工程合同管理的概念：如何有效管控项目风险与履约责任

在现代工程建设领域，工程合同管理已成为项目成功与否的关键环节。它不仅是法律层面的契约保障，更是贯穿项目全生命周期的成本控制、进度协调和质量保障的核心工具。本文将深入探讨工程合同管理的基本概念、核心内容、实施流程、常见挑战以及最佳实践，帮助工程管理者建立科学、系统的合同管理体系。

一、什么是工程合同管理？

工程合同管理是指工程项目从立项到竣工验收全过程中的合同制定、执行、监督与变更等环节的系统化管理活动。其本质是通过规范化的合同条款设计和严格的履约过程控制，确保各方权利义务明确、责任清晰、风险可控，从而实现项目的经济目标和社会效益。

根据《建设工程施工合同（示范文本）》及相关法规，工程合同管理涵盖以下关键要素：

• 合同策划阶段：明确项目目标、范围、预算与风险分配机制。
• 合同签订阶段：依法合规地完成合同谈判、审查、签署流程。
• 合同履行阶段：监督施工进度、质量、安全、资金支付等履约行为。
• 合同变更与索赔管理：处理因设计变更、政策调整或不可抗力引发的合同修订。
• 合同归档与后评估：形成完整的档案记录，并为后续项目提供经验借鉴。

二、工程合同管理的重要性

为什么说工程合同管理如此重要？原因如下：

1. 法律保障与权责明晰

一份完善的工程合同能够将业主、承包商、监理单位等多方利益关系以书面形式固定下来，避免口头承诺带来的争议。例如，在某市政道路建设项目中，由于未对工期延误责任作出明确规定，施工单位与建设单位就“雨季停工”问题产生长达半年的法律纠纷，最终导致项目延期并增加成本约80万元。

2. 风险识别与前置控制

通过合同条款设置，可以提前识别潜在风险点，如材料价格波动、劳动力短缺、环境影响等，并约定应对机制。比如在EPC总承包项目中，采用“固定总价+调价公式”模式，可有效缓解建材市场价格波动对承包方利润的影响。

3. 成本与进度控制的基础

合同金额、付款节点、违约金比例等内容直接决定了项目现金流安排和施工节奏。没有良好的合同管理，很容易出现超付、拖延付款或无序变更等问题，进而打乱整体项目计划。

4. 提升沟通效率与协作水平

统一的合同语言和规则框架有助于减少信息不对称，促进各参与方高效协同。特别是在大型复杂项目中，如高铁站房建设，涉及数十家分包商，若缺乏标准化合同模板，则极易造成指令混乱、责任推诿。

三、工程合同管理的主要内容

1. 合同编制与审核

这是合同管理的第一步。应由专业法务人员会同项目经理、造价工程师共同起草，重点包括：

• 工程范围描述是否清晰、无歧义；
• 技术标准与验收依据是否具体可行；
• 付款条件是否合理且具备可操作性；
• 违约责任是否具有约束力；
• 争议解决方式是否符合当地司法实践。

2. 合同履行监控

项目执行过程中需设立专职合同管理员，定期检查以下指标：

• 进度偏差率（实际 vs 计划）；
• 质量合格率与整改闭环情况；
• 资金使用合规性（是否按合同节点支付）；
• 安全隐患整改及时率；
• 变更签证审批流程是否规范。

3. 变更与索赔管理

工程实践中，变更不可避免。但必须遵循“先审批、后实施”的原则，防止随意修改合同内容。建议建立“变更申请—技术论证—成本测算—合同调整—备案归档”的闭环流程。

例如，在某医院改扩建工程中，因政府规划调整导致建筑高度受限，原设计方案需重新报审。项目团队迅速启动变更程序，组织专家评审、计算额外费用，并通过补充协议明确了双方责任，最终既保证了合规性，又避免了经济损失。

4. 合同档案与知识沉淀

每份合同应建立电子化台账，包含版本对比、签章扫描件、履约日志、会议纪要、往来函件等资料。这不仅便于审计追溯，也为未来类似项目提供决策参考。

四、当前面临的挑战

尽管工程合同管理日益受到重视，但在实践中仍存在诸多痛点：

1. 合同文本不严谨

部分企业为了加快签约速度，忽视细节打磨，导致条款模糊不清，如“按国家规范执行”这类表述过于笼统，难以作为争议裁决依据。

2. 履约意识薄弱

有些单位重签约轻执行，认为只要签完合同就万事大吉。结果出现拖欠工程款、擅自更换设备品牌、违规分包等情况，严重损害合作信誉。

3. 缺乏信息化手段支撑

传统纸质文档管理模式效率低下，无法实现实时跟踪与预警提示。据统计，超过60%的工程项目因合同管理滞后而导致成本超支或工期延误。

4. 跨部门协作困难

合同管理涉及财务、工程、法务、采购等多个部门，若职责不清、流程割裂，容易形成“各自为政”的局面，降低整体执行力。

五、提升工程合同管理水平的对策建议

1. 建立专业化团队

企业应设立独立的合同管理部门或配备专职合同经理，要求具备法律、工程、财务复合背景，能胜任多维度分析与协调工作。

2. 引入数字化管理系统

利用BIM+ERP集成平台，实现合同生命周期的可视化管理。例如，通过智能提醒功能自动推送付款截止日、变更审批时限、履约风险预警等信息，大幅提升响应速度。

3. 完善培训与考核机制

定期组织合同管理专项培训，覆盖招投标、履约、索赔、归档全流程。同时将合同履约表现纳入绩效考核体系，增强员工责任感。

4. 推动标准化与模板化

针对不同类型的工程项目（如房建、公路、水利），制定通用合同范本，减少重复劳动，提高编制效率与一致性。

5. 加强外部协同与法律支持

与律师事务所、行业协会保持良好互动，及时获取最新法规动态，必要时聘请法律顾问全程参与重大合同谈判与争议处理。

六、结语

工程合同管理不是简单的文书工作，而是融合法律、管理、技术和风险控制于一体的综合能力。随着工程项目日趋复杂化、国际化，唯有建立起科学、规范、高效的合同管理体系，才能真正实现项目价值最大化，推动建筑业高质量发展。