工程洽商管理怎么做才能提升效率与避免纠纷？
在工程建设过程中，工程洽商是连接设计、施工、监理和业主等多方的关键环节。它不仅是对原合同条款的补充或变更，更是解决现场问题、优化资源配置、控制成本和保障质量的重要手段。然而，若洽商管理不规范，极易引发争议、延误工期甚至造成经济损失。因此，如何科学、高效地开展工程洽商管理，已成为建筑行业亟待解决的核心课题。
一、什么是工程洽商管理？
工程洽商是指在工程项目实施过程中，因设计变更、现场条件变化、材料价格波动、政策调整等因素，由施工单位、建设单位、监理单位等多方协商一致后形成的书面文件，用于明确变更内容、责任划分、费用调整及工期影响等事项。它是项目管理中不可或缺的一部分，直接关系到项目的进度、成本和质量控制。
二、当前工程洽商管理存在的主要问题
1. 洽商流程不规范，随意性强
部分项目缺乏统一的洽商管理制度，导致各方在洽商时各自为政，缺乏标准化流程。例如，有的施工单位未按程序报审就擅自施工，事后才补办洽商手续；有的监理单位对洽商内容审核不严，仅形式审查，未能发现潜在风险。
2. 文件记录不完整，证据链缺失
许多工程洽商记录存在“口头约定”、“先干后谈”现象，未形成完整的书面资料。一旦发生争议，无法提供有效证据支持，导致索赔困难，甚至引发法律诉讼。
3. 协调机制弱，沟通效率低
多部门之间信息不对称，协作意识淡薄。比如设计部门与施工部门沟通不足，导致设计变更频繁且滞后；财务部门未及时参与洽商评审，造成预算失控。
4. 数字化程度低，管理粗放
多数项目仍采用纸质文档或Excel表格管理洽商，查找困难、更新不及时、版本混乱，难以实现全过程追溯与数据分析。
三、工程洽商管理的优化路径
1. 建立标准化洽商流程体系
应制定《工程洽商管理办法》，明确以下流程：
- 发起申请：施工单位提出洽商需求，填写《洽商申请表》，附带详细说明、图纸、照片、原始数据等支撑材料。
- 初步审核：由项目部技术负责人进行初审，判断是否属于合理范围内的变更。
- 联合评审：组织设计、监理、造价、施工等相关部门召开专题会议，评估技术可行性、经济合理性、工期影响等。
- 审批签认：根据权限分级审批（如一般洽商由项目经理签字，重大洽商需报公司总工或董事会批准）。
- 归档备案：所有洽商文件统一编号、扫描存档，并录入项目管理系统，确保可追溯性。
2. 强化过程控制与闭环管理
洽商不是终点，而是新的起点。必须建立“事前预判—事中执行—事后评价”的闭环机制：
- 事前预警：通过BIM模型模拟施工过程，提前识别可能产生洽商的风险点，如结构冲突、管线交叉等。
- 事中监督：监理单位对洽商执行情况进行跟踪检查，确保按图施工、不超范围作业。
- 事后评估：定期汇总分析洽商数据，识别高频问题类型（如设计错误、材料替代），推动源头治理。
3. 推进数字化转型，打造智慧洽商平台
借助信息化工具，可以大幅提升洽商管理效率与透明度：
- 使用项目管理软件（如广联达、鲁班、ProjectWise）：实现洽商在线提交、审批、通知、归档一体化，减少人为差错。
- 集成BIM+GIS技术：将洽商内容可视化嵌入三维模型，便于各方直观理解变更影响。
- 引入电子签名与区块链存证：确保洽商文件的真实性、不可篡改性，增强法律效力。
4. 完善制度保障与责任落实
要从制度层面压实责任，防止“扯皮推诿”：
- 签订责任书：明确各参与方在洽商中的职责边界，如施工单位负责准确描述问题，设计单位负责确认技术可行，监理单位负责把关合规性。
- 建立奖惩机制：对主动发现问题并及时洽商的团队给予奖励；对因疏忽导致重大损失的追责处理。
- 纳入绩效考核：将洽商管理成效作为项目经理、技术负责人年度评优的重要指标。
5. 加强人员培训与意识提升
很多问题源于认知不足。建议：
- 定期组织专项培训：讲解《建设工程施工合同示范文本》《建筑工程洽商管理办法》等法规标准。
- 开展案例研讨：分享典型成功与失败案例，加深对洽商重要性的认识。
- 鼓励跨专业交流：让技术人员了解造价、法务知识，提升综合判断能力。
四、典型案例分析：某大型综合体项目洽商管理实践
以某城市地标级商业综合体为例，该项目总投资超50亿元，涉及土建、机电、幕墙等多个专业。初期因洽商管理混乱，平均每月产生30余份无效洽商，严重影响进度。经过系统整改后，成效显著：
- 流程规范化：制定《洽商五步法》，从申请到归档全流程线上操作，审批时效缩短60%。
- 数字化赋能：部署智能洽商系统，自动匹配历史相似案例，辅助决策，降低误判率。
- 成本节约明显：通过前置风险识别与精准洽商，减少无效变更约40%，节省资金超800万元。
- 纠纷大幅下降：全年仅发生2起涉诉事件，远低于行业平均水平。
五、未来发展趋势：智能化与全生命周期协同
随着建筑业向工业化、信息化、绿色化发展，工程洽商管理也将迎来变革：
- AI辅助决策：利用机器学习分析历史数据，预测可能出现的洽商类型及金额，提前干预。
- 全过程BIM协同：在设计阶段即嵌入洽商规则，实现从蓝图到施工的无缝衔接。
- 碳足迹追踪：将洽商与环保指标挂钩，评估变更对碳排放的影响，助力双碳目标达成。
结语
工程洽商管理绝非简单的文书工作，而是贯穿项目全生命周期的战略性管理活动。只有建立起制度健全、流程清晰、数字驱动、责任明确的管理体系，才能真正实现“控成本、保质量、促进度、防风险”的多重目标。对于建筑企业而言，这既是挑战，也是提升核心竞争力的关键突破口。
