工程洽商管理办法怎么做才能高效规范？如何落地执行并避免风险？
在工程建设过程中，工程洽商是项目管理中不可或缺的一环。它是指在施工过程中，因设计变更、现场条件变化、合同条款调整等原因，由建设单位、施工单位、监理单位等多方协商达成的书面协议或补充文件。有效的工程洽商管理办法不仅能够保障工程质量与进度，还能减少纠纷、控制成本、提升项目管理水平。
一、什么是工程洽商？为什么需要专门的管理办法？
工程洽商通常包括技术性变更（如图纸修改）、经济性调整（如签证增加费用）、工期顺延等事项。这些变更若未经规范流程处理，极易引发扯皮、返工甚至法律诉讼。例如，某地铁站项目因未对基坑支护方案进行正式洽商，导致施工期间发生局部坍塌，最终追责时责任不清，造成数百万经济损失。
因此，建立一套科学、透明、可追溯的《工程洽商管理办法》显得尤为重要。该办法应涵盖从发起、审批、执行到归档的全流程闭环管理，确保每一项洽商都有据可依、有迹可查。
二、工程洽商管理办法的核心要素
1. 明确责任主体与权限划分
首先要明确谁有权发起洽商申请、谁负责审核、谁最终批准。建议设立三级审批机制：
- 项目部发起人：由施工员或技术负责人根据实际情况提出洽商请求；
- 项目经理/总工审批：对技术可行性和影响范围进行初步评估；
- 业主代表或监理单位终审：确认是否涉及造价、工期、质量的重大变动。
同时，在大型项目中应设置“洽商管理专员”岗位，专职负责收集、整理、跟踪洽商进度，防止遗漏或延误。
2. 规范化申请与审批流程
推荐使用电子化平台（如BIM协同系统、ERP模块）实现在线填报、流转和留痕。具体步骤如下：
- 填写《工程洽商申请表》，附带必要附件（照片、图纸、测算依据等）；
- 上传至项目管理系统，自动通知相关责任人；
- 各级审批人在规定时间内完成审核（建议不超过3个工作日）；
- 审批通过后生成正式洽商记录，并同步更新合同台账和预算数据；
- 施工方按洽商内容组织实施，监理单位监督执行情况。
此流程不仅能提高效率，还能形成完整的证据链，便于后期审计和争议解决。
3. 建立分类管理制度
并非所有洽商都同等重要，应按影响程度分级管理：
| 等级 | 定义 | 审批层级 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 一级（重大） | 影响工期≥7天或金额≥50万元 | 业主+监理+设计三方联合审批 | 结构形式变更、地基处理方式调整 |
| 二级（一般） | 影响工期≤7天且金额＜50万元 | 监理+项目经理审批 | 材料品牌替换、局部尺寸微调 |
| 三级（轻微） | 不影响工期且金额＜5万元 | 项目部内部备案即可 | 临时用电线路移动、安全防护增设 |
这种分级制度可以优化资源配置，避免低效审批拖慢进度。
4. 强化过程管控与风险预警
许多工程问题源于洽商滞后或未及时反馈。为此，应在项目管理中嵌入以下机制：
- 每日巡检记录联动洽商功能：现场发现问题后直接触发洽商流程，杜绝口头承诺；
- 系统自动提醒超期未处理洽商：如超过48小时无人响应，系统升级至部门负责人；
- 建立洽商台账月度分析机制：统计高频变更点，识别潜在设计缺陷或施工难点，用于后续优化。
比如某房建项目通过该机制发现“门窗洞口定位偏差”频繁出现，促使设计院重新校核标准图集，减少了后期返工量。
三、常见误区与规避策略
误区一：洽商随意签，事后补手续
一些项目存在“先干再谈”的现象，认为只要最后能签字就算合规。这极易埋下隐患——一旦发生事故或争议，无法证明变更合法性，责任难以界定。
对策：严格执行“先审批后施工”原则，严禁无批先做。可通过项目管理系统强制约束，未审批的洽商不得进入施工计划。
误区二：只重形式不重实质
部分单位将洽商视为走程序，仅填表格而不深入论证技术合理性或经济可行性，导致无效洽商泛滥。
对策：引入专家评审机制，对于复杂洽商邀请外部专家参与论证，确保决策科学性。
误区三：缺乏闭环管理，档案缺失
很多项目在洽商完成后即告结束，未归档保存，后续审计、结算时找不到依据。
对策：制定《洽商文件归档清单》，包含原始申请、审批单、实施记录、验收证明、影像资料等全套文档，统一存储于项目档案库，支持随时调阅。
四、信息化助力洽商管理提质增效
随着建筑行业数字化转型加速，越来越多企业采用智慧工地平台集成洽商管理模块。典型功能包括：
- 移动端拍照上传，自动生成位置信息和时间戳；
- AI识别异常变更（如突然增加大量混凝土用量），提示风险；
- 与预算软件对接，实时计算洽商对成本的影响；
- 生成可视化报表，帮助管理层快速掌握洽商趋势。
某央企集团应用该系统后，洽商平均处理周期从12天缩短至5天，错误率下降60%，显著提升了项目执行力。
五、案例分享：某市政道路改造项目的成功实践
该项目总投资约8亿元，涉及地下管线迁改、交通组织优化等多个复杂洽商场景。其做法值得借鉴：
- 编制《工程洽商实施细则》，细化每类情形的操作指引；
- 成立专项洽商小组，由项目经理牵头，每周召开碰头会；
- 引入第三方造价咨询机构参与重大洽商审核，保证公平公正；
- 实行“红黄绿灯”预警机制：绿色为正常推进，黄色为超期待办，红色为高风险需停工整改。
结果：全年共办理洽商217项，其中一级洽商仅占9%，整体可控，未发生一起因洽商引发的质量安全事故。
六、结语：让洽商成为项目管理的“助推器”而非“绊脚石”
工程洽商不是麻烦事，而是项目精细化管理的重要体现。一个成熟高效的洽商管理办法，可以帮助企业：
- 降低变更带来的成本波动；
- 提升各方协作效率；
- 增强风险防控能力；
- 积累宝贵的经验知识资产。
未来，随着智能建造和数字孪生技术的发展，工程洽商管理将进一步向自动化、智能化演进。企业和从业人员应主动拥抱变革，把洽商从被动应对转为主动策划，真正实现“以变促优、以管提效”的目标。
