平凉工程档案信息化管理如何实现高效数字化转型与应用
在新时代数字中国战略推动下，工程档案作为工程建设全过程的重要记录和法律凭证，其管理方式正从传统纸质化向信息化、智能化转变。平凉市作为甘肃省重要的工业城市和交通枢纽，近年来在城市建设、交通基础设施、水利工程等领域快速发展，对工程档案的规范性、完整性、可追溯性提出了更高要求。因此，构建科学、高效的工程档案信息化管理体系，不仅是提升政府治理能力的关键环节，也是保障项目质量与安全的重要支撑。
一、背景与意义：为什么必须推进平凉工程档案信息化管理？
平凉市现有大量新建、改建、扩建工程项目，涵盖市政道路、水利设施、教育医疗、能源环保等多个领域。传统的手工建档、纸质归档模式存在诸多弊端：一是档案查阅效率低，难以满足建设单位、监理单位、审计部门等多方协同需求；二是易损毁、丢失风险高，缺乏统一标准和备份机制；三是信息孤岛严重，各部门间数据无法互通共享，影响项目全生命周期管理。
为此，平凉市政府于2023年启动“智慧城建档案”专项工程，明确提出以信息化手段重构工程档案管理模式，目标是在三年内实现全市重点工程档案电子化率95%以上，建成覆盖市、县两级的工程档案信息平台，打通从立项到竣工验收的全流程闭环管理。
二、平凉工程档案信息化管理的核心要素
1. 标准化体系建设：统一规范是基础
平凉市结合国家《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2014）及甘肃省地方标准，制定并发布《平凉市工程档案信息化管理实施细则》，明确档案分类编码规则、元数据结构、电子文件格式要求（如PDF/A、OFD）、命名规则、存储路径等技术规范。例如，所有工程档案按“项目编号+专业类别+文档类型”三层结构命名，确保每一份文件都有唯一标识，便于检索和审计。
2. 数字化采集与转换：从纸质到电子的跨越
针对存量档案，平凉市采用“集中扫描+智能识别+人工校验”三步法进行数字化处理。市级档案馆联合第三方服务机构，在两年内完成近3万卷历史工程档案的扫描与著录工作。对于新建项目，则强制要求施工单位使用BIM模型生成结构化电子文档，并通过CA数字证书加密上传至市级平台。同时，开发移动端APP支持现场拍照上传影像资料，自动匹配项目编号并同步至云端数据库。
3. 平台搭建与集成：打造一体化信息中枢
平凉市依托政务云资源，建设“平凉市工程档案综合管理平台”，集成档案录入、审批、查询、统计、分析、预警等功能模块。该平台与住建局、发改委、自然资源局等部门业务系统实现API接口对接，实现数据实时同步。例如，项目立项时自动生成档案预设目录，施工阶段按节点自动提醒归档任务，竣工后一键生成移交清单，极大减少人为遗漏。
4. 安全与权限控制：保障数据可信可用
平台采用三级等保体系设计，部署国产化服务器与数据库，关键数据实行异地灾备机制。权限分级方面，设定“项目负责人—档案管理员—部门主管—市级监管”四级访问权限，所有操作留痕可追溯。此外，引入区块链技术对重要档案进行哈希固化，防止篡改，确保档案的真实性和权威性。
5. 智能应用拓展：赋能决策与服务创新
基于大数据分析，平台可自动生成项目档案完整度评分、风险预警提示（如某项材料缺失超期）、高频查阅趋势图等，辅助管理者优化资源配置。同时面向公众开放部分非涉密档案在线查询功能，如市民可通过“平凉住建”微信公众号输入项目名称即可查看历史图纸、竣工报告等内容，增强政务透明度。
三、实践成效与典型案例分析
截至2025年底，平凉市已完成全市200余个重点项目档案信息化改造，其中包括陇东学院新校区建设项目、平凉城区雨污分流改造工程、泾川县农村饮水安全提升工程等典型项目。其中，陇东学院项目因提前部署电子档案管理系统，实现竣工资料一次性通过验收，比原计划节省工期15天，节约人力成本约8万元。
另一案例是平凉市某大型工业园区污水处理厂项目，由于前期未重视档案管理，导致施工过程中多份隐蔽工程记录缺失，后期被审计发现存在合规风险。该项目成为全市首个因档案问题被通报批评的案例，倒逼各参建单位重视档案信息化建设。此后，平凉市出台《关于加强建设工程档案责任追究的通知》，将档案合规纳入企业信用评价体系。
四、挑战与未来发展方向
尽管取得初步成果，但平凉工程档案信息化仍面临挑战：一是部分中小施工企业信息化意识薄弱，执行不到位；二是老旧建筑改造项目档案碎片化严重，整合难度大；三是跨区域协作中存在标准不一致问题，如与西安、兰州等地的数据交换尚未完全打通。
下一步，平凉市拟从三个方面发力：一是深化“互联网+档案”服务模式，探索AI辅助编目、OCR自动识别、语音转文字等功能；二是推动区域协同发展，牵头成立陕甘宁边区工程档案联盟，共建共享区域档案资源库；三是加强人才培养，每年组织不少于两次专题培训，培养既懂工程又熟悉信息技术的复合型档案人才。
结语
平凉工程档案信息化管理是一项系统工程，涉及政策引导、技术支撑、流程再造和文化培育等多个维度。唯有坚持标准先行、平台引领、安全为本、服务至上，才能真正实现从“管得住”到“用得好”的跃升，助力平凉市高质量发展迈向新台阶。
