在建工程的合同管理规定如何制定才能确保项目顺利推进？
在建筑工程领域，合同是项目实施的核心依据和法律保障。特别是在“在建工程”阶段，由于施工周期长、参与方多、变更频繁等特点，科学、规范、动态的合同管理制度显得尤为重要。一个完善的合同管理规定不仅能够明确各方权责，还能有效防范风险、控制成本、提升效率，从而确保工程按期保质完成。
一、为什么在建工程需要专门的合同管理规定？
在建工程不同于已完成或即将开工的项目，其处于动态变化之中，涉及设计变更、材料价格波动、工期调整、分包协调等多个变量。若缺乏系统性的合同管理机制，极易引发以下问题：
- 权责不清导致纠纷：如施工单位与业主对进度款支付节点理解不一致；
- 变更管理混乱：未建立书面审批流程，口头约定频繁，后期难以追责；
- 履约风险累积：对承包商资质、资金实力、履约能力评估不足，易出现停工、烂尾；
- 信息不对称影响决策：合同执行数据未集中管理，管理层无法实时掌握项目状态。
因此，在建工程必须建立一套具有针对性、可操作性强的合同管理制度，涵盖从签订、履行到变更、终止的全过程管控。
二、在建工程合同管理规定的五大核心要素
1. 合同签署前的风险识别与审查机制
在正式签署合同之前，应成立由法务、财务、技术、项目管理等多部门组成的联合评审小组，重点审查：
- 合同主体合法性（是否具备相应资质）；
- 付款条款是否合理（是否设置预付款、进度款、结算款比例）；
- 违约责任是否清晰（如延误赔偿、质量不合格处理）；
- 争议解决方式（仲裁或诉讼地点）；
- 知识产权归属及保密义务。
建议引入第三方专业机构进行合规性审核，尤其是大型基础设施、政府投资项目，应符合《招标投标法》《民法典》相关规定。
2. 合同履行过程中的动态监控体系
合同一旦生效，就要进入精细化管理阶段。建议建立“双线跟踪”机制：
- 进度线：每周更新实际工程进度与计划对比，形成可视化报表；
- 财务线：每月核对已支付款项与合同约定对应关系，防止超付或拖欠。
同时，利用信息化工具（如BIM平台、项目管理系统）实现合同执行数据自动采集与预警提示，例如：当某项关键节点延迟超过7天时，系统自动提醒项目经理并生成风险报告。
3. 变更管理标准化流程
在建工程中变更不可避免，但必须规范化操作。推荐采用“五步法”：
- 提出变更申请（由施工单位或设计单位发起）；
- 评估影响（技术可行性、成本增量、工期延长）；
- 审批流程（需经监理、业主、造价咨询三方确认）；
- 签订补充协议（所有变更须以书面形式固定）；
- 归档备案（纳入合同档案库，便于审计与追溯）。
特别注意：任何未经审批的口头变更不得作为结算依据，否则将引发重大法律风险。
4. 违约行为的快速响应机制
合同执行过程中难免出现违约情形，如工期滞后、质量不达标、安全事故发生等。此时应启动“三级响应机制”：
- 一级响应（轻微违约）：约谈责任人，限期整改；
- 二级响应（中度违约）：暂停付款，发出警告函；
- 三级响应（严重违约）：启动索赔程序，必要时解除合同。
该机制要求在制度中明确规定每级对应的处罚标准，并配套绩效考核挂钩，增强执行力。
5. 合同档案与知识沉淀机制
每个在建工程结束后，都应形成完整的合同管理档案，包括原始合同文本、补充协议、往来函件、签证单据、会议纪要等。这些资料不仅是后续审计、诉讼的关键证据，更是企业未来项目管理的知识资产。
建议设立“合同知识库”，分类存储历史项目案例，供新员工培训使用，避免重复犯错。例如：某地市政道路项目因未及时办理隐蔽工程验收导致后期无法结算，此类教训应通过案例复盘固化为制度条文。
三、常见误区与改进建议
误区一：重签订轻执行
许多单位只重视合同起草和签署环节，忽视后续履约监督，造成“签完就放一边”的现象。改进方法：将合同履约情况纳入项目经理KPI考核，实行“谁主管、谁负责”责任制。
误区二：变更随意化
部分项目管理人员习惯于“先干再说”，事后补手续，极易引发扯皮。改进方法：严格执行“先审批后实施”原则，所有变更必须填写《工程变更申请表》，附带技术说明和费用测算。
误区三：档案管理松散
纸质文件堆积杂乱，电子版缺失，查找困难。改进方法：推行无纸化办公，使用云存储+权限分级管理模式，确保资料完整、可查、可控。
四、数字化转型赋能合同管理
随着建筑业信息化发展，越来越多企业开始采用智慧工地平台、合同管理系统（如广联达、鲁班、明源云等），实现：
- 合同条款结构化录入，支持智能比对；
- 进度款支付自动校验，减少人为差错；
- 变更申请线上流转，缩短审批周期；
- 风险预警模型推送，提前干预问题。
实践表明，数字化工具可使合同管理效率提升40%以上，且显著降低法律风险。
五、结语：构建闭环式合同管理体系
在建工程的合同管理不是一次性的任务，而是一个持续优化的过程。只有建立起“事前预防—事中控制—事后总结”的闭环管理体系，才能真正发挥合同的价值，保障工程项目高质量落地。建议各建设单位结合自身特点，制定符合行业标准又具实操性的《在建工程合同管理规定》，并在实践中不断迭代完善。
