安徽省建筑工程资料管理规程怎么做？如何规范项目档案以确保工程合规与质量？

在建筑行业飞速发展的今天，工程项目管理的精细化程度直接关系到工程质量、安全与后期运维效率。作为项目全生命周期的重要组成部分，建筑工程资料不仅是施工过程的真实记录，更是竣工验收、审计结算、责任追溯的关键依据。安徽省自2023年正式实施《安徽省建筑工程资料管理规程》（以下简称《规程》），对全省范围内的工程建设资料归档提出了统一标准和操作要求。那么，这份规程到底该如何落地执行？施工单位、监理单位、建设单位应如何协同配合？本文将从背景意义、核心内容、实操要点、常见问题及未来趋势五个维度深入解析，帮助从业人员全面掌握安徽省建筑工程资料管理的核心要义。

一、为何出台《安徽省建筑工程资料管理规程》？

长期以来，安徽省部分地区存在建筑工程资料管理混乱、标准不一、归档滞后等问题，导致竣工验收困难、责任不清、审计风险高企。为解决这些问题，省住建厅联合多个部门于2023年颁布了新版《安徽省建筑工程资料管理规程》，其核心目标在于：

• 统一标准体系：打破以往各市县资料格式差异，实现全省范围内“一套模板、一本标准”；
• 强化全过程管控：从开工前准备到竣工后移交，每个阶段资料形成都有明确节点与责任人；
• 提升信息化水平：鼓励使用电子化资料管理系统，推动BIM+资料融合应用；
• 保障法律责任：通过规范化管理，确保资料真实、完整、可追溯，防范法律纠纷。

该《规程》的发布标志着安徽建筑行业迈入标准化、数字化治理新阶段，是落实国家关于“加强建设工程档案管理”政策的具体体现。

二、《规程》主要内容解读：从文件分类到责任分工

根据《安徽省建筑工程资料管理规程》，资料管理分为六大类，并明确了每类资料的形成流程与归档时限：

1. 工程准备阶段资料

包括立项批复、用地规划许可证、施工许可证、招投标文件等。此阶段资料由建设单位牵头整理，需在开工前完成归档。

2. 施工过程资料

这是资料管理的重点，涵盖：
- 技术交底记录
- 材料进场检验报告（含见证取样）
- 隐蔽工程验收记录（必须附影像资料）
- 分部分项工程质量验收记录
- 监理日志与旁站记录
- 安全文明施工检查记录

所有过程资料须做到“随做随记”，严禁事后补录，且每份文件需有责任人签字确认。

3. 竣工验收资料

主要包括：
- 单位工程竣工验收报告
- 消防、节能、环保专项验收意见书
- 竣工图编制说明及审核记录
- 工程质量保修书

特别强调：竣工图必须加盖“竣工图章”，并由施工单位技术负责人签字，监理单位复核盖章。

4. 电子档案管理要求

《规程》首次提出“电子资料优先”原则，要求新建项目必须采用省级统一的建筑工程资料管理系统平台，支持PDF扫描件上传、OCR识别、自动编号等功能，实现“纸质+电子”双轨制管理。

5. 责任主体划分清晰

《规程》明确规定：
- 建设单位负责统筹协调，组织竣工资料汇编；
- 施工单位承担主要资料编制义务，确保内容真实准确；
- 监理单位负责审核把关，对资料完整性、合规性负监督责任；
- 档案馆负责最终接收与备案，对不符合要求的资料有权退回。

三、实操指南：如何高效落实《规程》？

1. 建立资料管理制度

企业应制定内部《建筑工程资料管理办法》，明确岗位职责、流程节点、奖惩机制。例如，设置专职资料员，实行“谁施工、谁负责”原则。

2. 利用信息化工具提效

推荐使用安徽省住建厅认证的“皖建通”资料管理系统，该系统具备以下优势：
- 自动生成资料目录结构
- 自动校验填写完整性（如缺项提醒）
- 支持移动端拍照上传（适用于现场隐蔽验收）
- 数据加密存储，符合《数据安全法》要求

3. 开展定期培训与考核

建议每季度组织一次资料管理专题培训，内容包括：
- 新规变化解读（如最新表格模板）
- 典型案例分析（某项目因资料缺失被罚款）
- 实务操作演练（模拟归档流程）

4. 强化过程监督检查

项目部应建立周检制度，由项目经理带队检查资料进度与质量，发现问题立即整改。同时，监理单位每月出具《资料管理评估报告》，报送建设单位备案。

四、常见误区与应对策略

误区一：资料只是“应付检查”，不是日常管理的一部分

错误观念导致资料滞后甚至造假。正确做法：将资料纳入项目绩效考核，与奖金挂钩。

误区二：只重视纸质版，忽视电子化管理

很多单位仍沿用手工登记本，易丢失、难查询。应对措施：强制推行电子台账，逐步淘汰纸质本。

误区三：资料员一人包揽全部工作

资料员往往身兼数职，难以保证质量。解决方案：设立专业资料小组，按专业分组（土建、安装、装饰）分工协作。

误区四：忽略影像资料的重要性

隐蔽工程仅靠文字描述无法还原现场。建议配置便携式相机或无人机，拍摄关键部位高清图像并标注时间戳。

五、未来发展趋势：智能化与全生命周期管理

随着AI与大数据技术的发展，《安徽省建筑工程资料管理规程》正在向更高层次演进：

• 智能识别与辅助录入：利用AI识别图纸与照片中的信息，自动生成对应表格字段；
• 区块链存证：未来可能引入区块链技术，确保资料不可篡改，增强法律效力；
• 与BIM深度融合：将资料嵌入BIM模型中，实现“模型即资料”的新型管理模式；
• 全过程数字孪生：通过资料积累构建项目数字资产库，用于运维优化与城市更新决策。

可以预见，未来的建筑工程资料不再是静态文档，而是动态、智能、可交互的数字资产，将成为智慧城市建设的重要基石。

结语

《安徽省建筑工程资料管理规程》的出台并非终点，而是起点。它要求每一位从业者转变观念，从“被动归档”走向“主动管理”。只有真正理解并践行这一规程，才能在激烈的市场竞争中赢得信任，在高质量发展中筑牢根基。让我们共同迎接建筑行业资料管理的新时代——更规范、更高效、更智能！