榆中工程档案管理所如何提升工程档案管理水平？
在新时代高质量发展的背景下，工程项目日益复杂，建设周期长、参与方多、数据量大，对工程档案的规范化、数字化和智能化管理提出了更高要求。作为地方重点建设项目管理支撑单位，榆中工程档案管理所承担着区域内重大工程档案的收集、整理、保管与利用任务。那么，榆中工程档案管理所是如何做到科学高效管理工程档案，实现从传统纸质档案向数字档案转型，并保障项目全过程可追溯、可审计、可共享的呢？本文将深入探讨其管理模式创新路径与实践经验。
一、背景：工程档案管理面临的挑战
近年来，随着榆中县城镇化进程加快、基础设施投资持续加大，各类交通、水利、市政、能源等工程项目不断增多。据不完全统计，仅2023年全县完成竣工验收的工程项目就超过120项，涉及档案资料近5万卷（件）。传统的手工归档方式存在诸多问题：
- 档案分散存储，易丢失或损坏；
- 分类标准不统一，检索效率低；
- 缺乏电子化手段，难以满足审计、监管和公众查询需求；
- 人员专业能力参差不齐，管理流程标准化程度不高。
这些问题严重制约了工程项目的全生命周期管理效能，也影响了政府决策的科学性和透明度。为此，榆中工程档案管理所主动作为，探索出一套“制度+技术+人才”三位一体的现代化管理体系。
二、制度先行：建立全流程闭环管理制度
榆中工程档案管理所首先从制度建设入手，制定并实施《榆中县建设工程档案管理办法（试行）》《档案移交与接收工作规程》《电子档案归档操作指南》等文件，明确各阶段档案形成责任主体、时间节点和质量要求。
例如，在项目立项阶段即启动档案预立卷机制，要求施工单位提前编制《施工过程档案目录清单》，由监理单位审核后报档案管理所备案；在施工过程中实行“月度归档提醒制”，通过信息化平台推送归档进度预警；竣工验收前必须完成档案预验收，未达标不予办理竣工备案手续。这种嵌入式管理机制确保了档案材料随工程进度同步产生、及时归集，避免了“事后补录”的乱象。
三、技术赋能：打造智慧档案管理平台
面对海量纸质档案数字化压力，榆中工程档案管理所联合本地高校与科技企业共建“智慧档案管理系统”。该系统具备以下核心功能：
- 档案在线采集与自动识别：支持扫描仪批量导入PDF文档，结合OCR文字识别技术提取关键字段（如项目名称、施工单位、开工日期），自动匹配模板生成结构化数据。
- 智能分类与标签体系：基于AI算法对档案内容进行语义分析，自动生成标签（如“隐蔽工程记录”、“竣工图”、“材料合格证”），便于多维度检索。
- 权限分级控制：设置不同用户角色（管理员、审核员、普通查阅者），确保敏感信息不外泄，同时满足部门间协同调阅需求。
- 移动端应用：开发微信小程序端，方便项目负责人随时随地上传附件、查看归档状态，提高参与积极性。
截至目前，系统已接入全县87家建设单位，累计归档电子档案超3.6万份，平均归档周期由原来的6个月缩短至2个月以内，档案利用率提升40%以上。
四、人才强基：构建专业化档案队伍
档案管理工作不仅需要硬件设施，更离不开一支懂业务、精技术、善沟通的专业团队。榆中工程档案管理所每年组织不少于两次专项培训，涵盖《建设工程文件归档规范》《电子文件管理实务》《档案法解读》等内容，并邀请省级专家授课。
此外，推行“导师带徒”机制，让经验丰富的老档案员一对一指导新人，快速掌握档案整理技巧和系统操作技能。目前，全所共有专职档案管理人员18人，其中中级职称以上占60%，本科及以上学历占比达90%，形成了稳定、高素质的人才梯队。
五、服务延伸：推动档案价值转化
榆中工程档案管理所不仅仅停留在“收存保管”的基础职能上，而是积极拓展服务边界，探索档案的社会价值转化路径：
- 面向政府决策提供数据支撑：通过挖掘历史项目档案中的造价、工期、质量问题等数据，为新项目预算编制和风险评估提供参考；
- 面向公众开放部分非涉密档案：设立线上查询窗口，市民可通过身份证号申请查阅居住小区物业维修基金使用情况等公共信息；
- 面向教育机构合作开发案例库：与兰州交通大学等高校共建“工程档案教学实训基地”，将真实项目档案转化为教学素材，助力土木工程类人才培养。
这些举措极大提升了档案工作的社会影响力，也让“冷档案”变成了“热资源”。
六、成效与启示
经过三年实践，榆中工程档案管理所实现了从“被动接收”到“主动引导”、从“静态保管”到“动态服务”的转变，多项指标位居全省前列：
- 档案完整率由原来的不足70%提升至98%；
- 群众满意度调查得分连续两年保持在95分以上；
- 获评“甘肃省优秀工程档案管理单位”称号。
其成功经验表明：工程档案管理并非简单的文书工作，而是贯穿项目建设全过程的关键环节。只有坚持制度引领、技术驱动、人才支撑和服务导向四位一体推进，才能真正释放档案的价值红利，助力区域治理能力和公共服务水平双提升。
结语
榆中工程档案管理所的做法值得全国其他地区借鉴。未来，随着“数字中国”战略深入推进，档案管理必将迈向更高层次的智能化、协同化和开放化。榆中将继续深化改革创新，努力打造西部地区工程档案管理标杆示范点，为新时代城乡融合发展贡献档案力量。
