加强工程合同管理：构建全流程合规体系提升项目执行效率
在建筑与工程项目日益复杂化、国际化的大背景下，工程合同作为项目实施的法律基础和核心纽带，其管理水平直接决定了项目的成败。近年来，因合同条款模糊、履约监管缺失或变更控制不当引发的纠纷屡见不鲜，不仅造成经济损失，还严重损害企业声誉与客户信任。因此，加强工程合同管理已成为企业高质量发展的关键环节。
一、为什么必须加强工程合同管理？
首先，工程合同是项目各方权利义务的法定依据。从设计、施工到验收结算，每一个阶段都依赖于清晰明确的合同约定。若合同文本存在歧义或漏洞，极易引发争议，甚至导致诉讼风险。
其次，合同管理直接影响成本控制与进度保障。一份科学合理的合同应包含工期节点、付款条件、违约责任等要素，能够有效约束承包方行为，防止无序赶工或恶意拖延。
再者，在当前“双碳”目标推动绿色建造、数字化转型加速的趋势下，合同中需嵌入环保要求、BIM应用标准、数据安全规范等内容，这对合同的专业性和前瞻性提出更高要求。
二、当前工程合同管理存在的主要问题
1. 合同编制粗糙，缺乏专业审核：部分企业由非法律背景人员起草合同，忽视关键条款（如不可抗力、索赔机制），导致后期难以执行。
2. 履约过程监管薄弱：合同签订后缺乏动态跟踪机制，对工程进度、质量、资金使用等情况掌握滞后，无法及时预警风险。
3. 变更管理混乱：项目过程中频繁发生设计变更、签证调整，但未建立标准化流程，易出现“先干后签”、“口头承诺”现象，埋下法律隐患。
4. 信息化程度低：多数单位仍采用纸质归档、Excel记录等方式，信息孤岛严重，不利于跨部门协同与数据复用。
5. 法律意识淡薄：项目经理、现场负责人对合同条款理解不足，误以为“签了就万事大吉”，忽略了履约全过程的风险识别与应对。
三、如何系统性加强工程合同管理？
1. 建立健全合同管理制度体系
企业应制定《工程合同管理办法》，明确合同立项、评审、签署、履行、变更、归档全流程操作规范，并配套责任分工表（如法务部负责合法性审查，工程部负责技术条款确认，财务部把控支付节点）。
建议设立合同管理专员岗位，专职负责合同台账维护、履约进度跟踪及异常情况报告，确保责任到人、过程可追溯。
2. 强化合同谈判与起草阶段的专业支撑
聘请具有工程背景的法律顾问参与合同谈判，重点审查以下内容：
- 工程范围界定是否清晰（避免“模糊地带”）
- 付款方式与比例是否合理（区分预付款、进度款、质保金）
- 工期延误责任划分是否公平（区分业主原因 vs 承包商原因）
- 争议解决机制是否明确（仲裁或诉讼选择及其适用法律）
- 知识产权归属与保密义务是否覆盖关键技术成果
同时，推行标准化合同模板库建设，按项目类型（房建、市政、水利）分类编制通用版本，减少重复劳动并提高一致性。
3. 实施全生命周期履约监控机制
引入合同履约管理系统（如基于ERP或PMS平台），实现：
- 合同关键节点自动提醒（如付款日、竣工日期）
- 现场进度数据实时上传并与合同计划比对
- 质量问题整改闭环管理（形成PDCA循环）
- 费用超支预警机制（设定阈值触发报警）
例如，某大型央企通过部署合同履约模块，将平均履约偏差率从8%降至2%，显著提升了项目可控性。
4. 规范合同变更流程，杜绝随意操作
制定《合同变更管理办法》，规定所有变更必须经过四步流程：
- 发起申请（填写变更理由、影响分析）
- 多部门会审（工程、预算、法务联合评估）
- 审批签字（按金额分级授权）
- 更新合同文本并备案（电子存档+纸质盖章）
严禁未经审批擅自施工或接受口头变更，违者追究责任人责任。
5. 推动数字化转型，打造智慧合同管理体系
利用AI、大数据、区块链等新技术赋能合同管理：
- OCR识别扫描件自动提取关键字段（如金额、日期、双方名称）
- 智能比对历史合同条款，辅助判断合理性
- 区块链存证用于重要变更记录防篡改
- 移动端APP支持现场扫码签收、拍照上传证据
以某省交通厅为例，其搭建的“数字合同平台”实现了全省1000余个在建项目合同在线监管，平均处理时效缩短60%，成为行业标杆。
四、典型案例分析：某EPC总承包项目合同管理优化实践
该项目总投资12亿元，涵盖厂房建设、设备安装及调试，原合同执行中多次因设计变更导致工期延误、造价失控。后引入“五位一体”合同管理模式：
- 成立专项合同小组（含工程师、造价师、法务、商务经理）
- 实行“月度履约评分制”，纳入绩效考核
- 建立变更台账与影响评估模型（量化工期/成本影响）
- 上线合同管理系统，实现“线上审批+线下留痕”
- 定期组织合同知识培训（每年不少于4次）
结果：项目最终提前2个月完工，节约成本约370万元，客户满意度达98%以上。
五、结语：从被动应对走向主动防控
加强工程合同管理不是简单地“管住合同”，而是要建立起一套贯穿项目始终的合规体系、风控机制与执行文化。只有将合同视为项目的生命线，而非纸面文件，才能真正实现降本增效、规避风险、赢得市场口碑的目标。未来，随着建筑业进入高质量发展阶段，合同管理必将从“经验驱动”向“数据驱动”演进，成为企业核心竞争力的重要组成部分。
