建设工程的合同管理方案：系统化流程与风险防控策略
在现代工程建设领域，合同不仅是各方权利义务的法律依据，更是项目顺利推进、成本控制和质量保障的核心工具。然而，由于工程周期长、参与方多、变更频繁等特点，合同管理常成为项目管理中的薄弱环节。因此，制定一套科学、系统、可操作性强的建设工程合同管理方案，已成为提升项目执行力与企业合规水平的关键。
一、合同管理的重要性与挑战
建设工程合同涵盖了设计、施工、监理、采购等多个阶段，涉及业主、总承包商、分包单位、供应商等多方主体。一份有效的合同不仅明确各方责任边界，还为后续履约监督、争议处理提供依据。但现实中，许多项目因合同条款模糊、执行不到位或缺乏动态调整机制而导致工期延误、成本超支甚至诉讼纠纷。
主要挑战包括：
- 条款不严谨：如对工期、质量标准、付款条件描述不清，易引发争议。
- 履约跟踪缺失：未建立合同履行台账，难以及时发现违约行为。
- 变更管理混乱：设计变更、签证不规范，导致成本失控。
- 信息孤岛现象：各部门数据分散，无法形成统一合同执行视图。
二、建设工程合同管理的核心内容
1. 合同策划阶段（立项至签约）
该阶段是合同管理的起点，需围绕“合法、合理、可控”原则进行前置设计：
- 明确项目目标与风险偏好：根据项目规模、技术难度、资金来源等因素，确定合同结构类型（如总价包干、单价合同、成本加酬金等）。
- 编制标准化合同模板：结合行业惯例与企业实际，制定涵盖通用条款、专用条款、附件清单的标准合同文本，减少谈判时间与歧义空间。
- 开展法律与商务评审：由法务、财务、工程、造价等部门联合审查，确保条款无漏洞、权责对等、风险可控。
- 完成合同审批流程：严格执行内部审批权限制度，确保重大合同经公司管理层或董事会批准。
2. 合同执行阶段（开工至竣工）
此阶段是合同落地的关键时期，应建立全过程动态管控机制：
- 建立合同台账与履约计划：将每份合同录入信息化平台，按节点设置里程碑任务，明确责任人与时间节点。
- 实施进度与支付联动机制：根据工程形象进度审核付款申请，避免提前支付或滞后支付带来的现金流风险。
- 强化变更与索赔管理：设立专门变更管理部门，所有变更必须书面确认并评估影响，同步更新合同金额与工期。
- 定期召开合同执行会议：每月组织项目部、合约部、技术部联席会议，通报履约情况，协调解决履约障碍。
3. 合同收尾阶段（验收至结算）
项目完成后，合同管理进入收尾环节，重点在于闭环管理和经验沉淀：
- 组织竣工验收与资料归档：确保所有合同文件齐全，包括图纸、变更单、签证单、验收记录等，形成完整档案。
- 完成最终结算审计：对照合同约定及实际完成量进行核对，防止虚报冒领；必要时引入第三方审计机构。
- 开展合同绩效评估：从履约率、争议次数、成本偏差等维度分析合同执行效果，识别改进机会。
- 建立合同后评价机制：总结典型案例，优化未来合同条款设计与管理流程。
三、信息化手段助力合同管理升级
随着BIM、ERP、项目管理软件的发展，数字化转型已成为提升合同管理水平的重要路径：
- 使用合同管理系统（CMS）：实现合同全生命周期线上管理，自动提醒关键节点（如付款日、到期日），降低人为遗漏风险。
- 集成BIM技术：通过三维模型可视化展示合同范围内的工程内容，辅助进度与质量控制。
- 区块链存证技术应用：对重要合同文件、变更记录进行链上存证，增强法律效力与防篡改能力。
- 大数据分析预测风险：基于历史合同数据训练模型，识别高风险合同类型或合作方，提前预警。
四、常见问题与应对措施
实践中常见的合同管理问题及其对策如下：
| 问题类型 | 表现特征 | 应对措施 |
|---|---|---|
| 条款不清 | 术语模糊、责任不明 | 采用专业语言编写，增加解释性条款，必要时附录说明 |
| 履约滞后 | 进度偏离计划、付款延迟 | 设定奖惩机制，引入第三方监理监督，实行红黄绿灯预警制度 |
| 变更失控 | 随意变更、无记录 | 建立变更审批流程，实行“先审批后实施”，纸质+电子双备份 |
| 文档缺失 | 竣工资料不全、无法结算 | 推行“谁负责、谁归档”责任制，设置专人专岗管理合同档案 |
五、案例参考：某大型市政工程项目合同管理实践
以某市地铁三期工程为例，该项目总投资约80亿元，涉及6家施工单位、12个标段。其合同管理亮点包括：
- 统一合同模板库：集团层面制定《标准施工合同范本》，覆盖安全文明施工、环保要求、农民工工资保障等内容，大幅提升合同一致性。
- 嵌入智能审批流程：通过OA系统实现合同起草、会签、盖章、归档全流程在线流转，平均审批周期缩短40%。
- 实施合同履约评分卡：每季度对各承包商进行合同履约评分（满分100），得分低于80分者约谈整改，纳入黑名单管理。
- 设立专项法律顾问团队：配备专职律师驻场，实时解答合同执行中出现的法律问题，降低诉讼风险。
六、结语：构建可持续发展的合同管理体系
建设工程的合同管理绝非一次性事务，而是一个贯穿项目始终、持续迭代优化的系统工程。企业应从战略高度重视合同管理能力建设，将其纳入项目管理核心模块，推动从“被动响应”向“主动预防”转变。唯有如此，才能真正实现工程项目的高效执行、风险可控与价值最大化。
