在工程建设过程中，工程档案不仅是项目全过程的真实记录，更是后期运维、审计、验收及法律追溯的重要依据。随着国家对建设工程档案管理要求的日益严格，工程档案管理费作为一项不可忽视的成本支出，其计取方式和控制策略直接关系到项目的整体经济效益与合规性。那么，工程档案管理费究竟该如何科学合理地计取？又该如何在实际操作中进行有效控制？本文将从定义、计取依据、常见问题、优化路径及实践案例五个方面系统阐述，帮助建设单位、施工单位、监理单位及相关管理人员掌握核心要点。
一、什么是工程档案管理费？
工程档案管理费是指为确保工程项目在施工、竣工、移交等各阶段形成的文件资料（如设计图纸、施工日志、材料检测报告、隐蔽工程影像、竣工图等）完整、规范、有序归档而产生的费用。该费用通常包含人力成本、设备投入、软件系统使用、外包服务、培训教育以及档案整理与数字化处理等支出。
二、工程档案管理费的计取依据与标准
根据《建设工程造价管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）以及各地住建部门发布的相关计价办法，工程档案管理费的计取主要参考以下几种方式：
- 按比例计取法：多数地区采用“工程总造价的一定比例”来计算档案管理费，常见比例为0.2%~0.5%，具体视项目复杂程度、规模大小而定。例如，某市政道路工程总投资1亿元，若按0.3%计取，则档案管理费约为30万元。
- 按人工工日或定额单价法：适用于部分专业性强、需专人负责的项目，如轨道交通、大型水利枢纽工程。根据当地定额规定，每工日费用乘以所需人天数得出总额。
- 单独列项预算法：在编制初步设计概算或施工图预算时，将档案管理费作为一个独立子项列出，便于全过程跟踪与控制。
三、常见问题与误区解析
尽管政策层面已有明确规定，但在实践中仍存在诸多误区，影响了费用的合理性与执行效率：
- 忽略前期规划：许多项目在开工后才考虑档案管理问题，导致临时突击整理，效率低下且质量差，反而增加额外成本。
- 费用估算不足：低估档案数量与复杂度，造成预算缺口，后期被迫追加资金，影响财务计划。
- 责任不清：建设单位、施工单位、监理单位之间职责划分模糊，出现“谁都不管”的局面，最终由项目部承担全部压力。
- 重纸质轻电子：忽视电子档案的重要性，未及时进行数字化归档，不利于长期保存和高效调阅。
- 缺乏信息化手段：依赖手工登记、纸质分类，易出错且难以溯源，不符合现代工程管理趋势。
四、工程档案管理费的有效控制策略
要实现工程档案管理费的可控、可管、可优化，应从以下几个维度入手：
1. 前期介入，纳入项目管理体系
建议在项目立项阶段即明确档案管理责任主体，并将其纳入项目管理制度中。设立专职档案管理员或委托第三方机构提供专业服务，提前制定《工程档案管理办法》，明确归档范围、时间节点、格式标准等。
2. 分阶段预算分解，动态监控
将档案管理费按不同建设阶段（勘察、设计、施工、竣工）分项列支，便于阶段性考核与调整。同时建立费用台账，实时记录支出明细，防止超支。
3. 推广数字化档案管理系统
利用BIM+档案管理系统、云存储平台等方式实现电子文档自动归档、权限管控、版本追踪等功能，大幅提升工作效率并降低人工成本。例如，蓝燕云提供的工程档案在线管理解决方案，支持多终端访问、智能分类、OCR识别等功能，极大简化流程。
4. 强化过程监督与考核机制
定期组织档案专项检查，对各单位归档进度与质量进行评分，并与绩效挂钩。对于未按时完成归档任务的责任单位，可按合同约定扣除相应款项，形成闭环管理。
5. 加强人员培训与意识提升
针对项目经理、技术负责人、资料员等关键岗位开展档案法规与实务培训，提高全员档案意识，避免因疏忽导致返工或罚款。
五、典型案例分析：某高速公路项目档案管理费控制实践
某省重点高速公路项目全长120公里，总投资约25亿元。该项目在开工前即成立档案管理专项小组，聘请专业咨询公司协助制定《档案管理实施细则》，并将档案管理费列入独立预算，金额为75万元（占总投资0.3%）。通过以下措施实现了费用的有效控制：
- 实行“月报制度”，每月通报归档进度；
- 引入档案管理系统，减少人工录入错误；
- 对施工单位实行“归档质量奖惩机制”；
- 竣工后一次性验收合格率高达98%，节省后续整改费用约15万元。
最终，该项目不仅完成了高质量档案归档，还实现了档案管理费的实际支出低于预算10%，达到了预期效果。
六、结语：让工程档案管理费成为价值投资而非负担
工程档案管理费不应被视为单纯的开支，而应视为保障工程质量、规避法律风险、提升项目管理水平的价值投资。只有从源头抓起、过程严控、结果评估，才能真正实现档案管理费的经济性和战略性双重目标。建议各参建单位重视档案管理工作，主动探索信息化、标准化路径，推动工程档案从“被动应付”向“主动管理”转变。
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