浅谈建筑工程合同管理：如何有效规避风险并提升项目效率？

在现代建筑行业中，工程项目日益复杂、参与方众多、法律环境不断变化，使得合同管理成为决定项目成败的关键环节。许多建筑企业因合同管理不到位而陷入纠纷、成本超支甚至工期延误。那么，什么是建筑工程合同管理？它为何如此重要？又该如何科学实施？本文将从定义出发，深入剖析建筑工程合同管理的核心内容、常见问题、优化策略与实践案例，帮助从业者建立系统化思维，实现从“被动应对”到“主动管控”的转变。

一、建筑工程合同管理的定义与核心价值

建筑工程合同管理是指围绕工程项目的合同签订、履行、变更、终止等全过程进行的计划、组织、控制和协调活动。其目标不仅是确保各方权利义务明确，更是通过制度化流程防范风险、保障质量、控制成本、促进协作。

具体而言，合同管理的价值体现在：

• 法律合规性保障：避免因条款模糊或执行偏差引发法律诉讼；
• 成本与进度控制：依据合同约定支付节点和履约条件，防止无序付款或拖延；
• 风险管理前置：识别潜在争议点（如材料涨价、政策调整），提前制定应对预案；
• 沟通桥梁作用：统一各参建单位对责任边界的理解，减少误解和扯皮。

二、当前建筑工程合同管理存在的主要问题

尽管多数企业已意识到合同管理的重要性，但在实际操作中仍存在诸多痛点：

1. 合同文本不规范，权责不清

部分项目采用模板化合同，未根据项目特性定制条款，导致关键事项（如验收标准、违约责任、不可抗力处理）缺失或模糊。例如，某市政道路工程因未明确雨季施工责任归属，在暴雨期间发生塌方后，施工单位与业主互相推诿，最终耗费半年解决争议。

2. 履约过程缺乏动态监控

许多企业只重视签约阶段，忽视合同执行中的跟踪管理。比如未建立月度履约台账，未能及时发现分包商延迟交付材料的问题，导致整体工期滞后。

3. 变更管理混乱

设计变更频繁但无书面记录，口头协议多，后期难以追溯责任。某住宅楼项目因多次口头修改图纸却未更新合同附件，最终结算时双方就新增工程量产生巨大分歧。

4. 缺乏信息化支撑

仍依赖纸质文档归档，查找困难、版本易错乱。特别是在大型集团化企业中，多个项目同时推进，若无统一平台管理，极易造成重复审批或遗漏执行。

5. 培训不足，人员专业能力弱

项目部人员往往由工程师兼任合同管理员，缺乏法律知识和谈判技巧，容易在签署合同时忽略细节风险。

三、建筑工程合同管理的五大核心步骤

1. 合同策划阶段——精准定位需求

在招标前应组织专项会议，由项目经理、法务、预算、技术等部门共同参与，梳理项目特点、风险点及预期目标。例如，对于EPC总承包项目，需重点明确设计深度、设备采购范围、试运行考核指标等关键条款。

2. 合同起草与审核——精细化打磨条款

建议使用标准化模板+个性化补充的方式。核心条款必须包含：

• 工程范围清单（含工程量清单）；
• 质量标准与验收程序；
• 付款方式与时间节点（如预付款比例、进度款审核周期）；
• 违约责任与索赔机制；
• 争议解决方式（仲裁优先于诉讼）。

所有合同须经法律顾问审核，必要时引入第三方专业机构评估风险。

3. 合同签署与备案——依法依规落地

签署前务必确认对方主体资格、资质证书有效性、授权代表真实性。签署后应在规定时间内向住建部门备案（特别是政府投资项目），并建立电子档案库，便于日后审计与检查。

4. 履约过程管理——动态跟踪与预警

推荐采用“双周报+月检”机制，由专人负责收集履约证据（如签收单、影像资料、监理日志），并与合同条款逐项比对。一旦发现偏差（如进度滞后≥5%或付款延迟≥10天），立即启动预警流程，形成闭环整改。

5. 合同收尾与归档——经验沉淀与复盘

项目结束后应进行全面复盘，包括合同执行情况、争议处理结果、变更合理性分析等，并形成《合同执行总结报告》存档。此过程有助于未来类似项目优化条款设计，提高整体管理水平。

四、数字化赋能：推动合同管理智能化升级

随着BIM、ERP、电子签名等技术的发展，传统人工管理模式正被高效数字工具替代：

1. 合同管理系统（CMS）的应用

部署专业的合同管理系统可实现全流程在线管理，功能涵盖：合同创建、审批流设置、履约提醒、变更记录、绩效统计等。例如，某央企基建公司上线CMS后，合同审批时间从平均7天缩短至2天，合同履约率提升至98%。

2. 数据驱动决策

通过对历史合同数据挖掘（如高频违约类型、平均索赔金额），可构建风险评分模型，辅助管理层做出科学决策。如某房地产开发企业在新拿地项目中，根据过往经验调整了供应商选择标准，有效降低合作风险。

3. 移动端协同办公

借助微信小程序或APP，现场管理人员可实时上传合同履约照片、填写进度表单，确保信息同步及时，避免信息孤岛。

五、典型案例分析：成功经验与教训反思

案例一：某地铁站房项目——合同条款细化赢得主动权

该项目因涉及管线迁改复杂，在合同中特别增加“地下障碍物处理补偿条款”，明确规定若发现未披露管线，承包方可申请额外费用。该条款在后期成功化解一次重大索赔争议，节约成本超300万元。

案例二：某产业园办公楼项目——忽视变更管理酿成损失

由于设计单位频繁变更图纸且未办理正式变更手续，原合同中“固定总价”变为“据实结算”，最终造价超出预算15%，引发业主强烈不满，严重影响企业声誉。

六、结语：构建可持续的合同管理体系

建筑工程合同管理不是一次性任务，而是贯穿项目全生命周期的持续性工作。只有将制度建设、流程优化、人才培养和技术应用相结合，才能真正实现从“被动应付”到“主动治理”的跃升。未来，随着建筑业高质量发展要求的深化，合同管理将成为企业核心竞争力的重要组成部分。建议各建筑企业尽快建立专业化团队，投入数字化资源，打造适应新时代发展的合同管理体系，为项目成功保驾护航。