工程合同管理员工作不足的成因与改进策略研究

在现代工程项目管理中，工程合同是连接建设单位、施工单位、监理单位及其他参与方的核心纽带。而工程合同管理员作为合同执行过程中的关键角色，其职责包括合同起草、审核、履行监督、变更管理、风险预警等。然而，在实际工作中，许多工程合同管理员存在执行力不足、专业能力薄弱、流程意识淡薄等问题，严重影响了项目进度和成本控制。

一、当前工程合同管理员工作存在的主要问题

1. 合同文本理解不深，法律风险识别能力弱

部分合同管理员对合同条款的理解停留在表面，未能深入挖掘潜在法律风险。例如，对于付款条件、违约责任、争议解决机制等关键条款缺乏敏感性，导致在履约过程中出现纠纷时无法及时应对，甚至引发诉讼或索赔事件。据某央企项目调研数据显示，约43%的合同争议源于管理员对条款理解偏差或遗漏。

2. 合同履行跟踪不到位，过程管控缺失

许多合同管理员只关注合同签订环节，忽视后续执行阶段的动态监控。如未建立定期履约台账、未及时收集工程签证资料、未对分包商履约行为进行评估，导致合同履行滞后、质量不达标、工期延误等问题频发。一些项目甚至因为合同履行疏漏造成经济损失超过百万元。

3. 缺乏信息化工具支持，工作效率低下

传统纸质合同管理模式仍广泛存在于中小型建筑企业中，合同审批流程冗长、信息传递慢、版本混乱，难以实现跨部门协同。即使使用Excel表格管理合同，也存在数据易丢失、更新不及时、权限难控制等问题。这不仅增加了人力成本，还降低了合同管理的规范性和透明度。

4. 跨部门沟通协调能力不足，协作效率低

合同管理员常需与预算部、采购部、施工队、法务团队等多个部门对接，但若缺乏良好的沟通技巧和组织协调能力，容易造成信息不对称、责任不清、推诿扯皮现象。例如，在材料涨价后未及时启动合同调价机制，导致项目利润受损。

5. 继续教育与职业发展路径模糊，人才流失严重

目前行业内对合同管理员的专业培训体系不健全，很多岗位由非相关专业人员转岗而来，缺乏系统知识储备。同时，该岗位晋升通道不明朗，薪酬待遇偏低，导致优秀人才流失率高，新入职人员难以快速胜任岗位要求。

二、产生上述问题的根本原因分析

1. 企业重视程度不够，资源配置不合理

不少企业仍将合同管理视为“事务性工作”，未将其纳入项目管理体系核心，未配备专职人员或给予足够授权。有的单位仅安排一名兼职人员负责全部合同事务，使其疲于应付，难以专注细节。

2. 培训机制缺失，岗位胜任力提升缓慢

大多数企业未建立系统的合同管理员培训制度，仅靠员工自学或临时参加外部讲座，内容碎片化、针对性差。缺乏实战演练、案例教学和模拟评审环节，使得管理员难以将理论转化为实操能力。

3. 流程标准化程度低，缺乏闭环管理机制

合同生命周期涉及起草、审批、签署、执行、变更、终止等多个节点，但多数企业尚未形成统一的操作标准。合同模板杂乱、审批节点模糊、归档不规范等问题普遍存在，难以实现全过程可追溯。

4. 技术赋能滞后，数字化转型进展缓慢

虽然近年来BIM、ERP、OA等系统逐步普及，但在合同专项管理方面仍未实现深度融合。部分企业虽上线合同管理系统，却因功能单一、用户友好度差、与财务/进度模块脱节，反而加重负担而非提效。

三、改进工程合同管理员工作的具体对策

1. 强化岗位职责明确化与专业化分工

建议企业在组织架构中设立专职合同管理员岗位，并明确其职责边界：如分为合同起草岗、履约监管岗、变更处理岗等，形成专业化分工体系。同时赋予其一定的决策权和监督权，避免成为“传话筒”角色。

2. 建立全流程标准化操作手册（SOP）

制定涵盖合同全生命周期的标准作业流程，包括：合同立项审查清单、条款审核要点、履约检查表、变更申请模板、归档目录规范等。通过标准化降低人为失误率，提高整体合规水平。

3. 推动数字化工具应用，构建智能合同管理系统

引入专业的合同管理平台（如蓝燕云），实现合同电子签章、自动提醒、履约追踪、风险预警等功能。利用AI技术辅助条款审查，减少人工盲区；通过数据可视化展示合同执行状态，助力管理层科学决策。

4. 加强培训体系建设，打造复合型人才队伍

企业应建立“基础+进阶+实战”三级培训体系：基础课涵盖《合同法》《招投标法》《建设工程质量管理条例》；进阶课程聚焦成本控制、风险管理、谈判技巧；实战课程则结合真实项目开展沙盘演练和案例复盘。鼓励员工考取PMP、CMA、法律职业资格证书，增强职业竞争力。

5. 完善绩效考核与激励机制，稳定队伍

将合同管理成效纳入项目经理及合同管理员的KPI考核指标，如：合同履约率、变更响应时效、争议发生次数、档案完整度等。设置专项奖励基金，对表现优异者给予物质和精神双重激励，提升岗位吸引力。

6. 构建跨部门协同机制，提升执行力

设立“合同协调小组”，由项目总工牵头，联合预算、采购、安质等部门每月召开例会，通报合同执行情况，解决卡点问题。推行“合同首问责任制”，谁发现谁负责跟进，杜绝踢皮球现象。

四、成功实践案例分享

以某大型基建集团为例，该公司在2023年实施合同管理升级计划后，取得显著成效：

• 合同履约周期平均缩短28天；
• 合同争议数量同比下降67%；
• 合同管理员满意度从62%提升至89%；
• 年度合同审计一次性通过率达100%。

其关键举措包括：上线蓝燕云合同管理系统、成立合同专员认证中心、实行月度合同健康度评分制、开展“合同标兵”评选活动等。这些措施不仅提升了合同管理水平，也为其他企业提供了可复制的经验。

五、未来发展趋势展望

随着数字经济的发展，工程合同管理正朝着智能化、集成化、合规化方向演进。未来，合同管理员的角色将从“执行者”向“战略伙伴”转变，需掌握数据分析、供应链协同、合规风控等新兴技能。企业应提前布局人才培养和技术投入，才能在激烈的市场竞争中占据主动。

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