建设单位工程合同管理如何实现高效合规与风险防控？
在工程建设领域，合同不仅是项目实施的法律依据，更是各方权利义务关系的核心载体。作为项目的发起方和投资主体，建设单位在工程合同管理中扮演着至关重要的角色。然而，实践中由于合同条款模糊、执行不到位、变更频繁等问题，常引发纠纷甚至项目停滞。因此，如何构建一套科学、系统、高效的工程合同管理体系，已成为建设单位提升项目管理水平、保障资金安全、规避法律风险的关键课题。
一、明确合同管理的核心目标
建设单位开展工程合同管理的根本目的，在于确保项目按计划推进、成本可控、质量达标、工期合理，并有效防范潜在法律与财务风险。具体而言，应聚焦以下三点：
- 合法性与合规性：所有合同必须符合《民法典》《招标投标法》《建设工程质量管理条例》等法律法规要求，避免无效或违法条款。
- 执行力与可控性：通过标准化流程和动态监控机制，确保合同条款得到有效履行，减少履约偏差。
- 风险前置化管理：识别合同中的潜在风险点（如付款条件、违约责任、不可抗力等），提前制定应对策略。
二、建立全过程合同管理制度体系
建设单位需将合同管理贯穿于项目全生命周期，从立项到竣工结算，形成闭环式管理体系：
1. 合同策划阶段
在项目前期即应组织专业团队进行合同结构设计，包括：
- 确定合同类型（总价合同、单价合同、成本加酬金合同）；
- 划分合同包段（土建、安装、监理、咨询等）；
- 明确关键控制节点（里程碑付款、验收标准、保修期）；
- 设置合理的争议解决机制（仲裁或诉讼）。
建议采用“合同模板库+定制化修订”模式，既保证统一性又适应项目特性。
2. 合同签订阶段
此阶段重点在于审查与谈判：
- 由法务部门牵头，联合工程、预算、财务等部门组成审核小组；
- 重点关注：
- 条款完整性（是否涵盖质量、安全、工期、变更、索赔等）；
- 责任边界清晰（如施工方对第三方损失的责任范围）；
- 付款节奏合理性（避免过早支付导致资金压力）；
- 违约条款可操作性强（如延期罚款计算方式）。 - 使用电子签约平台（如e签宝、上上签）提升效率并留痕。
3. 合同履行阶段
这是合同管理最复杂也最关键的环节。建设单位应建立：
- 进度台账制度：按月更新合同履约情况，跟踪关键节点完成率；
- 变更控制机制：所有设计变更、签证必须经审批后方可生效，防止随意修改影响造价；
- 质量验收流程：严格执行隐蔽工程验收、分部分项验收，留存影像资料；
- 资金支付管控：实行“双签制”（工程负责人+财务审核），杜绝虚假发票套取资金。
推荐使用BIM协同平台或项目管理系统（如广联达、鲁班软件）进行数字化监管。
4. 合同收尾与归档阶段
项目竣工后，及时办理结算审计，归档完整合同档案：
- 整理合同原件、补充协议、往来函件、变更记录、付款凭证；
- 建立电子档案库，分类编号便于查询；
- 定期复盘合同执行问题，形成经验教训清单，用于后续项目改进。
三、强化信息化手段助力精细化管理
传统纸质合同管理模式已难以满足现代大型工程项目的管理需求。建设单位应积极引入数字化工具：
- 合同管理系统（CMS）：实现合同起草、审批、签署、执行、预警全流程线上化；
- 集成ERP/MES系统：打通财务、物资、人力数据流，实时掌握合同执行状态；
- AI辅助审查功能：利用自然语言处理技术自动识别高风险条款（如模糊表述、责任不对等）；
- 移动端应用：支持现场人员扫码查看合同条款、上传进度照片、提交问题反馈。
例如某省级交通建设项目通过部署合同管理系统，将合同审批时间从平均15天缩短至5天，合同纠纷同比下降60%。
四、加强内外部协同与培训机制
合同管理不是单一部门的工作，需要多部门联动：
- 内部协作机制：设立“合同管理联络员”制度，每个项目指定专人负责对接法务、工程、财务；
- 外部沟通机制：定期召开合同履约协调会，邀请承包商、监理单位参与，提前化解矛盾；
- 人员培训体系：每年组织不少于两次合同专题培训，内容涵盖：
- 法律基础知识（合同成立要件、效力认定）；
- 实务技能（如何写好变更单、如何应对索赔）；
- 案例分析（典型合同纠纷案例解析）。
某央企集团通过“以案促学”方式，使项目管理人员合同意识显著增强，合同履约率提升至98%以上。
五、典型案例分析：某市医院改扩建项目合同管理实践
该项目总投资约12亿元，涉及多个总承包单位及专业分包。建设单位采取以下措施：
- 编制《合同管理手册》，明确各阶段职责分工；
- 引入第三方法律顾问全程参与合同谈判与履约监督；
- 建立合同履约红黄绿灯预警机制（绿色=正常、黄色=提醒、红色=停工整改）；
- 每月发布《合同执行简报》，向管理层汇报风险点。
结果：项目按时交付，无重大合同纠纷，节省成本约3000万元。
六、常见误区与改进建议
不少建设单位在合同管理中存在如下误区：
| 误区 | 危害 | 改进建议 |
|---|---|---|
| 重签订轻执行 | 合同形同虚设，易引发争议 | 设立合同执行专员，定期检查履约情况 |
| 忽视变更管理 | 造成超支、延误、扯皮 | 实行“先审批后实施”原则，严控变更权限 |
| 缺乏文档意识 | 发生纠纷时举证困难 | 强制要求所有往来文件电子化存档 |
| 法务介入滞后 | 合同漏洞无法及时发现 | 法务前移至合同起草阶段参与讨论 |
结语
建设单位工程合同管理是一项系统工程，既需要制度保障，也需要技术赋能和人才支撑。唯有坚持“事前预防、事中控制、事后总结”的理念，才能真正实现合同管理的价值最大化，为项目建设保驾护航。
