%
• 市政交通工程：6%-10%
• 机电安装/智能化工程：8%-12%
• EPC总承包项目：可适当提高至10%-15%

同时，应在招标文件和合同中明确注明暂列金用途范围、限制条件及申请流程，防止随意扩大使用。

步骤二：建立专户管理与独立核算机制

所有暂列金必须纳入项目资金专户统一管理，不得与其他工程款混同。建议采取以下措施：

1. 设立“工程暂列金专用账户”，由监理单位、建设单位、施工单位三方共管；
2. 实行“一事一审批、一笔一记录”，每笔支出均需附带详细说明（如变更单编号、签证内容、金额明细）；
3. 定期编制《暂列金使用台账》，同步上传至项目管理系统，实现全流程留痕。

步骤三：完善审批权限与分级管理制度

应按照资金规模设置不同层级审批权限，避免“一把手说了算”。例如：

• 单次使用≤5万元：由项目部负责人审批；
• 5万～20万元：由总监理工程师+项目经理联合审批；
• 20万元以上：须经建设单位分管领导签字，并报备财务部门备案。

同时，重大变更事项（如超出原暂列金总额10%以上）应召开专题会议集体决策，必要时引入第三方专家评审。

步骤四：强化过程监督与绩效评估

建立全过程监督体系，包括：

1. 每月报送《暂列金使用情况报告》，内容涵盖已用金额、剩余余额、使用原因、效益分析；
2. 季度开展专项检查，重点核查是否存在虚假申报、重复报销、超范围支出等问题；
3. 年度绩效评价，评估暂列金使用效率，形成“可用率”、“合规率”、“节约率”三项指标，纳入施工单位信用评分体系。

步骤五：健全退出机制与结余处理规则

项目竣工后，应组织清算工作，明确结余处理方式：

• 若结余≤原总额的5%，视为合理节余，可用于弥补前期小额损耗或奖励项目团队；
• 若结余＞5%，原则上应退回建设单位，不得私自截留；
• 如发现长期未动用且无正当理由的暂列金，应启动问责程序，追究相关责任人责任。

四、信息化手段助力暂列金精细化管理

随着BIM、智慧工地、ERP系统等数字化工具的发展，工程暂列金管理正从传统手工模式向智能管控转型：

1. 建立数字化台账系统

通过项目管理平台（如广联达、鲁班、欧特克等）实现暂列金的线上登记、申请、审批、支付全流程闭环管理，减少人为干预。

2. 接入大数据预警模块

系统可根据历史数据自动识别异常支出行为（如某月突然集中使用大量暂列金），触发红色警报并推送至管理人员。

3. 实现多方协同办公

建设单位、监理单位、施工单位可在同一平台上查看暂列金状态，提升信息透明度，减少沟通摩擦。

五、典型案例分析：某市轨道交通项目暂列金规范化实践

以某城市地铁三期工程为例，该项目总投资约30亿元，暂列金预留比例为8%，共计2.4亿元。通过实施上述管理办法，取得了显著成效：

• 累计使用暂列金9700万元，主要用于轨道减振改造、电缆升级等变更事项，全部合规审批；
• 结余1.43亿元未动用，经审计确认为合理节余，按规退还建设单位；
• 全年暂列金使用合规率达98.7%，未发生一起投诉或审计问题；
• 项目被评为省级优质工程，获政府专项资金奖励。

该案例表明，科学的暂列金管理办法不仅能防范风险，还能促进项目高效运行。

六、结语：让每一笔暂列金都物有所值

工程暂列金不是“口袋里的备用金”，而是项目管理的“安全阀”和“调节器”。只有将其纳入制度化、标准化、数字化管理体系，才能真正发挥其价值。未来，随着国家对基建投资监管趋严、财政资金绩效导向强化，各参建单位必须高度重视暂列金的规范管理，做到“有章可循、有据可查、有人负责、有效监督”，从而推动工程建设高质量发展。