合同管理的作用工程实例：如何通过规范流程提升项目执行效率
在现代工程项目管理中，合同不仅是法律保障的工具，更是贯穿项目全生命周期的核心管理手段。一份清晰、严谨且执行到位的合同管理体系，能够显著降低风险、提高资源利用率，并确保各方责任明确。本文将以一个真实工程案例为基础，深入剖析合同管理在实际项目中的具体作用与实施路径，为读者提供可复用的方法论。
一、背景介绍：某大型基础设施建设项目
以某市新建城市轨道交通线路工程为例，该项目总投资约80亿元人民币，涉及土建、机电安装、信号系统等多个专业分包单位，工期长达4年。由于参与方众多、技术复杂、政策变动频繁，初期合同管理存在诸多问题：如条款模糊、变更处理滞后、履约监督缺失等，导致项目一度出现进度延误和成本超支现象。
面对挑战，项目部引入了专业化合同管理制度，并结合信息化平台进行全过程跟踪，最终实现工期可控、成本优化、纠纷减少的目标。该案例充分体现了合同管理在工程实践中不可替代的作用。
二、合同管理在工程项目中的核心作用
1. 明确权责边界，减少争议发生
在传统项目中，因合同文本不严谨或理解差异，常引发甲乙双方关于工作范围、付款条件、违约责任等方面的争执。例如，在上述地铁项目中，最初未明确“地下管线迁改”的责任归属，施工单位认为应由业主承担，而业主则主张属施工方自行勘察范畴。这一分歧造成停工两周，直接经济损失达500万元。
整改后，项目组重新梳理合同条款，补充“施工前必须提交第三方地质勘查报告”及“因市政规划调整导致的额外费用由甲方承担”等内容，使后续类似问题得以快速解决，避免重复冲突。
2. 控制成本与预算，防止超支风险
合同管理不仅是签完即止的行为，更需持续监控执行情况。本项目采用“合同-预算-支付”三位一体机制，将每项合同金额分解至月度计划，设置预警阈值（如累计支出超过合同总额80%时自动提醒），有效控制资金流波动。
同时，建立合同变更审批流程，所有增项必须经设计、造价、法务三方联审方可生效。一年内共审核变更申请37次，其中批准19项，驳回18项，节省潜在支出约1.2亿元。
3. 推动进度履约，保障节点达成
合同中约定的关键里程碑（如主体结构封顶、轨通、试运行）是衡量项目进展的重要依据。项目部利用BIM+合同管理系统，实时比对实际进度与合同计划，发现偏差立即发出预警，并联动监理单位介入协调。
例如，某段盾构掘进进度落后原定计划15天，系统自动触发红灯提示，项目经理组织专题会议，分析原因后决定增加作业班组并延长工时，最终在一个月内追回工期，确保全线按期贯通。
4. 强化风险防控，提升合规水平
工程项目面临自然、政策、市场等多重不确定性因素。良好的合同管理能提前识别并规避潜在风险。该项目在签约阶段就嵌入“不可抗力条款”、“环保法规变化响应机制”、“质量缺陷责任期”等内容，极大降低了后期被动应对的风险。
此外，合同还规定了数据共享义务（如每日施工日志上传至云平台），便于政府监管部门抽查，提升了项目透明度和公信力。
三、合同管理工程实例的操作步骤详解
步骤一：合同策划阶段——前置准备，打牢基础
项目启动前，成立由项目负责人、法务、商务、技术组成的合同工作组，开展以下工作：
- 编制《合同管理手册》，明确职责分工、审批权限、归档标准；
- 制定标准化合同模板（含通用条款+专用条款），统一语言表述；
- 召开合同交底会，向各参建单位讲解关键条款及其执行要求。
步骤二：合同签订阶段——精细审核，严控细节
实行“三级审查制”：
- 业务部门初审：核对技术参数、工程量清单是否准确；
- 法务部门复审：检查合法性、权利义务平衡性；
- 管理层终审：评估战略匹配度与财务影响。
特别注意：“阴阳合同”问题严禁发生，所有合同均应在电子平台上备案，确保可追溯。
步骤三：合同履行阶段——动态跟踪，闭环管控
使用数字化工具（如企业微信+合同管理SaaS平台）实现：
- 合同台账在线维护，自动提醒到期、付款、验收节点；
- 履约数据采集（材料进场、工序完成、签证单等）同步录入系统；
- 异常行为标记（如逾期未报验、质量问题频发）触发专项检查。
步骤四：合同收尾阶段——总结复盘，沉淀经验
项目结束后，组织合同履约评价会议，形成《合同执行评估报告》，包含：
- 履约率统计（按时交付比例）；
- 争议发生次数与类型分析；
- 优秀做法提炼（如某供应商高效响应机制）。
这些成果用于指导下一阶段合同管理工作优化，构建知识库体系。
四、成功要素与注意事项
成功要素：
- 高层支持：项目总监亲自挂帅合同管理工作，赋予足够资源；
- 全员参与：不仅法务和商务人员，一线管理人员也要懂合同逻辑；
- 技术赋能：借助AI辅助条款审查、OCR识别纸质文件、大数据预测风险趋势。
常见误区：
- 忽视合同培训：认为签完就万事大吉，导致执行偏差；
- 过度依赖口头承诺：缺乏书面记录，日后举证困难；
- 忽略档案管理：合同原件丢失或分散存放，影响审计与诉讼。
五、结语：从“被动应对”到“主动引领”的转变
通过上述工程实例可见，合同管理早已不是简单的文书签署过程，而是融合了风险管理、成本控制、进度管理和合规治理的综合性管理体系。对于建筑企业而言，只有将合同管理融入日常运营，才能真正实现从粗放式管理向精细化治理转型，从而在激烈的市场竞争中赢得先机。
未来，随着数字化转型加速推进，合同管理将进一步向智能化、自动化方向演进。建议各工程项目管理者尽早布局，构建科学高效的合同管理体系，让每一笔合同都成为推动项目成功的坚实基石。
